こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「タスク管理が苦手」「業務でやり忘れが多い…」そうお悩みの方もいるかもしれません。タスク管理は、あまり習う機会がないものです。そのため、上手く管理する方法がわからないことも多いですよね。
そこで今回は、タスク管理が苦手な原因と、克服のコツを6つご紹介します。今日からでも始められるシンプルな方法もあるため、この機会にぜひチェックしてみてください。
目次
タスク管理が苦手な原因は？
タスクリストを作っていない
タスク管理が苦手な人の原因として、「タスクリスト(To Doリスト)を作っていない」ことが多々挙げられます。
今日やるべきことが明らかになっていないと、職場に着いてから、「何をしよう？」「これは何をするファイルだっけ？」と考えることが多くなります。
集中力が高まりやすい朝の時間に、それだけの決断をすると、脳が疲れて、作業効率が落ちてしまうことも…。そのため、できれば前日夜にタスクリストを作っておくことをおすすめします。
タスクリストは、アナログ、デジタルなど、あなたがやりやすいものに記入しましょう。最近はToDoリストアプリもたくさん出ているため、そちらを参考にしてみるのもいいかもしれませんね。
タスクが曖昧
ToDoリストを作る上で、気をつけたいのが、タスクが曖昧にならないことです。
「会議の準備をする」と書いてあったとしましょう。「何をやるんだったっけ？」「資料の印刷と、会議室の予約と…」このように頭の中で考えているうちに、業務が面倒臭くなってしまうことがあります。
そうならないためにも、「何をどうするのか」を明確にしたToDoリストをおすすめします。10秒以内にやり方や手順が思い浮かぶくらいまで細分化していきましょう。
タスクリストは長くなるかもしれませんが、1つ1つの作業量は多くないため、ゲームをしているように、サクサク進めることができるはずです。
タスクの量が多い
タスク管理が苦手な方は、もしかしたら自分の許容量以上のタスクを抱えているのかもしれません。1日だけではなく、1週間以上にわたってToDoリストで達成できていない業務がある場合は、タスク量の見直しをおすすめします。
タスクの量が多い原因は、
- 業務を割り振られても断れない
- 自分だけで業務を解決しようとする
など、職場環境が影響していることもあります。
そうした状態が続くのであれば、上司に相談し、環境改善を促しましょう。
着手するのが遅い
タスク管理が苦手な方は、着手するのが遅くはないでしょうか。
業務が割り振られても、「あとでやろう」と、後回しにすることもあるでしょう。その結果、「もう締め切り間近…」と、スケジュール管理でミスをしてしまったこともあるかもしれません。
スケジュール上、真っ先に着手するというのは難しいことが多いでしょう。ですが、後になって慌てないためにも、業務を割り振られてすぐに
- 業務の目的
- 完成イメージ
など、概要をチェックしておくことをおすすめします。
タスク管理をスムーズに進めるコツ
ToDoリストを作る
タスク管理をスムーズにするには、ToDoリストの作成を第一に進めましょう。自分が今何に着手しているかを把握することで、作業を進めやすくなります。
日常的な業務などは、前日の夜までに作っておくのもおすすめです。精神的にゆとりができるのはもちろん、夜と朝に見返すことで、業務に必要な物を忘れるのを防ぐ効果も期待できます。
朝、職場に着いてから即座に仕事を始められるため、午前の時間帯を有意義に過ごせるでしょう。
タスクごとの作業時間を想定する
タスク管理が苦手な方は、自分の容量以上にタスクを詰め込んでいることも多いです。そのため、業務時間内に終わるタスク量なのか把握するために、タスク横に見積もり時間を書いておくと良いでしょう。
その後、実際にかかった時間も記入することで、振り返りにも役立ちます。「なぜ見積もりより早くできたのか(遅かったのか)」をレビューすることで、次その業務をする際により効率的に取り掛かられます。
シングルタスクを心がける
- 電話応対をしながら、資料チェック
- 会議に参加しながら、メールの返信
このように複数のタスクを並行して行うことを「マルチタスク」と呼びます。
一方で、一つのタスクに集中して取り組むことを「シングルタスク」といいます。業務をスムーズに進めるには、シングルタスクが有効とされています。
「効率的に時間を使おうと、あちこちに手を出したものの、いずれも中途半端になってしまった」という経験がある方も多いかもしれません。そんなときは、迷わずシングルタスクに切り替えましょう。「今はこれだけに集中しておけばいい」と思えることで、メンタル上でもゆとりができるはずです。
タスクに順番をつける
タスク管理が苦手な人の中には、タスクに順番（優先度）をつけていない方も多いのではないでしょうか。緊急・重要の軸にそって、優先度をつけることで、タスクの最適な順番が浮き彫りになります。
あとはToDoリストに番号を振り、着手していくだけ。シングルタスクを実行しやすくなるため、おすすめの方法です。
リマインダーアプリを使う
タスクのやり忘れを防ぐためには、リマインダーアプリがおすすめです。
- 締め切りの前日
- タスク完了予定時刻の15分前
など、時間を設定しておくことで、スマートフォンやメール宛にリマインドをしてくれます。ミーティングや取引先への訪問などのスケジュール管理にも有効です。
人に頼る
タスク量が多いと実感できている方は、人に頼ることを心がけてみてはいかがでしょうか。一人で多くの業務を抱えると、心身共に疲弊してしまう恐れがあります。
「同僚に迷惑だから…」「周りに心配をかけたくない」と、自分だけで解決しようとしているのかもしれませんが、あなたが体調を崩す方が、同僚も心配になるでしょう。負担を感じた際は、上長などにも掛け合いつつ、タスク量の調節を心がけてみてください。
また、業務の割り振りに関してはグループウェア等でスケジュールを共有するのもおすすめです。タスクの進捗状況や現在手が空いているかなどを、リアルタイムでチェックできます。
「この業務が追加されたけど、自分じゃ手一杯。○○さんなら協力してくれるかも」など、簡単に確認できるため、他のメンバーに業務を割り振りやすくなるでしょう。
苦手を得意に変えて、業務をスムーズに
今回は、タスク管理が苦手な原因と、克服するためのコツをご紹介しました。
タスク管理が苦手な方は、
- ToDoリストを作っていない
- タスクが曖昧
- タスク量が多い
- 着手するのが遅い
といった傾向はありませんでしょうか。
今回ご紹介した以下の6つのコツを参考に、タスク管理を進めてみてはいかがでしょうか。
- ToDoリストを作る
- タスクごとの作業時間を想定する
- シングルタスクを心がける
- タスクに順番をつける
- リマインダーアプリを使う
- 人に頼る
時間管理がうまくいくことで、精神的に余裕を持って業務に取り組めるようになるはずです。
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