こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
プロジェクトにおけるスケジュール管理の目的は、納期を守り、予算の範囲内で業務を完了させることです。具体的には、日程の調整や不必要なコストや業務の削減、リスク回避やスケジュールの可視化を行います。
この記事では、日程調整の目的やツールを導入するメリット、オススメのツールについてご紹介します。近年、数多くの日程調整ツールが提供されています。ツールの特徴や強みを把握し、導入を検討してみてください。
目次
プロジェクトにおけるスケジュール管理の目的とは
プロジェクトを計画通りに遂行するため、スケジュール管理は非常に重要な要素です。具体的には、以下の目的でスケジュール管理が行われます。
- 納期への対応
- 無駄なコストや業務の削減
- リスク回避
- スケジュールの可視化
それぞれ解説していきますので、プロジェクトを成功させたい方はぜひ確認してみてください。
納期への対応
多くのプロジェクトでは、さまざまな要件が決まっており、納期に遅れないように進捗やスケジュールを管理する必要があります。そして、メンバーのタスクに遅れが生じる可能性があるときは、タスクを振り分けるなどの対応が求められます。
スケジュール管理は、プロジェクトマネージャーなどが一人で行うこともありますが、メンバー全員で情報を共有していればより柔軟に対応できるでしょう。プロジェクトの納期遅れは、クライアントからの信用を失う恐れもあり、あらかじめ対策を立てておくことが重要です。
無駄なコストや業務の削減
適切なスケジュール管理を行うことで、不要なコストや業務の削減が可能です。経費や不要なタスク、人員の削減ができれば、プロジェクトを予算内に抑えられるため、利益の最大化が期待できます。
プロジェクトの進捗状況を管理する際は、メンバーが抱えるタスクを確認し、効率的に進められるよう作業量を調整することが大切です。作業の効率化が実現できれば、多くのプロジェクトを受注したり、大規模なプロジェクトにも挑戦できます。
リスク回避
プロジェクトを進行していると、思わぬトラブルやイレギュラーが発生する可能性があります。例えば、納期遅れや予算オーバー、品質異常などのリスクが考えられます。
リスクを上手に回避できないと、クライアントからの信頼失墜や、赤字を計上する恐れがあります。プロジェクト進行では、リスク対策を考えたうえで、周囲と円滑にコミュニケーションをとり正しいスケジュール管理を行うことが重要です。
スケジュールの可視化
スケジュールを共有することで、メンバーそれぞれのスケジュールやタスクが可視化され、お互いの予定や進捗を把握できます。情報共有は、ダブルブッキングや予定忘れの防止にもつながるため、スケジュールの可視化は企業で積極的に導入されています。
また、スケジュールの可視化には、利便性の高い日程調整ツールやスケジュール管理ツールが有効です。オンラインのツールであれば、出先や自宅などでも確認や更新ができるため、リアルタイムで情報を共有できます。
プロジェクトには日程調整ツールの導入がオススメ！
プロジェクトを成功させるには、日程調整ツールの導入がオススメです。日程調整ツールを導入するメリットは、主に次の点が挙げられます。
それぞれ解説しますので、参考にしてみてください。
タスクの優先度をつけられる
日程調整ツールを導入すれば、メンバー全員のタスクやスケジュールが可視化され、タスクの優先度をつけやすくなります。優先度をメンバーで共有することで、効率的にタスクを消化でき、チーム全体で納期短縮に取り組むことが可能です。
またタスクを可視化することで、業務の統合や分割すべき仕事も鮮明になり、スムーズなプロジェクトの進行が実現できます。このように、日程調整ツールの導入は、作業効率の向上が期待でき、納期が厳しいプロジェクトの成功にもつながっているのです。
チーム内での情報共有が簡単
多くの日程調整ツールでは、スケジュールやタスクの情報共有が自動で行われます。そのため、メンバー同士ですぐに進捗状況を確認でき、遅れているタスクの把握も容易にできます。
また日程調整ツールは、アナログな方法に比べ、タスク管理にかかる時間や手間を減らせる点もメリットとして挙げられます。ツールを活用すれば、トラブルや作業の遅延にも気が付きやすく、納期が厳しい場合でも柔軟な対応が可能になります。
日程調整ツールのなかには、情報共有に限らずスケジュール調整まで自動化できるものもあります。導入を検討する際は、どのような機能があるのかを確認し、有効活用できるツールを選択することがオススメです。
時間や場所を選ばず確認ができる
クラウド型の日程調整ツールを導入することで、インターネット環境とスマホなどの通信機器さえあれば、時間や場所を選ばずに日程確認やスケジュールの更新が可能です。そのため、リモートワークなど従業員の予定にあわせた働き方が実現できるため、育児や介護で忙しい方も採用しやすくなるメリットがあります。
また、日程調整ツールの多くは、タイムカードの機能も搭載されています。そのため、これまでのような打刻のための帰社が必要なくなり、交通費の削減が可能です。
多くの企業が、少子高齢化の影響で人手不足に悩まされ、日程調整ツールを導入しています。臨機応変な働き方の実現に向け、ツールの導入を検討してみてください。
ダブルブッキングの防止
スケジュール管理を可視化することで、スケジュールや設備利用のダブルブッキング防止が可能です。ツールにアクセスするだけで、事前にメンバーの予定やスケジュールを確認できるため、コミュニケーションコストも減らせます。
また、通知機能が搭載されているツールであれば、メンバーの予定の見落としも防げます。さらに、社外の方とスケジュールを共有できるツールもあるため、職種や業務内容にあった機能が搭載されている日程ツールの導入を検討するとよいでしょう。
日程調整にオススメのツール5選
近年、さまざまな日程調整ツールやスケジュール管理ツールが提供されています。ここでは、そのなかでも日程調整にオススメのツール5つをご紹介します。それぞれ特徴や強みを解説しますので、確認してみてください。
クロジカスケジュール管理
弊社が提供しているクロジカスケジュール管理は、直感的に扱える操作性が魅力で、ITに不慣れな方でも問題なく扱える日程調整ツールです。
また、このツールはチャット機能も充実しており、議事録作成や作業者が代わった場合の引き継ぎにも便利です。登録した情報は簡単に見返せるため、確認のためのミーティングの削減にもつながります。
クロジカスケジュール管理は、1,800以上の企業が導入している人気のツールで、無料プランも用意されています。まずは無料プランからはじめ、ツールの実用性を体感することがオススメです。
TimeRex
TimeRexは、ミクステンド株式会社が提供する、企業向けの日程調整ツールです。日程調整の自動化など豊富な機能が搭載されており、日程調整をスムーズに行うことができます。登録者数は24万人を超えており、大企業でも導入されています。
このツールの特徴は、日程調整の自動化など豊富な機能が搭載されている点です。また、Zoomとも連携しているため、Web会議のURL自動発行やメールでの自動通知などを使えば、面倒な会議連絡の手間を削減できます。
ただし、TimeRex自体にWeb会議機能が備わっているわけではありません。前述の機能を利用したい場合は、別途Zoomに登録しなければならない点には注意が必要です。
調整アポ
調整アポは、株式会社RECEPTIONISTが提供する日程調整ツールです。ツールの利用には3つの料金プランが用意されているため、自社にあったプランを選択することで、お得に利用できます。
このツールの特徴は、コピペで日程調整が完了する点です。スケジュールを登録することで、参加者の空き時間をピックアップし、自動で候補となる日程を提案してくれます。また、さまざまなツールとの連携も可能で、豊富な機能を使いこなせばプロジェクトの業務効率にも有効です。
一方で、トラブル時に連絡がとりにくいという口コミも見受けられます。電話でのトラブル対応ができないプランでツールを利用する際は、注意が必要です。
eeasy
eeasyは、株式会社E4が提供するビジネスツールです。多数の特許を取得した高機能なツールが魅力で、日程調整に必要な機能を網羅しています。
また、月間の調整回数が6回未満の方は無料で利用できます。ただし、日程調整を頻繁に行う場合は、ほかのツールよりも料金が高くなる可能性もあり、プラン選びには注意が必要です。
Jicoo
Jicco（ジクー）は、ジクー株式会社が提供するチームでのスケジュール管理に特化した日程調整ツールです。AIを活用したスケジュール調整も可能で、スマートに調整を行うことができます。
3つの料金プランから用意されており、無料でも多くの機能が利用できるため、初めて日程調整ツールを導入する企業にもオススメです。ただし、表示スピードが遅いという意見もあるため、まずは無料プランで実際に操作して、導入を検討するとよいでしょう。
まとめ｜日程調整ツールを導入してプロジェクトを成功させよう
この記事では、日程調整の目的やツールを導入するメリット、オススメのツールについてご紹介しました。プロジェクトにおける日程調整やスケジュール管理は、納期遵守、不必要なコストや業務の削減につながり、リスクを回避するために重要な要素です。
また、日程調整ツールを導入することで、チームメンバー全員のスケジュールの可視化が可能です。特に緊急性の高いプロジェクトの場合はトラブルが起きやすいため、メンバー同士のタスクやスケジュールを共有できる日程調整ツールの需要が高まっています。
また、本記事内では、オススメの日程調整ツールについても解説しました。自社の現状や課題を把握したうえで、問題解決に役立つツールを導入することがオススメです。
これらを利用することで、リモートワークがスムーズになるというメリットもあります。オフィスでの働き方改革にもつながるため、ぜひ導入を検討してみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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