こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
国際化により、海外拠点を持つ日本企業も多くなりました。事業規模が拡大すればするほど、拠点間での連携はより大切となります。
海外拠点と打ち合わせする場合、時差は厄介なものです。時差計算を間違えると、相手拠点が営業時間外で、負担をかけてしまう恐れもあります。
しかし、さまざまな国に拠点がある大きな企業では、時差を正確に把握してスケジュールを調整することは難しいのです。
今回は、海外拠点を複数持つ企業にインタビューしました。そこで見えてきた、課題点と解決策をご紹介します。
海外拠点との打ち合わせでは、時差確認に手間がかかってしまう
今回インタビューした企業はグローバル人材サービス会社で、外国人をメインとした人材サービス、グローバル人材の採用支援を行っています。
本社は日本にありますが、グローバルな仕事のため海外にも複数の拠点があります。また打ち合わせが多く、Zoomでのオンライン打ち合わせが国を超えた拠点間で毎日行われています。
拠点間には時差があるため、打ち合わせの時間設定には注意しなければなりません。間違えると相手拠点が営業時間外となってしまう恐れがあります。
しかし海外拠点が多く、すべての国の時差を把握するのは容易ではありません。そのため、拠点間で打ち合わせをするたびに時差の確認に手間がかかっているそうです。
Excelファイルでは時差が把握しづらく、スケジュールの比較作業が面倒
こちらの企業では、拠点ごとにスケジュール管理用のExcelファイルがあり、拠点間のスケジュールを比較しながら時差を把握している、とのことでした。
日本本社のメンバーは全拠点のExcelファイルをチェックできます。海外の各拠点は、日本本社のExcelファイルのみチェック可能です。
国をまたいでの打ち合わせを入れる場合は、相手拠点のExcelファイルをチェックして時差を確認します。時差を考慮して打ち合わせ開催時間を決め、メール連絡で合意を取ります。さらに、念のため打ち合わせ前日に相手拠点のExcelファイルを開き、時差上の問題がないか再確認します。
Excelファイル自体に時差を把握する機能はないため、他拠点と自拠点のスケジュールをそれぞれ比較しなければならないのです。この作業が打ち合わせのたびに発生するのは手間がかかりますし、ミスする恐れもあります。
また、海外拠点同士の打ち合わせだと相手拠点のExcelファイルが見られないこともあり、日程のすり合わせはさらに困難です。
グループウェアでタイムゾーン設定することで海外との時差計算を不要に
海外拠点間での時差把握には、グループウェアでタイムゾーン設定することをオススメします。
グループウェアだと、タイムゾーンを設定することで相手国との時差を自動計算してくれます。そのため、拠点間でスケジュールを比較する必要がなくなり、打ち合わせ日程を調整する負担が大きく軽減できるのです。
また、グループウェアを使うとスケジュールをクラウド上で管理・共有できます。そのため海外拠点の予定でも容易に把握でき、空き時間の確認もExcelファイルに比べて格段にスピーディーに行えます。
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