こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「タスク管理」と「工数管理」の2つは、誰でも「売上や会社の成長につながる要素」だとイメージできるでしょう。
ただ、具体的にどのようなことを改善していく必要があるのかを把握できていない、実行できていない企業も少なくありません。そこには「従来の方法を変えるのは大変だから」と、効率的な業務進行への改革を先送りする怠慢さが潜んではいないでしょうか。
この記事では、タスク管理と工数管理の違いやコツ、役立つグループウェアをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
タスク管理と工数管理の違いは？
まずは、タスク管理と工数管理についてシンプルに振り返りましょう。どちらも業務管理の一環ですが、どのように管理するかが異なります。違いについて正しく理解し、自社の取り組める点を探すことは非常に重要です。
タスク管理とは
タスク管理のタスクとは、業務完了に必須の作業のことです。資料を作る・確認の電話を入れる・取引先へ伺うなど、納期やプロジェクト完了までにこなさなければならない業務を細分化し、タスクと呼びます。
営業も倉庫担当も事務も秘書も、職種や役職に応じたタスクが日々発生します。
タスク管理で重要なのは2つです。
- タスクの優先順位を決める
- 進歩を確認しながら進行する
かつては、ただがむしゃらに行動して残業時間を増やせば業績が上がる時代もありましたが、今は何よりもロジカルに効率よく仕事をすることが求められます。タスク管理は「できる社会人」として成果を出すための必須要素なのです。
工数管理とは
工数管理の工数とは「作業完了までにかかった時間」と「携わった人数」を掛け合わせることで表される数値で、この数値を管理するのが「工数管理」です。作業時間にも似ていて、一つのプロジェクト完了までにどれくらい時間がかかったかを表します。
単位には「人日」や「人月」や「人時」があり、工数管理を行うことでプロジェクトにかかった工数と利益の比較が可能です。例えば一つのプロジェクトに1人が1か月取りかかるとするなら、1人月と表します。
プロジェクトあたりの収支を数値として明確に出せば、
- プロジェクトを回すのに工数が足りているのか
- 支出を抑えて利益を上げられるポイントはないか
などの合理的な経営判断ができるでしょう。
プロジェクトメンバーにとっても数値化されて明確になる分、効率化できるポイントを考えられます。いい数値であればモチベーションUPや達成感へつながります。
収支、損益の数値を可視化することで、経営陣にとっても社員にとっても改善ポイントや課題が浮き彫りになります。
業務の可視化が業務効率化には不可欠
企業の規模に関係なく、業務効率化は今の社会に必要不可欠です。時代の変化は著しく、それに合わせた変化がどの業種にも求められています。
働き方改革の推進やワークライフバランスの重視などのため、時間と人材を効率的に使っていかなければなりません。誰が、何を、いつまで、どのようになど進捗情報や作業内容を知ることから業務効率化がはじまります。作業ごとにかかる工数を把握すれば、どこに問題があり、その問題をどのように解決すればいいのか見つけ出すのに役立つことでしょう。
そのために重要なのが、タスク管理と工数管理です。何をするべきかを可視化するのがタスク管理、どのように効率的に人を動かすかを考えるのが工数管理の役割です。
出勤時間や退社時間を記録したり、業務報告を提出したりしているだけでは業務の可視化は難しいかもしれません。タスク管理、工数管理をするとはどういうことなのか、考えていきましょう。
タスク管理と工数管理のコツ
それでは、タスク管理と工数管理はどのようなポイントに注意して進めればいいのか、確認していきましょう。
タスク管理のコツ
タスク管理を整えて作業効率化を目指すにあたって、まずはタスクをすべて書き出して業務量がどれくらいあるのか把握しましょう。書き出したものはグループ分けして、優先順位をつけます。
次に、タスクそれぞれにどれくらい時間がかかるかも書き込み、それぞれ納期や期限内で終わるようスケジュールを立てます。ただ、一つひとつ手帳や紙に書き出すのは大変なので、タスク管理ツールを使うのがオススメです。
タスク管理ツールを使い、それぞれのメンバーが抱えているタスクを上司と共有することで、周囲との連携強化にもつながります。現在管理職に就いている場合は、部下のタスクを把握できればマネジメントもしやすくなります。
このような手順でタスク管理を進めると、何から手をつけるべきか考える時間を短縮できます。スケジュールができているのであとは進行するだけです。優先順位も決まっているので、納期遅れやズレなどのリスクも回避しやすくなります。
工数管理のコツ
工数管理で重要なのは、責任者主導のもと日々入力して数字を出すことです。最終的に集計して明確な数値で分析しなければならないので、入力を習慣づけなければなりません。
プロジェクトごとに15分や30分など単位を決めて進めるほか、社員が簡単に入力できるツールを使うことも大きなポイントです。工数管理では入力しやすく手軽に操作できるツールがあれば、社員の負担にならず分析に必要な数値が集められます。
アナログに日報を提出させる企業もあるようですが、集計と計測の手間を考えれば工数管理ツールの導入が効率的です。
タスク管理・工数管理は情報の共有が重要！
タスク管理も工数管理も、集計して分析すれば作業効率化、無駄の省略、PDCAサイクルの確立、生産性向上に向けての改善ポイントなどメリットが生まれます。
これは社員のスキル底上げや業績UPにも直結するので、通常業務と同じように手が抜けません。そして、共有することで新たな意見や改善ポイントを見つけることができます。
三人寄れば文殊の知恵というように、一つのプロジェクトに対して全体でタスク・工数管理を共有すれば、違った視点から新たな改善点が生まれ、作業効率や生産性UPへ近づきます。
タスク管理をよりよく整えることで、納期遅れや進捗状況の改善効果が期待できます。「その業務ならこの資料を使うといいですよ！」、「納期間近なのでサポートに入りましょうか？」、「作業が詰まっているようなのでこちらで少し分担します。」など、プロジェクトのメンバー間でどうすべきかを考える機会が作られ、積極性も生まれやすくなります。
また、効率化によってより重要な業務へ時間を振り分けられるようになり、心の余裕も出てくるでしょう。
働き方改革を進めたい企業なら、タスク管理と工数管理を改善していくことで社員同士が刺激を与え合い、組織全体の底上げと残業の削減にも好影響をもたらすはずです。
また、工数管理によってデータが集まれば、プロジェクトごとの収支を可視化できて原価も簡単に出せるようになります。黒字なのか赤字なのか、赤字ならどこを改善すべきなのか、何を効率化させればいいのかなど、業績を上げるための戦略を練ることが可能です。
タスク管理や工数管理に役立つグループウェアとは？
では、どのようなツールを使えばタスク管理・工数管理共有がスムーズになるかというと、近年多くの企業で導入が進められている「グループウェア」です。
グループウェアは、業務を円滑に効率的に行うためのツールです。自社にあった相応しいツールを選ぶことで、業務の可視化と効率化に有用です。詳しくみていくことにしましょう。
グループウェアを導入する目的
グループウェアを導入する目的は、業務の効率化です。グループウェアが使いやすい理由は、あらゆる機能が一つにまとまっていることにあります。
メールで情報共有を行っている、データは他のファイルで保存されている、現場とのやり取りはまた違うツールを使っているなど、それぞれが独立していると業務が複雑になってしまいます。
グループウェアには作業の効率化に特化した機能が多く備わっているので、進捗を管理したり、ファイルを共有したり、それらのツールを連携したりすることができます。グループウェアを導入することで、業務の可視化が容易になるのです。
グループウェアを導入するメリット
先ほどもお伝えしたように、グループウェアを導入するメリットは数多くあります。
例えば、複数人が携わるプロジェクトがある場合、自分のタスク管理だけではなく他のメンバーのタスクも確認でき、進捗状況が把握しやすくなります。そのためプロジェクトリーダーは、全体を見ながら作業内容の変更や調整ができます。
また、それらの全体状況の把握は、プロジェクトごとにかかった人件費を算出することにも役立ちます。おおよその利益率の算出ができれば、業務改善や収支状況を見直す取り組みもできるようになるでしょう。
そのようなデータが積み重なっていくと、ノウハウも自然に蓄積され、似たようなプロジェクトに取りかかる際の見積もりの精度が上がるというメリットもあります。見積もりと実際の業務を比べて、修正していくことで将来の生産性UPもできるでしょう。
作業の改善点が明らかになると、従業員一人ひとりが何に取り組めばよいのかがわかりやすくなるので、モチベーションUPにもつながります。作業が可視化されているので、どうやって工夫していけば作業時間が短縮できるかなどを考えながら業務に取り組めるようになるでしょう。そのようにしてコストダウンできれば、それを従業員に還元し、さらに意欲を向上させることも可能になります。
タスク管理・工数管理にオススメのグループウェア
タスク管理や工数管理をするのに役立つグループウェアをご紹介します。自社に合ったグループウェアを選択することで導入しやすく、また結果もわかりやすいものになるでしょう。
クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理というグループウェアは、タスク管理と工数管理、それぞれ特化したツールがあります。クロジカスケジュール管理はパッと見て操作できるシンプルさが特徴で、社員全員が慣れるにもそれほど時間はかからないでしょう。
タスク管理では概要・ステータス・優先度・担当者・期日・進捗など必要情報を簡単に書き込めて、スケジュールやチャットで共有できます。プロジェクトごとの管理も可能で、SNS感覚でファイル添付もでき、情報共有のスピードが格段に上がります。
工数管理も専用ツールがあり、予定工数と実績工数の入力や作業計画の立案機能があります。こちらも簡単に共有できて集計や分析もスムーズにできるので、タスク管理と工数管理業務が増えてもさほど苦になりません。
Time Krei
Time Krei（タイムクレイ）は従業員、、管理職、経営者の三者の視点で情報を管理、分析できる管理ツールです。プロジェクトと業務の可視化によって作業効率の向上ができます。
案件ごとに、
- いつまで終わらせるべきなのか
- きちんと報告しているのか
- それを誰が把握しているのか
など、全体の業務管理をすることは非常に大変です。特に管理者の立場にある人はメンバーそれぞれの業務管理を行う必要があり、作業ごとの工数の把握は業務効率化に不可欠です。
個人のスケジュール表だけでは確認しにくかったメンバー全体のスケジュールを多方面から把握できます。日時ごとに各メンバーがどこで何をしているかがひと目でわかるので、打ち合わせのセッティングやトラブル時の対応などもスムーズに行うことができます。スケジュール表は管理者意外にも、作業者も操作・使用ができるので非常に便利です。
また、Time Kreiでは作業予定に対する実績も登録できるため、作業者が自分の予定と作業のギャップを認識できます。残業などの業務の偏りや工数超過もグラフによって可視化され、適正化に向けて取り組めるでしょう。
経営者・管理者は予定や実績に基づいて作業者の作業効率や稼働状況を分析するためのツールが有効です。どの業務にどれだけのコストがかかっているのかを把握し、課題の早期発見・解決に役立ちます。
こちらのツールは、使用するユーザーの数によって、料金が変動します。自社の費用対効果を想定した導入検討が必要です。使いこなすにはスキルが求められます。
トライアルでは無料でTime Kreiを試すことができますが、機能が制限されているのでご注意ください。
Backlog（バックログ）
Backlogは、プロジェクト管理に必要な数々の機能が搭載されているツールです。例えば、担当者や期日の設定・作業進捗の可視化・プロジェクトの課題共有・チャット機能などです。
今、誰が何に取り組んでいて、それをいつまでに終える予定でいるのかなどが一目瞭然となるように、一覧にまとめられています。納期もわかるので、必要な調整やヘルプなどの共有が可能です。また、チーム内でのファイルの共有も簡単で、タスクごとにメッセージなどを使ってコミュニケーションを取れます。
メールやスプレッドシートを使わなくても必要な機能が備わっており、一括管理できて工数削減につながります。
ツールが充実している分、使いこなすにはスキルや時間が必要かもしれません。一気にさまざまな情報が目に入るので、慣れるまで大変な部分もあるでしょう。企業で多数のユーザーで使用する場合は、月額料金が必要になってきます。
30日無料でお試し可能なので、自社に合ったシステムかどうか確認してみるのはいかがでしょうか。
まとめ｜タスク管理、工数管理のためのグループウェア担当者を設けて業務効率化に取り組もう
タスク管理と工数管理は、企業で業務を効率化するためにどちらも非常に重要なツールです。この2つを改善することで作業効率・生産性をUPさせやすくなります。
タスク管理と工数管理の課題を解決するためには、グループウェアの導入がオススメです。導入初期はツールの設定から従業員の研修など大変なことも多いため、グループウェア導入のための担当者を設けて取り組むことをオススメします。
グループウェアを導入することで無駄の省略や時間の有効活用など業務効率化につながります。グループウェアの導入を検討している企業は、自社の業務と相性がいいかどうかをしっかりと検討したうえで、導入するようにしましょう。
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