Webシステム開発・Webサイト制作・プログラム・ASPの開発を行っていらっしゃるジーワン株式会社様では、スケジュール管理をメインにタイムラインでの近況共有、ワークフローやタイムカードを活用してのペーパーレス化、簡易在席確認などのアプリも含め、社内の皆様の様々な情報共有に幅広くクロジカスケジュール管理を役立てていただいております。 デスクトップアプリとメッセージ専用iPhoneアプリもご活用いただいております。
導入前の課題
導入の決め手
グループウェア導入のきっかけをお教えいただけますでしょうか？
自社でホスティングサービスやASPサービスの開発を手がけており、これまで自社サーバをデータセンターに預け独オープンソースのグループウェアを使っておりましたが、機能が多すぎることで操作性や視認性が悪く、誰もが感覚的に使えるグループウェアを探しておりました。
また開発が中心の事業ですので、社内のコミュニケーションはもっぱらPCが多い為、グループウェアでの社内コミュニケーションが効率的と考え、グループウェアの導入を検討していました。
クロジカスケジュール管理の決め手となったポイントをお教えいただけますでしょうか？
当初はクラウドタイプにすることに躊躇しておりましたが、メンテナンスをしなくてもよいことと、手軽に始められる料金体系、もっとも決め手となったポイントは操作性、直感的にだれでも操作しやすいデザインであることが大きなポイントです。
タイムラインやメッセージなどのコミュニケーション中心の機能が多い為、情報の伝達も素早く行えることが導入の決め手となりました。
シンプルであることはインターフェイスデザインの開発をしている当社としても参考にする点も多く、重要視しております。
使いやすく、わかりやすくないと導入しても社員が使えないということが過去にもあったので、今回のクロジカスケジュール管理は大正解でした。
現在のクロジカスケジュール管理のご利用状況をお聞かせいただけますでしょうか？
無料版で２、３名のみが試用して実際に使えるかをテスト導入しましたが、使い勝手がよく、数日で社内全体の導入を決定しました。
メインで使うのはスケジュール機能と限られた社内の会議室や社用車などの設備を含めてスケジュールです。
他にはタイムラインは、社内に知らせたいこと手軽に書き込めるので、スタッフ皆が営業先での進捗や、課題や気付いたことなどを手軽に書き込んでいるのは、経営者側としても今どのような営業状況なのかをすぐに知ることができるため、重宝しています。
またこれまでタイムカードは紙の打刻式のタイプを利用しておりましたが、クロジカスケジュール管理のタイムカードに切り替えて、出勤日の集計などもCSVでダウンロードできるため、給与計算や労務にかかる作業が楽になりました。
アプリを別途インストールして、簡易在籍確認などを使い、今スタッフがどこで何をしているのかも把握でき、電話連絡や伝言もよりスムーズに、無駄がなく行えるようになっています。
デスクトップアプリとスマホのメッセージアプリを全員がインストールしているので、コミュニケーションにはもうなくてはならない存在となったクロジカスケジュール管理のグループウェアです。
クロジカスケジュール管理を使うことで職場はどう変わりましたでしょうか？
電話とメールなどでのコミュニケーション以外に、より手軽に発信できるクロジカスケジュール管理を導入したことで、リアルタイムな社内の情報を収集、発信することが可能になりました。
情報が密になり、結果的に会社のプロジェクトもいままでよりもスムーズに進むようになりました。
また、紙ベースで行ってきたことをクロジカスケジュール管理に切り替えることで、ワークフロー化した結果、総務や労務などの書類の手続きなどこれまで時間がかかっていた手間のかかる作業が削減され、効率的な仕事ができるようになりました。
なによりも社内のスタッフ同士のコミュニケーションが充実していることはチームワークが芽生え、会社の士気も高まりますので、経営者としては非常にありがたい存在です。