こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務を改善し、生産効率を上げるためには業務時間の管理が重要です。
昨今では、新型コロナウイルス感染症拡大などの影響により働き方改革が推奨されていることから、個人の生産能力を上げることが企業の収益に大きく関わります。
しかし、具体的にどのように管理をすればいいのか、また管理するにはどのようなツールがあるのかが分からない方もいるでしょう。
そこでこの記事では、タイムスケジュールの管理アプリのメリットや注意点、オススメのアプリ3点をご紹介します。
目次
タイムスケジュール管理アプリを導入するメリット
タイムスケジュール管理アプリを導入すること、得られるメリットはたくさんあります。ここでは3つのメリットを取り上げて紹介していきます。
生産性の向上
タイムスケジュール管理を行う目的のひとつに、生産性の向上が挙げられます。
生産性向上には作業全体の「見える化」が必要とされ、「誰が」「どの業務に」「どれだけ時間がかかっているのか」を把握することが大切です。そのうえで全体のタイムスケジュールの管理を行い、人員の配置換えや増員などの対応をすることで、生産性の向上が見込めるでしょう。
メンバーや家族のスケジュールを管理できる
オフィスでの業務や家族のイベントなど複数人で行動するときに、口頭やメールなどで進捗を確認すると、聞き漏らしや報告漏れなどが発生する可能性があります。また、メモなどのフォーマットが自由なものに入力した場合、必要な情報が不足していても気づけないかもしれません。
しかし、タイムスケジュール管理アプリを使えば、自分以外の関係者のスケジュールを見られるため、進捗をメンバー同士で共有でき、正確に内容を確認できるといったメリットがあります。
時間に対する意識が向上
作業効率が高い方は仕事に優先順位を付け、どの作業にどれくらいの時間がかかるのかを把握しています。
しかし、複数の業務を抱えている方のなかには、「まだスケジュールに余裕があるため、ゆっくり作業しても大丈夫だろう」と必要な作業を後回しにした結果、ギリギリの納期になってしまったという経験のある方も少なくないでしょう。
タイムスケジュール管理アプリは作業ごとの経過時間などを見られるため、上手に活用すれば時間に対する意識の向上ができ、作業効率の改善が見込めます。
タイムスケジュール管理アプリを使う際のポイント
タイムスケジュール管理のアプリの恩恵を最大限受けるために、注意すべきポイントがあります。この項目では、タイムスケジュール管理のアプリを使う際のポイントをご紹介します。
利用目的を明確にする
まずは、アプリを使って、どうようなことを管理したいのかを明確にする必要があります。
タイムスケジュールの管理は、作業状況を把握し、進捗を確認することを目的としていると考える方も多くいるでしょう。
さまざまなタイムスケジュール管理アプリが提供されていますが、その機能は多種多様です。利用目的に合わせたアプリを選ばなければ、「一部の機能しか使っていない」「使いにくい」と考えてしまうこともあるでしょう。
わかりやすいところでいうと、パソコン専門のスケジュール管理アプリは、スマートフォンやタブレットでは使用できず、外出先での使用を考えている場合、使用に制限が出てしまいます。
スケジュール管理アプリを導入を決めた場合は、利用目的や用途を明確にして自分に合ったアプリを選ぶことが大切です。
操作性
タイムスケジュール管理アプリは、操作が簡単で使いやすいと感じるものを選びましょう。
たとえアプリに素晴らしい機能が搭載されていても、使いにくいと感じてしまうと最終的にアプリを使用しなくなる可能性があります。
複数人で使用する場合は機器の操作が得意ではない方のことも考慮し、画面の見やすさや操作性が高いアプリを選ぶこともポイントのひとつです。
導入・ランニングコストが安い
タイムスケジュール管理アプリのなかには、使用人数や拡張サービスなどによって有料のものがあります。
しかし、企業やユーザーからすると、使用前にはアプリの有用性が理解できず、費用対効果が改善できる保証がない、可能な限り費用を支払いたくないといった考えの方もいるでしょう。
アプリのなかには無料トライアル期間を設けているものもあり、導入後のイメージや機能などを確認できるため、トライアル期間があるものは試しにダウンロードしてみるのがオススメです。
無料版で問題がない場合は有料プランでも利用を継続を考えたり、ほかのアプリの使用感も確認して選択肢を増やしておくと、より満足度の高いアプリを導入できるでしょう。
おすすめのタイムスケジュール管理アプリ
次に、多くの企業や個人で使われているタイムスケジュール管理アプリをご紹介します。
TimeTree
「TimeTree」は、株式会社TimeTreeが提供するカレンダーアプリで、App Storeの仕事効率化アプリのランキングで上位に入るほど人気のアプリです。特に20、30代の女性から支持され、4,300万ダウンロードを超えています。
このアプリはビジネスだけではなく、夫婦やカップル、部活動やサークルといったさまざまなシーンでスケジュールを共有できるほか、次のような特徴があります。
通知・連絡
このアプリでは、予定の作成や変更などの登録がされると、カレンダーの共有相手にメッセージが送信されます。
そのため、カレンダーを更新したときに、その旨を逐一相手に伝える必要がなく、効率よく管理できるでしょう。
カレンダー作成者以外に、権限を付与されればほかのメンバーもカレンダーを編集できるため、意思疎通をとることでよりスムーズに情報共有が可能です。
Google カレンダーとの連携
Googleカレンダーは、検索エンジンなどのサービスを提供しているGoogleが作成したカレンダーアプリです。このアプリは仕事・プライベートを問わず、多くの人に利用されていますが、TimeTreeとも連携が可能です。
たとえば、仕事でGoogleカレンダー、プライベートでTimeTreeを使っている場合、データを連携することで予定を一箇所にまとめられるため、管理がしやすくなります。
予定ごとにチャットができる
一般的なカレンダーアプリでは、予定の登録や共有などがおこなえますが、予定の詳細を確認する際、チャットアプリなどでメンバーとやり取りをする必要があるものが多く、情報が錯綜することがあります。
一方TimeTreeでは予定ごとにチャットを行えるため、情報を集約しやすく、ひとつのツール上で完結できる点も特徴のひとつです。
ジョルテカレンダー
「ジョルテカレンダー」は、株式会社ジョルテが提供しているアプリで、全世界で3,500万ダウンロードを突破しています。世界で一番多機能なカレンダーアプリといわれており、日記やタスクリストといった機能も搭載されています。
ジョルテカレンダーには、次のような機能が搭載されています。
背景、フォント、アイコンなどを自分好みにカスタマイズできる
ジョルテカレンダーは、見た目を自分好みにカスタマイズが可能です。機能的な部分に変化はありませんが、好みのカレンダーにカスタマイズすることでモチベーションを上げて、タイムスケジュールなどを管理できます。
プライベート、仕事用などワンタップで表示を切り替えられる
本記事をご覧の方のなかには、プライベート用と仕事用に分けてカレンダーの管理をしている方もいるでしょう。
その場合、オンとオフで分けて管理ができる一方で、確認が不十分だと予定が重複してしまうことがあります。
ジョルテカレンダーでは、2つのカレンダーをワンタップで切り替えられるため、スケジュールのすり合わせが簡単です。
予定に登録した場所がマップと自動連携
カレンダーに予定を登録した際、外出先の場所を登録することもあるでしょう。
ジョルテカレンダーでは、住所や地名、建物名を登録すると自動でマップアプリと連携でき、外出の数分前にカレンダーを確認すれば、到着時間やアクセス方法を簡単に調べることができます。
まいスケジュール Lite
「まいスケジュール Lite」は、株式会社アイアットOECが開発し、販売しているアプリです。シンプルな画面と簡単な操作でスケジュールを管理できるため、多くの人が愛用しています。
この項目では、まいスケジュール Liteの特徴をご紹介します。
Apple Watchと連携可能
業務に集中していると、パソコンやスマートフォンの通知に気付かなかったという経験がある方もいるでしょう。
まいスケジュール LiteはApple Watchと連携が可能で通知が届きます。またApple Watchからも指定日から1週間のイベントを閲覧可能です。
しかし、イベントの編集や削除は行うことができないため、細かい変更などはパソコンやスマートフォンを使う必要があります。
予定の一括削除、複写、移動が可能
登録している予定がキャンセルになったり、定期的に行われる予定がなくなった際、カレンダーアプリによっては予定をひとつずつ削除しなければなりません。
まいスケジュール Liteはイベント検索のほか、条件に合ったイベントを一括で削除、複写、移動が可能なため、スケジュール管理をより効率的におこなえるでしょう。
自由にカスタマイズが可能
まいスケジュール Liteは、予定ごとに背景色や月表示などを自由にカスタマイズできます。
たとえば、ビジネスは赤、プライベートは青のように色分けをして、横スクロールで次月に移動できる仕様にするといったことが可能です。一目でどんなジャンルの予定なのかを見ることができ、自身のスケジュールを管理できます。
また、自分好みにカレンダーをカスタマイズすることで、ストレスなく快適にスケジュールを管理できるでしょう。
まとめ｜タイムスケジュール管理アプリを導入し、業務を「見える化」！
今回は、タイムスケジュール管理アプリについてご紹介しました。
タイムスケジュールを管理すると生産性の向上や、家族や社員間での情報共有ができるため、管理の手間が改善されるほか、作業の「見える化」に繋がります。
タイムスケジュール管理のアプリにはTimeTreeやジョルテカレンダー、まいスケジュール Liteなど、それぞれ特徴のあるアプリが多数あります。実際に使用する際には、自分だけではなく一緒に使う人にも合ったアプリを選びましょう。
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