こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
日本における急速な高齢化の中、介護市場が持つ役割はどんどん大きくなっており市場の拡大が続いています。
しかし現実的な部分を見れば、人によるサービスが基本となる以上、人材確保に努めなければいけません。ところが求人倍率が1倍を超えている状況からもわかるように、社会全体の人材不足は深刻化しています。
こうした状況の中で予定共有をしながら効率化を目指すことは、訪問介護でも重要なポイントなのです。
この記事では、訪問介護の予定共有の方法とポイントを解説します。
目次
訪問介護の予定共有
訪問介護の効率化の重要性
訪問介護を事業として見た場合、人材にかかる比重が非常に大きくなっています。そのため人材確保が急務であり、定着も促していかなければいけません。
業務の特性として個人にかかる比率が高く、効率化が難しいとされてきました。訪問介護の業務自体は簡略化できないため、ほかの部分で効率化を目指さなければいけないからです。
現在の訪問介護事業の事業所規模を見ると、中小以下の規模が大半を占めます。日々多くの業務対応に追われてしまい、通常の業務の質が落ちることが指摘されるようになりました。
規模の大きな事業所では体制を整備することで対応できる部分がありますが、中小規模では業務効率化や人材確保の施策を行うのは過大な負担になっているのです。そこに賃金などの問題も関わって人材定着がうまくいかず、さらに高利化を妨げてきました。
そこで注目しなければいけないのが、予定共有など事務業務の効率化です。
サービス提供責任者の負担軽減
訪問介護では業務の負担はヘルパーだけではなく、サービス提供責任者にも集中しています。利用者との契約から介護計画の作成やシフト調整など、仕事は多岐にわたります。さらには労務管理やヘルパーの指導まで行っているため、根幹となるべきサービス提供責任者が機能しなくなる可能性も指摘されるようになりました。
本来サービス提供責任者は、ヘルパーを統括し機能させなければいけません。ところが業務が集中しすぎて、予定共有などができなくなっている現状があります。この機能を取り戻してあげることこそ、現在の訪問介護事業で効率化を目指す重要ポイントなのです。
ICTとの相性はよくないのか
訪問介護事業でも注目を集めてきたのがICTの活用です。もともと介護とICTの相性はよくないといわれてきました。これはヘルパーの業務として見た場合、どうしても個人レベルのサービスに依存しやすく、ICTに置き換えるのが難しかったからです。
その反面、非常に多くの事務仕事をICT技術で補う方向も考えられてきました。その代表ともいえるのがスケジュール管理であり、予定共有などによって効率化を図る方法です。
予定共有をICT化すると、スタッフ同士で情報を共有しやすくなります。これまではサービス提供責任者を通す方法や、黒板、ホワイトボード、ノートなどが利用されてきました。
どの方法にもメリットはありますが、迅速な情報共有は難しいでしょう。予定を記載しても確認するタイミングの問題もあり、確認漏れや入れ違いが起きやすい側面を持っていました。
ICT化するとアナログな方法とは異なり、迅速に確認ができて効率化を促進できるのです。
これまでICT化は難しいといわれてきた介護業界でも、スケジュール管理などの分野ならICT技術に置き換えていけることは間違いありません。
訪問介護の中での予定共有はどこまで効率化できるか
訪問介護事業でも、ICT技術は活躍していきます。予定共有を進めていくとどのような変化が起きるのか、それが効率化につながるかが重要なポイントです。
実際に管理ツールなどを導入すると、劇的な変化というよりは緩やかに業務効率が改善していきます。サービスという部分ではICT化できない影響はありますが、しっかりと変化が起きてくるのです。
予定共有で業務時間短縮へ
サービスを提供する部分では、訪問介護の効率化は難しいのが事実です。一定時間のサービスを提供することが役務である以上、時間短縮もできないでしょう。しかし効率的に予定共有できると、スタッフ間での連絡や外出先からの予定確認などを簡略化し、業務時間を短縮できるようになっていきます。
これまでのアナログな方法では、予定を確認するだけで時間がかかりました。訪問介護の現場から情報を確認するために連絡を入れるとしても、その情報に別の人がアクセスしなければいけません。ホワイトボードや連絡帳に書き込んで確認しなければいけないからです。
もしも電話で連絡を入れた場合、その近くに誰かいなければ情報を確認できません。情報を正しく書き込む人も必要です。自分で書き込む場合は、いったん事務所に戻るなど時間の消費も必要になります。
予定共有をICT化すると、場所を問わずにデータの確認と更新ができます。スマホやタブレットなどでアクセスすればいつでもどこでも確認可能です。予定の変更もすばやくできて、業務時間の短縮につながります。
自動化で作る予定
日程の調整には必ず時間がかかります。自分と関係者の都合のいい時間をそれぞれ探してから、予定を決めなければいけないからです。この調整には、かなりの労力が必要です。
連絡を受け取ってからどこに入れるのか、予定共有ができていないと各所に連絡を取ってすり合わせしなければいけないでしょう。誰に対しても最適な予定を作り上げないといけないからです。効率化のために必要ですが、逆に効率化の足を引っ張る問題にもつながります。
現在の予定共有ツールでは自動化ができるようになってきました。一定条件の入力により、移動時間などの考慮もしながら最適な予定が組めるのです。予定の重複を回避できるため、日程調整の手間はかなり軽減できるように変わってきました。
もちろん、これがすべての答えにつながるわけではありません。しかし、予定共有のための下地を自動で作るだけでも業務効率は大幅に変わります。これがその場にいなくてもできるため、展開速度が大幅改善できるのです。
クラウド化されたことでのメリット
現在は、データをクラウド化するのが基本となりました。クラウド化することにより、どこにいても情報にアクセスしやすくなったのです。
クラウド化されたデータは、事務所などに置いてあるパソコンに依存しません。いつどこにいても、ネット環境が整えばアクセスできるのです。アクセスしたいときすぐに着手できるのは効率化につながります。
外出しているときでも、誰もが同じ情報に触れられるのがクラウドの特徴です。クラウド化すると距離の概念がほとんどなくなっていきます。これまで集積されている場所まで移動しなければ得られなかった情報も、時間と労力をかけずに得ることができるのです。
クラウド化されたことにより、迅速に予定共有が進みます。明確な効率化を打ち上げていかなくても、自然と業務全体が変化していくのです。
訪問介護の効率化を目指す重要なポイント
訪問介護の仕事内容を考えると、効率化できる部分はある程度限られてしまいます。サービスの部分の効率化はある程度できても、人対人である以上限界が来るのは確かだからです。この背景を前提として、これまでの固定概念を打ち崩していかなければ効率化は進みません。
事務に関する仕事は、サービスの提供とは一線を画します。情報を共有する形をとれば、集積方法自体に変化が出てくるのです。時間もかかりにくくなり、やがて情報の正確性も上がっていきます。当たり前のように情報を扱えるようになり、自然と業務全体が効率化するのです。
大事なことはスタートすることにあります。予定共有は、訪問介護では効率化を目指すうえで有効な手段になるでしょう。
まとめ｜ICTツールを活用した予定共有で訪問介護も業務効率化
訪問介護の予定共有の方法とポイントについて、いかがでしたでしょうか。
介護士が利用者に介護サービスを提供する訪問介護の現場では、ICT化は難しいといわれてきました。確かに人に依存する介護サービスを効率化するのは難しいですが、事務業務なら効率化は可能です。
事務業務の中でもスケジュール管理は、利用者を訪問する訪問介護士には必須の業務です。訪問先から事務所に電話して予定を確認したり、介護士同士で予定を確認するために何度もやり取りしたりすることがあるのではないでしょうか。
煩雑なスケジュール管理をICT化させることで、外出先からでも手軽に予定の確認したり介護士同士での予定共有が容易になったりします。まずは無料トライアルなどを利用して、使いやすいツールを探してみてください。
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