こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
業務改善のために「PDCAサイクル」を回している企業は多いでしょう。PDCAサイクルとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Act（改善）の4プロセスを繰り返していく手法です。1950年代から存在する手法にもかかわらず、今でも業種を問わず多くの企業で採用されています。
PDCAサイクルは有力な手法ですが、企業の中には「効率が悪い」と感じている方もいるのではないでしょうか。
PDCAサイクルをスムーズに回せないと、かえって企業の生産性を低下させることになりかねません。PDCAサイクルを効率化するうえでカギとなるのが、ITツールの活用です。
そこで本記事では、PDCAサイクルの効率を低下させる課題や、おすすめITツールをご紹介します。PDCAサイクルに効率の悪さを感じている方は、ぜひご覧ください。
目次
PDCAサイクルの効率を低下させる3つの課題
まずは、PDCAサイクルの効率化を妨げる3つの課題を押さえておきましょう。
情報共有に手間がかかる
PDCAサイクルでは、現状の課題やアクションプランなど様々な情報を管理し、関係者と共有することが求められます。PDCAサイクルの各プロセスは日々状況がアップデートされていくため、リアルタイムに共有できる仕組みが必要です。
PDCAサイクルに関する情報共有の際に、Excelの共有ファイルを用いている企業は少なくありません。しかしExcelでは、ファイルオープンや細かいセル操作に時間がかかってしまいます。PDCAサイクルを回すうえで、こうした情報共有の手間が効率低下の大きな要因となるのです。
情報管理が煩雑になる
PDCAサイクルを継続的に回していくと、新たな情報がどんどん積み重なっていきます。情報が増えれば、当然ながら管理は煩雑になってしまいます。特にExcelでは多くのシートやセルを継続的に更新していく必要があり、担当者の大きな負担になるでしょう。
多岐にわたる情報をシンプルに管理できる仕組みがないと、更新漏れや更新ミスが多発してしまいます。プロセスの状況が適切に更新されないと、関係者間で認識違いが発生することもあります。業務改善の目的でPDCAサイクルを導入しても、作業や確認に余計な時間を奪われるのでは本末転倒です。
会議が増えやすい
PDCAサイクルを採用すると、各プロセスの状況や各人の認識を共有するために会議が増えがちです。こうした会議でExcelを用いる場合、単なる報告会になることも少なくありません。時間がかかる割に中身がなく意義を感じられない会議では、生産性の低下につながります。
また資料作成や日程調整など、会議の準備に多くの時間を奪われるのも難点です。テレワークが普及している昨今では、オンライン会議も増えています。オンライン会議だと意思疎通が図りづらく、対面の会議以上に時間がかかることも多いでしょう。
PDCAサイクルの効率化におすすめのITツール3選
PDCAサイクルを効率化させるためには、情報の管理・共有や会議などの無駄をなくすことが大切です。それらを実現するうえで、ITツールの活用がカギとなります。ここでは、PDCAサイクルの効率化に役立つITツールを3つご紹介します。
ビジネスカレンダー
「ビジネスカレンダー」は、社員のスケジュールをWeb上で管理・共有できるITツールです。カレンダー形式で関係者の予定や会議の日程を簡単に把握できます。Excelのように毎回ファイルを開いたり、更新した旨を個別に連絡したりする手間がかかりません。お互いの状況をリアルタイムに共有できることで、PDCAサイクルにおける連携強化につながります。
また、多くのビジネスカレンダーには日程調整機能も搭載されています。何往復もメールすることなく日程を調整できるため、会議の日程調整を効率化することが可能です。日々欠かせないスケジュール管理を効率化できるメリットは大きく、特に費用対効果が期待できるITツールといえます。
プロジェクト管理ツール
「プロジェクト管理ツール」は、Web上でプロジェクトの進捗状況を管理・共有できるITツールです。ガントチャート形式で、各プロセスの状況がひと目でわかります。
遅れているプロセスも可視化されるため、お互いにフォローしやすくなるでしょう。また、予定工数・実績工数を記録することもでき、各プロセスの振り返りに役立ちます。
ビジネスチャット
「ビジネスチャット」は、Web上で離れた相手とチャット形式のやり取りが行えるITツールです。本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信できるため、メールよりも手軽に情報共有できます。またチャットルームを作成することで、メッセージベースのオンライン会議も可能です。テレワークや拠点が離れている場合でも、認識合わせに手間がかかりません。
まとめ｜ITツールを有効活用して、PDCAサイクルを効率化しましょう！
今回はPDCAサイクルの効率を低下させる課題や、おすすめITツールをご紹介しました。
PDCAサイクルは効果的に取り入れれば、業務改善や企業の利益拡大につながります。その一方でPDCAサイクルの効率が悪いと、生産性の低下につながりかねません。PDCAサイクルを企業の足かせにしないためにも、適切なITツールを導入し、有効活用することが大切です。
とはいえITツールには様々な製品があり、複数導入すればコストがかさんでしまいます。コストを抑えて賢くITツールを導入するには、「グループウェア」がおすすめです。グループウェアは、情報共有やコミュニケーションの効率化に役立つ機能を数多く搭載しています。
グループウェアの中でも「クロジカスケジュール管理」は、今回ご紹介したITツールの機能を全て兼ね備えています。リーズナブルな月額料金だけで導入でき、初期費用もかかりません。PDCAサイクルを効率的に回したい方は、ぜひクロジカスケジュール管理の導入をご検討ください。
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