社会福祉法人清風会様は障害者及び高齢者の福祉事業を展開する社会福祉法人です。
1972年の創立から今年で52年目になりますが、社会の要請に応じて行政並びに地域社会と有機的な連携を保ちつつ、身体、知的、精神障害のある方、 そして高齢者の方への施設づくりをすすめてこられました。創業から現在に至るまで「福祉の質」へのこだわりを重視し、 常に「ご利用者様にとって良い福祉、良い施設とは」という命題を心に置きつつ、 福祉のあるべき姿の追求に全力を傾けてこられ、会社としても成長されています。
元々、職員のスケジュール管理においてはアナログ的な手法が残っており、社内外の予定管理・情報共有に苦心されていました。そんな同社が「クロジカスケジュール管理」導入に至った経緯や現在のご利用状況、得られているメリットなどについて、尾崎様と山口様のお二方にお話を伺いました。
障害者の就労支援領域で県内ナンバーワンの規模
── 貴法人の事業内容を教えてください。
尾崎様：弊法人は、障害者福祉と高齢者福祉の2つを柱とした事業を行っています。
障害者福祉は就労継続支援、障害者支援施設、共同生活援助等を行い、高齢者福祉は特別養護老人ホーム、デイサービス、居宅介護支援等を行っています。
他にも相談支援事業、診療所、企業主導型保育事業も行い、総合的な支援を行っています。
── 貴法人が他の福祉法人と異なる点も教えてください。
尾崎様：障害者の就労支援の領域に特長があります。グループホームや共同生活施設のご利用者は200名以上ですが、働く場として就労継続支援A型・B型の施設で300名以上の方が仕事に就かれています。広島県内ではナンバーワンの規模を誇っています。
また、就労いただく内容はクリーニング事業となります。具体的には、ホテルや病院などの施設が利用するリネン製品について、リース（レンタル）とクリーニングをセットにしたリネンサプライ事業を行っています。弊法人のロゴが入ったトラックが広島県内を毎日50台近く走っていますので、地元の方にも「清風会はクリーニング会社」と思われているほどです（笑）。そのくらい注力している事業ですね。
職員のスケジュールを管理する仕組みが存在せず
── 『クロジカスケジュール管理』導入前に抱えていた課題や悩みをお聞かせください。
尾崎様：職員のスケジュールを管理する仕組み自体がそもそもありませんでした。福祉の仕事は、日頃の業務においてアナログ的なやり方が多く、スケジュールは職場単位での共有だけで、別の福祉施設に勤務する職員の勤務状況は知ることが出来ませんでした。
情報共有に関しても、紙での回覧や掲示などの方法は不便でしたし、会議室や社用車の予約も電話を利用していたため、あまりに無駄が多かった。加えて、労働制度も変動労働時間制へと変わった中で職員間の情報共有のあり方の見直しが緊急の課題でした。
山口様：4年前からビジネスチャットツールを導入しましたが、スケジュール管理機能がありませんでしたので、2年前からはスケジュール管理が可能な別のビジネスチャットツールも導入しました。ですが、2023年4月に他法人と合併することが決定し、利用者が大幅に増えることが想定されましたので、長期的に手頃な費用で使える仕組みの検討を始めました。
── 様々な製品と比較・検討されたと伺っておりますが、最終的に「クロジカスケジュール管理」を導入する決め手となったポイントはどんな点でしたか。
尾崎様：機能面において従来できていたことはもちろん、更にプラスとなる機能があったこと、利用において困った時のサポートが良いこと、開始時だけでなく将来的に利用人数が増えても費用負担が大きくならないことの3点が決め手ですね。
以前は2つのビジネスチャットツールを並行運用していた中で、この機能を使いたい時はこちらの製品、あの機能を使いたい時はこちらの製品とやっていては現場に混乱を招くことが分かりました。そこでオールインワンの製品の選択肢が有力となってきたときに、スケジュール管理機能、チャット機能、掲示板機能がフルに使える「クロジカスケジュール管理」が候補として上がってきたわけです。
また、製品の検証段階にもかかわらず営業担当の方が懇切丁寧な対応を行ってくれたので、会社として信頼できると感じました。加えて（スケジュール管理を行う仕組みを改めて検討した）一昨年から昨年にかけて、施設運営に際して必要な製品の仕入に関わる費用や水道光熱費が上昇し、頭を悩ませていたタイミングで営業担当の方から良い提案をいただけたので、最終的に「クロジカスケジュール管理」を導入しました。
山口様：「クロジカスケジュール管理」を実際に利用してみて、製品としての「骨格」がしっかりしていると感じました。操作性も2年前に導入したビジネスチャットツールより良いですね。導入して本当に良かったです。
掲示板機能で他施設の職員の「顔」が見える！
── 具体的には『クロジカ』の機能面でご愛用いただいてる部分はどの機能になりますか？
尾崎様：「掲示板機能」ですね。「クロジカスケジュール管理」の契約後に、掲示板機能を活用して社内限定の職員案内を行ったり、互助会の活動案内や報告を開始したりしました。
現在、弊法人の職員数は500名以上まで増えてきました。職員数が増える一方で、他施設との関わりが少ないので他施設の職員や雰囲気を知ることは段々と難しくなってきています。職員一覧を作成したり定期的に開催している互助会活動の報告を掲示板にアップする取り組みを通じて、会社全体の結束も高まりましたね。
また、「ワークフロー機能」を活用して書籍の貸出管理も行っています。1年前に始めた取り組みで、自己啓発や職場環境の改善の取り組みなどベストセラーの書籍やお薦めの書籍（約50冊）を厳選して貸出しています。読書を通じて気づきを得て、自ら考えて行動する人を生み出したい。仕組みを活用できる人、仕組みで情報をより多くの人に伝えられる人を育成したいと考えており「ワークフロー機能」が一役買っています。
── 最後に、貴社が今後取り組んでいきたいことをお聞かせください。
山口様：現代は労務管理、出退勤管理など、様々なものがペーパーレスな社会になっています。昨今のSDGsだったり、電子帳簿保存法だったり国をあげてペーパーレスに取り組もうという中で、会社は時代の流れに合わせて行かないといけないと考えています。
ですので、「クロジカスケジュール管理」の導入を基点として、ペーパーレスという時代の流れに適応していきたいと考えています。新しいシステムは導入当初は大変ですが、時間をかければ慣れてきますし、年齢も全く関係ないです。現在は職員全員がシステムを活用できると便利ということを浸透させる段階ですが、クロジカの活用を通じて職員のITリテラシーを高め、組織を一層強くしていきたいですね。
