こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
どのビジネスパーソンにも欠かせない、スケジュール管理。とはいえ、時にはベテラン社員でもスケジュール管理でミスしてしまうことはあります。他社員からの頼み事を聞いているうちに、次の予定をうっかり忘れてしまったような経験は、多くの方がお持ちでしょう。
そんな時に役立つのが「リマインダー」です。スケジュール管理でリマインダーを活用することで、様々なメリットがあります。しかし、リマインダーについて聞いたことはあっても、どんなものか詳しく知らない方は多いのではないでしょうか。リマインダーをスケジュール管理に役立てるためには、メリットや活用例を把握することが大切です。
そこで本記事では、スケジュール管理でよく使われるリマインダーの基礎知識やメリット、活用例をご紹介します。リマインダーをご存知でない方はもちろん、スケジュール管理を効率したい方も、ぜひご覧ください。
目次
リマインダーとは？
「リマインダー（reminder）」を直訳すると、「思い出させるもの」などとなります。つまりリマインダーとは、重要な情報を思い出させてくれる仕組みのことです。一般的に「リマインダー」という言葉を使う場合、ツールやアプリの一機能として提供されるものを指します。
リマインダーという言葉は、ビジネスのスケジュール管理でよく使われます。多くのスケジュール管理ツールには、リマインダー機能が搭載されているためです。一般的なリマインダー機能では、予定の登録時に通知時刻を設定します。予定の開始時間ちょうどでも、それより前の時間でも設定可能です。
そして設定した通知時刻になると、メールやアラーム、ポップアップ画面などで利用者に通知してくれます。優秀なビジネスパーソンの多くは、このリマインダー機能を活用してスケジュール管理を効率化しているのです。
リマインダーをスケジュール管理に活用する3つのメリット
リマインダーをスケジュール管理に活用することで、主に3つのメリットが得られます。ひとつずつ、順番に解説します。
予定の「うっかり忘れ」を防げる
スケジュール管理に慣れているビジネスパーソンでも、予定の「うっかり忘れ」は起こり得ます。急に用事を頼まれたり、思わぬアクシデントに直面したり…予測できない状況下では、誰でも本来の予定を忘れてしまうことはあるでしょう。
リマインダーを活用する最大のメリットは、こうした予定の「うっかり忘れ」を防げることです。重要な予定の開始前にリマインダーを設定しておくことで、不測の事態でも本来の予定を思い出せます。それにより、関係者に事前連絡を入れてリスケジュールしてもらう、などの対処がしやすくなります。
仕事の段取りがスムーズになる
予定によっては、会議室などへの移動が必要となることもあるでしょう。しかし、開始時間になってから移動を始めるのでは、会議の開始が遅れてしまいます。自分だけで行う予定にしても、事前に準備してからでないとスムーズに始められないことは多いですよね。
リマインダーを活用すると、予定の開始時間よりも前に通知させることが可能です。そのため、会議室への移動といった必要な準備を、あらかじめ済ませやすくなります。結果として、仕事の段取りがスムーズになるのも大きなメリットです。
オフィスにいなくても安心
所用で外出している時だと、自分のスケジュールをすぐに確認できないケースが多いですよね。また外出中とオフィスワーク中では、時間の感覚にずれが生じることもあります。時間をこまめに確認していないと、思った以上に時間が過ぎてしまい、次の予定に間に合わなくなるかもしれません。
スマートフォンでも使えるスケジュール管理ツールでリマインダーを活用すれば、こうした問題を解決できます。移動時間も考慮してリマインダーを設定しておけば、スマートフォンに次の予定を通知できます。必要以上に時間を気にしなくて良くなり、外出時のストレスが減らせるでしょう。
リマインダーの活用例3選
このように、リマインダーをスケジュール管理に用いることで、たくさんのメリットが得られます。しかし、実際にどのような使い方をすれば効果的なのか、イメージしづらい方も多いのではないでしょうか。ここでは、リマインダーの活用例を3つ、ご紹介します。
移動が必要な予定を事前に通知
先ほども解説しましたが、最もポピュラーな使い方です。会議室や別拠点への移動が発生する打ち合わせなどの予定は、事前通知によって移動時間をしっかり確保できます。また、議論が白熱して打ち合わせが長引くケースも良くあります。会議室の予約時間が終了する数分前にリマインダーを設定すれば、次の会議室利用者に迷惑をかける心配がありません。
定期タスクを忘れないよう通知
毎月の締め作業などのように、定期的に発生するタスクもありますよね。リマインダーは、定期的な予定にも設定可能です。不測の事態があっても決まったタイミングでリマインダーが通知してくれるため、忘れずに定期タスクを実施できます。
忘れ物防止のための通知
たとえば、必要な書類を持って行かないといけない予定などもあるでしょう。予定の開始前にリマインダーを設定しておけば、何が必要なのか事前に把握できます。それにより、予定が開始してから忘れ物に気づく事態を防げるのです。
スケジュール管理ツールのリマインダー機能を有効活用しましょう！
今回はスケジュール管理でよく使われるリマインダーの基礎知識やメリット、活用例をご紹介しました。リマインダーを活用することで、予定のうっかり忘れを防げる上に、仕事の段取りがスムーズになります。また外出時にも利用でき、スケジュール管理のストレスを軽減することが可能です。
とても便利な機能で、今回ご紹介した活用例の他にもさまざまな使い方が考えられます。自分なりの使い方を探してみるのも良いでしょう。まだスケジュール管理ツールを導入していない方は、この機会に導入してみてはいかがでしょうか。
なお、スケジュール管理ツールをお探しの方には、機能豊富な「グループウェア」がおすすめです。スケジュール管理だけでなくタスク管理や勤怠管理も行えるため、より業務効率化につながります。また、必要な機能だけを選択して導入できるので、コストを抑えながら早期導入できます。
リマインダー機能を有効活用してスケジュール管理を効率化したい方は、ぜひグループウェアやスケジュール管理ツールを導入しましょう。
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