こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「紙の申請書にいちいちハンコを押すのが面倒…」
「紙の申請書を書き間違えてしまい、時間や紙を無駄遣いしてしまった…」
こんな風に思ったことがある方も多いのではないでしょうか？紙での申請手続きには様々な不便があるため、ストレスを感じることも多いですよね。
そんな方に朗報です。紙の申請書は、「ワークフローシステム」を使うことで卒業できます。そしてワークフローシステムの中でも、特にクラウド型がオススメです。
この記事を読むことで、ワークフローシステムのメリットや、クラウド型ワークフローシステムが人気の理由が分かります。ぜひご一読ください。
目次
ワークフローシステムとは？
会社で仕事をしていると、申請や承認といった手続きが発生することは多いですよね。ワークフローシステムは、これらの手続きを電子化するためのシステムです。
申請や承認の手続きを電子化することで多くのメリットが得られ、結果的に企業の利益につながるのです。そのため、ワークフローシステムは多くの企業で導入が進んでいます。
ワークフローシステムを使うことのメリット
ワークフローシステムを導入することで得られるメリットを3つ、ご紹介します。
ペーパーレス化で資源もコストも節約できる
従来の申請手続きといえば、紙の申請書が当たり前でした。しかし、申請書が沢山必要になると、紙にかかるコストも軽視できません。それに、紙は木からできているので、紙を使えば使うほど資源をたくさん消費することになってしまいます。
そこで効果的なのが、ワークフローシステムです。ワークフローシステムを使うと申請書を電子化できるため、従来のように紙の申請書が必要ありません。その結果、紙にコストがかからなくなるうえに、資源を節約できるのです。
申請手続きがすべてオンラインで完結できる
紙の申請書で手続きを進めるためには、必ず承認者に手渡ししなければなりません。しかし、承認者が外出中ですぐに会えない場合もありますよね。それに、最近では在宅ワークなどでオフィスにいない働き方も増えています。手続きのために逐一申請書の手渡しが必要になるのは不便です。
また、紙の申請書は基本的に手書きでハンコが必要なため、作成に手間がかかります。特に書き誤ってしまうと訂正印など面倒な対応が必要ですし、新しい申請書を印刷し直すのでは資源がもったいないです。
一方ワークフローシステムを使うと、申請や承認、差し戻しといった処理をすべてWeb上で行えます。そのため、紙の申請書のように手書きやハンコの必要性がなくなり、手軽に申請できるのです。しかも、直接承認者と会わなくても手続きを進められるため、在宅ワークや外出中でも、全く問題ありません。
手続きの進行状況が把握できる
紙の申請書を提出すると、申請者の手元には情報が全く残りません。そのため、手続きがどこまで進んでいるのか把握できないのです。最悪の場合、申請者自身が申請書の存在を忘れることさえあり得ます。
一方ワークフローシステムを使うと、Web上で手続き状況が簡単にチェック可能です。しかも、承認者が承認や差し戻しを行った場合、申請者のパソコンにリアルタイム通知されます。その結果、申請手続きで発生するやり取りがスムーズにできるのもメリットのひとつです。
ワークフローシステムの中でも、「クラウド型」の人気が高い理由
ワークフローシステムには、「オンプレミス型」「クラウド型」の2種類があります。この2つの違いは、申請手続きの管理に使うサーバーです。オンプレミス型は自社サーバーを使うのに対し、クラウド型はWeb上のクラウドサーバーを使います。
そして最近では、クラウド型ワークフローシステムの人気が特に高まっているのです。その理由を3つ、順番にご解説します。
利用コストが比較的安い
オンプレミス型ワークフローシステムの場合、自社にサーバーを設置しなければなりません。そのため、導入のための初期費用がかなりかかるのです。それに、サーバーの運用・保守をすべて自社で行わなければならず、長期的に見ても手間やコストがかかります。
その点クラウド型ワークフローシステムの場合は、Web上のクラウドサーバーを使えます。よって、サーバー設置の初期費用がかからないうえに、サーバーの運用・保守も自社で行う必要がないのが大きなメリットです。
クラウド型ワークフローシステムの場合月額料金はかかりますが、1社員あたり数百円程度です。オンプレミス型でかかる導入や運用、保守のコストを考えると、クラウド型の方がコストを抑えやすいといえます。
アップデートが基本無料
オンプレミス型ワークフローシステムの場合、前述のとおり自社サーバーの運用や保守を社内で行わなければなりません。障害の発生などによりシステムをアップデートする必要がある場合、追加のコストがかかりやすいでしょう。
一方クラウド型ワークフローシステムを使うと、サービス提供者がオンラインでシステムのメンテナンスを行ってくれます。月額料金だけ支払えば、システムのアップデートには追加料金がかかりません。アップデートに追加のコストがかからないのは、うれしいポイントですよね。
どこでも申請手続きできる
オンプレミス型ワークフローシステムでは自社サーバーを使うため、社内ネットワーク上でしか申請手続きができません。その点、クラウド型の場合はWeb上からサーバーにアクセスできるため、スマートフォンからでも使えます。そのため、外出中やテレワークなどでオフィスにいない時でも使えるのが大きなメリットです。
まとめ
今回はワークフローシステムのメリットや、クラウド型ワークフローシステムが人気の理由をご紹介しました。今回の内容を振り返りましょう。
・ワークフローシステムとは
⇒申請や承認といった手続きを電子化するシステム
⇒自社サーバーを使用する「オンプレミス型」と、クラウドサーバーを使用する「クラウド型」の2種類が存在する
・ワークフローシステムを使うことで得られるメリット
①ペーパーレス化で資源もコストも節約できる
②申請手続きがすべてオンラインで完結できる
③手続きの進行状況が把握できる
・ワークフローシステムの中でも、「クラウド型」の人気が高い理由
①「オンプレミス型」に比べて、利用コストを抑えやすい
②アップデートに追加料金がかからない
③どこでも利用可能
テレワークが全国的に推奨される今の時代、直接のやり取りが必要な紙の申請書では不便なことが多いでしょう。現状の申請手続き方法に課題を感じている方は、ぜひクラウド型のワークフローシステムを使ってみてくださいね。
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