こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
企業にとってペーパーレスが必要といわれるようになりました。ですが、何も最近言われるようになったことではありません。なんと1970年代にペーパーレスは登場しており、2000年に入ると現実的にデンマーク行政などで用いられるようになりました。
日本でもさまざまな分野でペーパーレスが加速してきています。しかし、なぜ必要なのか、導入する理由などはそこまで明確ではないのが現状です。営業事務などでも効率化を推し進めるためにペーパーレスを推し進める企業が増える中、どんなことが必要なのか見直さなければいけません。
目次
営業事務の効率化にペーパーレスは必要か
ペーパーレスの現状
日本ではペーパーレスがうまくいかなかった現状があります。こうしたことからも、デジタル化後進国とも呼ばれてきました。理由は明白で、法律によって紙媒体の書類の保存が義務付けられていたからです。ペーパーレスを進めたくても、結果として紙媒体を必要としたため実現できなかったのです。
この現状がペーパーレスに関する法律によって変わってきました。電子帳簿保存法などが代表的ですが、現在の状況にあった形に改正されてスキャナ保存が認められたことで、状況が変わったのです。
さらに加速させたのは、新型コロナウイルスの影響でした。感染拡大を抑えるためにテレワークが増加しました。結果としてペーパーレスになっていったのです。関心も高まり、多くの企業が導入するようになりました。多くの革新的なベンチャー企業がけん引していったこともあげられるでしょう。
すべてペーパーレスにできない理由
どんな業務でもペーパーレスが実現できるわけではありません。現実的な問題を考えても導入できない企業も存在します。しかし、営業事務などでは十分に活用の余地があるのです。
ペーパーレスにできない事由として、経営陣の意識の問題があります。もともと紙媒体の文化の中で成長してきたことから、ペーパーレスに対する嫌悪感や不信感が募っているケースです。効率化したくてもこれまでの形を崩す意味を見出せません。安定化を目指してきた企業では、こうした事例がよく出てきます。
ペーパーレスには、必ずリスクが存在します。リスクがあるにもかかわらず、あえて安定した状態を崩す意味が見出せなくなるのです。
社員のスキルの問題もあります。簡単にペーパーレスといっても、誰でもその技術を理解できるわけではありません。もっとはっきりいえば、ペーパーレスに対する技術を持たなくても、アナログな社会で生きていけます。すべてオンラインになるわけがない理由ともいえるでしょう。特にベテラン層でみられる理由です。
知識不足の問題は、いまだに簡単に解決できない部分として残っています。ペーパーレスに関する知識がなければ、何も進みません。詳しい知識を持つ社員がいればペーパーレスを進められるでしょう。ですが、現実的に簡単な問題とはいえません。
ペーパーレスによるメリットと改革
ペーパーレスを進めることで、生産性に影響が出てきます。紙による書類が減るだけではありません。これまでやってきた業務を簡略化するのがペーパーレスの目的だからです。
例えば営業事務では、伝票整理が重要になります。この伝票も繰り返し行われるものであれば、必要事項だけ変更して入力を進められるのです。いちいち手で書いて伝票を作り、束ねなくても済みます。この管理業務からも解放されるため、別の業務に集中できるでしょう。
営業事務もテレワークの時代に入りました。テレワークには、ペーパーレスが重要な意味を持ちます。どんなに離れた場所でも、必要な情報を処理できるのがペーパーレスのメリットです。ICT技術を利用すれば、どこにいても同じような業務の実現ができます。ペーパーレスとともに、スケジュール管理も導入していけば、営業事務でもオフィスを固定する理由はなくなるのです。
営業事務の仕事を効率化するペーパーレス
営業事務の仕事は、常に多くの書類に囲まれていきます。顧客との交渉よりも、サポートがメインの業務となるからです。営業は基本的に折衝しつつ、煩雑な事務仕事は営業事務がバックアップする。この体制を強固なものにするためにも、ペーパーレスが役立つのです。
営業事務の仕事の基本は、営業の仕事を効率化させることにあります。その分だけ負担の大きな仕事でもあり、営業事務の仕事自体を効率化させることが重要な意味を持つのです。
基本的に長時間労働になりやすい性質を持っているのが営業事務です。ワークライフバランスを向上させなければ、モチベーションがだんだんと低下します。どんなに業績を上げても、この負担は軽減できないからです。
ペーパーレスにすると、仕事量が減ります。長時間労働からも解放されるため、モチベーションを維持しやすくなるのです。満足度も向上し、定着率も高められることから、業務全体の効率化を推進できます。
コストを強力に削減
営業事務でかかるコストとして、紙は大きな比重がかかってきました。伝票や書類など多くの紙が必要になるからです。専用伝票など特殊なものまで用意する場合は、このコストはさらに増大するでしょう。
営業事務の長時間労働コストも削減しつつ、紙のコストも下げられるのがペーパーレスです。定着率が上がることで、募集にかかるコストや労力、教育にまでコスト削減ができます。思っている以上に大きな影響力を持つのがペーパーレスです。
さらに顧客満足度も向上していきます。営業事務の負担軽減が顧客サービスの時間に充てられるからです。営業側の業務の負担軽減にもつながり、売り上げの向上も目指せます。
管理をデジタル化できる
営業事務の業務の中で、管理義務は非常に大きなウェイトを占めます。商品の受発注から始まり、納品スケジュールなども重要です。入金のチェックやデータの集計など、さまざまな業務を管理しなければいけません。こうした業務をペーパーレスにできるのです。
ペーパーレスにしやすい仕事の特徴は、定型があるものです。営業事務の仕事の中でもこうした仕事は形が作られており、紙によって作業しないでも済みます。インターネットの活用により、さらに作業が効率化しやすくなるのです。
資料に関しても同じことがいえるでしょう。現在ではパワーポイントなどプレゼン用のソフトが基本となっています。これらの資料はデジタルなものであり、わざわざ紙に落とし込む必要がありませんでした。これがペーパーレスとしてデジタル化できるのであれば、業務負担は大幅に軽減できるのです。
スケジュール管理も大事なポイントです。これまでホワイトボードやノートなどを使って管理していたものはデジタル化できるようになりました。ペーパーレスにしてクラウド化できれば、簡単に管理できるのです。どこにいてもアクセスできるようになり、業務は大幅に改善していきます。
まとめ｜ペーパーレスは事業の継続性のためにも
営業事務の仕事は、営業をサポートする形をとっているものの、業務は非常に多岐にわたります。その仕事をペーパーレスにするのは、紙を減らす、やめるといった以上の意味があるのがわかるでしょう。仕事の負担を軽減し、育ってきた人間を手放さない環境を作れば、事業の継続化にも大きな影響を与えます。定着を促すことは、企業の成長に欠かせないキーワードになるからです。
人を育てるのには時間がかかります。負担軽減のためにスケジュール管理も含めてペーパーレスを促進させていけば、大きなメリットを生み出すのです。
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