こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
一つの仕事は、その流れに沿って様々な作業に分けることができます。
これらの作業には大きな作業から小さな作業までありますが、このうち比較的小さな作業は「スケジュール管理（タスク）」と呼ばれることが多く、このスケジュール管理が上手くできるか否かが、業務の効率化やマネジメントの的確さを左右するといってよいでしょう。
特にスケジュール管理は時間の管理と言い換えてもいいくらい、時間の管理とも密接に結びついています。
ここでは、スケジュール管理が上手い人とはどのような人なのか、タスク管理が上手くなるための方法とは何かについて、解説していきたいと思います。
目次
スケジュール管理が上手い人とは
仕事を進める上で、スケジュールの管理は避けて通れないものですから、自然とスケジュールの優先順位は意識して進めているものですが、これが上手くできるか否かによって、仕事の速さや業務の効率には大きな差が出ます。
まず、スケジュール管理が上手い人とはどのような人かみていきますので、仕事を効率よく進めるための参考としてください。
緊急性が高く重要な業務から処理する
スケジュール管理が上手い人は、仕事の優先順位をまず決めるという習慣が身についているといえます。
例えば、納期が早い業務や、他の仕事にも影響の大きいトラブルへの対処は、何よりも優先されますし、ミスの許されない重要な仕事には早めに手をつける必要があります。
スケジュール管理が上手い人は、このように緊急性が高いスケジュールや重要なスケジュールを見極めて、優先順位を決めた上で作業を進めていくことにより、作業の進行を止めることなく、作業全体のバランスを見て、作業の進捗や時間配分を調整できるのです。
業務完了に要する時間を把握している
スケジュール管理が上手い人は、仕事にかけられる時間には制限があることを意識しつつ、個々の業務の完了に要する時間と納期までに残された時間から、仕事のスケジュールを組み立てています。
例えば、ルーティン業務の所要時間を意識することで、他の仕事に振り分けられる残時間の配分も容易になりますし、複数のタスクを平行して進めることでスピード感をもって仕事を進めることができます。
また、スケジュール管理が上手な人は、取引先や社内の関係部署の時間を奪わないように気をつけるなど、時間のコストにも配慮しながら仕事に取り組む姿勢が見られます。
スケジュール管理が下手な人の特徴
時間の使い方が上手い人は、多忙な中にも仕事に趣味に充実した生活を過ごしていますが、逆に、忙しい忙しいといいながら、時間を有効に活用できずに日々流されている人も見受けられます。その違いは何なのか見ていきたいと思います。
判断が遅い
時間の使い方が下手な人の特徴としては、ものごとを決めるのに時間がかかってしまい、時間を浪費してしまう点があげられます。
これは、買い物を例にとると、なかなか買うべきものが決められず時間をかけてしまったりり、必要の無いものを買ってしまったりという状態に似ています。
このように優柔不断で判断力に欠ける人は、時間の使い方が下手な傾向にあるといえるのです。
現状分析ができない
スケジュール管理が下手な人は、自分がある作業をするのにどのくらいの時間がかかるかを把握していなかったり、明日明後日といった当面の予定を把握していない特徴があります。
このために、普段の生活でも直前になって慌てたり、結局約束の時間に間に合わず迷惑をかける結果となったりするのです。
仕事上では、自分が作業に要する時間が把握できていないため、許容範囲を超える業務量を引き受けてしまって納期に間に合わなかったり、残業をして仕事を終わらせざるを得ないという結果になりがちなのです。
スケジュール管理が上手い人を目指すツールの活用
仕事においてスケジュール管理を的確に行うためには、アナログやデジタルのそれぞれのツールの特長を活かして適切に活用しつつ、業務管理を行うことが必要です。
本章では、スケジュール管理が上手い人を目指すために、どのようにツールを活用すれば良いか、見ていきましょう。
ホワイトボードの活用
アナログですが、使い勝手の良い方法として、ホワイトボードの活用があげられます。
ホワイトボードに、担当者名とそれぞれのタスクとその進捗状況がわかるように書き込んで、スケジュールの管理を行うのです。
タスクを分類するときは、「未完了」、「進行中」、「保留中」、「日時ごとのタスク（本日中、今週中、今月中など）」、「完了」のように進捗状況項目に分けて、付箋にタスクの内容を記入して貼り付けていくのも、ひとつの方法です。
ホワイトボードを皆で共有し記入していくことで、社員全員がスケジュール管理の上達を図ることができる、便利なツールと言えるでしょう。
PCソフトによるスケジュールの共有管理
スケジュール管理をデジタル化して社内で共有したいときは、PCソフトを使ってデータ化し社内フォルダで共有する方法があげられます。
特に進捗状況の管理を行う際には、「タスク内容」、「担当者名」、「仕事の開始日時」「仕事の終了日時」、「締切予定日」、「進行状況」、「業務の重要度」のような項目によりデータ整理するとよいでしょう。
これによって、会社や部署全体として業務の進捗状況を把握することができますし、スケジュール管理も効率的に行うことができ効果的です。
デジタル・アナログのカレンダーの活用
デジタルあるいはアナログのカレンダーを使って、スケジュール管理をするのも有効な方法です。PCで使えるデジタルのカレンダーには、タスク管理、ToDoリストといった便利な機能がついています。
これらの機能を使えば、タスクの内容のほか詳細な日時の指定もできるので、一目で仕事の全体の状況を把握することができますし、リマインド機能によって仕事を処理し忘れることも防げます。
一方、アナログの卓上カレンダーなども、タスクの締め切りを書き込むことで、一目で把握することができ意外と便利です。
ビジネスチャットの活用
ビジネスチャットは、チャット機能やビデオ通話機能によりビジネスコミュニケーションをサポートするツールですが、スケジュール管理機能を備えたものもあり、これを活用することで業務効率化やコミュニケーションの活性化が期待できます。
ビジネスチャットのChatworkは、チャット上でスケジュール共有ができるほか、それぞれの業務の締切や内容の共有ができます。個人用の記入スペースもあるので、業務を記入しておくことで、個人的に覚えておくべきメモとして活用できます。
グループチャットを用いて、取引先との間や社員相互でタスク情報を共有管理することもできますので、効率的にスケジュール管理を行うことにもなります。
スケジュール管理が上手い人になるために
スケジュール管理が上手い人と下手な人の違いについて理解は深められたでしょうか。
これまで見てきたように、スケジュール管理の上手い人は、業務の重要度や緊急度によって優先順位を明確にしていること、業務にかかる時間を把握していること、といった特徴がありました。
スケジュール管理を効果的に進めるためには、取引先や社員との間で円滑なコミュニケーションや情報共有を行うことが大切であることも見てきました。
ホワイトボードやカレンダーの活用も一つの方法ですが、グループウェア等のITツールを活用すれば、そのスケジュール管理機能によって業務管理がしやすくなりますし、チャット機能やビデオ通話などによりコミュニケーションの円滑化にもなります。
グループウェアの導入で、効果的なスケジュール管理による業務の効率化や、円滑なコミュニケーションを実現できることでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
