脱ハンコでテレワークを可能に!ITツール導入のポイントも

こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。

「ハンコのためだけに出社しなければいけない」「承認作業の待ち時間が長すぎる」そう感じている方も多いのではないでしょうか。
業務に滞りが出ることもあり、ハンコ文化は大変な面もありますよね。

そこで今回は、脱ハンコのメリットと、導入のポイントをご紹介します。
これまで脱ハンコに踏ん切りがつかなかった場合でも、メリットを確認できれば、導入へのきっかけになるかもしれません。
ぜひ参考にしてみてください。

ハンコ文化のデメリット

押印のための出社

ハンコ文化のデメリットとして、真っ先に挙げられやすいのが「押印のための出社」です。
コロナ禍によって、テレワークをするよう呼びかけられました。
しかし、ハンコを押すためだけに出社していたという方も多いのではないでしょうか。
「業務として面倒だ」という感情的なデメリットの他にも、

  • 出社に時間がかかる
  • 書類を郵送で送るため、手続きが遅れる

郵送への準備等も踏まえると、ハンコ文化は時間のロスが大きいと感じられます。

承認作業による業務の遅延

先ほどに引き続き、時間に関連して「承認作業の遅延」が挙げられます。
メールや電話で合意がとれていたとしても、ハンコをもらわなければならないケースも多いでしょう。
その時間分、作業が進められず、業務が遅れてしまうことも…。
承認の担当者が社外や、出張で遠方にいる場合は、さらなる遅延が予想されます。

テレワークの阻害

社内にハンコ文化があるため、テレワークが認められていない方も多いかもしれません。
コロナ禍によって、テレワークを導入する企業は増えました。
中には、テレワークによってコスト削減、業績の向上がみられたケースもあるそうです。
ハンコ文化によって、テレワークが導入できないとなると、そうした機会も失ってしまう恐れがあるのです。

脱ハンコのメリット

ストレス軽減

脱ハンコになると、テレワークがしやすくなります。
テレワークの導入すると、利便性が高まるほか、社員のストレスが減る効果も期待できます。
ある調査では、テレワークでよかった点を尋ねたところ「通勤によるストレスがなくなった」と、6割近くの方が回答したそうです。
ストレスが軽減されれば、その分離職率の低下にも繋がるでしょう。
中には「その他の業務は今すぐにでもテレワークができるけど、ハンコだけがネックになっている…」という方もいるかもしれません。
もし、「ハンコ文化を解消したい」という考えとともに、「離職率を下げたい」と感じているのであれば、この機会に脱ハンコし、テレワークを導入してみるのも良いかもしれません。

コスト削減

脱ハンコをすると、コスト削減にも役立ちます。
ハンコによって、意外とコストがかかっているものはあるものです。
例えば、

  • 契約書の印刷
  • 書類の郵送ひよう
  • アナログ資料の保管・管理費用

などが挙げられます。
1つ1つは小さな額かもしれませんが、合わせると多額になるケースもあります。
特に紙媒体だけを保管するための部屋や倉庫を借りているのであれば、
脱ハンコによって削減できる額は大きくなるでしょう。

保管・管理が簡単に

脱ハンコ化・書類の電子化をすることで、
保管や管理が簡単になります。

電子化されていれば、探している書類を見つけやすくなるのもメリットです。
キーワードや日付で検索することもできますし、
クラウド保存しておけば、外出先でスマートフォンからチェックする、
といったこともできるでしょう。
間違えてシュレッダーにかけてしまうこともなくなります。

また、電子で管理すると、

  • 誰がいつアクセスしたのか
  • その際の修正内容は何だったか

などの記録が残ります。
そのため、悪徳な行為を予防する抑止力にもなるでしょう。

企業のイメージアップ

脱ハンコは、企業イメージアップにも役立つでしょう。

近年は「SDGs(持続可能な開発目標)」が掲げられ、
環境へ配慮のある活動が促進されています。
そのような中で、ハンコ文化で紙をたくさん使っているとなると、
「環境への配慮が行き届いていない」
と感じる人も。
そうした人は少ないかもしれませんが、脱ハンコでペーパーレス化をすることで、

  • 環境に優しい企業
  • デジタルを駆使する洗練された企業

といったイメージを発信することができます。

時間の有効活用

ハンコ文化では、

  • 押印のために通勤時間
  • 郵送に関わる時間

など、脱ハンコ文化よりも時間が余計にかかります。
その時間によって、「作業が遅延した」という経験がある方も多いのではないでしょうか。
そのため脱ハンコ化すると、時間を有効活用しやすくなるのです。
ワークフローシステムなど、専門ツールを使って電子化することで、
契約や承認にかかる時間が半分以下になった企業も。
導入へのコストはかかってしまいますが、
それによりできた時間で、穴埋めする以上のパフォーマンスを残せる可能性もあります。

脱ハンコのポイント

コストパフォーマンスを検討する

脱ハンコにおすすめの

  • グループウェア
  • ワークフローシステム

は、導入にあたり費用がかかることがほとんどです。

そのため、導入前にコストとそれに見合う成果が出るかはしっかり検討しましょう。

利用者の規模や機能によって、費用は変わってきますが、
だいたい1人あたり500~1,000円+初期費用が目安です。
電子署名だけに特化した専門ツールであれば、もう少し費用を抑えることもできるでしょう。
電子化する目的が明らかなのであれば、そうした専門ツールもおすすめです。
一方で、電子化、電子署名だけでなく、業務全体の効率化を図りたいのであれば
グループウェアを推奨します。
1パッケージに様々な機能が付いているため、専門ツールをいくつも入れるよりもリーズナブルに導入できます。

操作がしやすいものを選ぶ

どのような制度も、導入後は慣れるのに時間がかかります。
時間以外にも、心理的に負担に感じる社員もいるでしょう。
そのため、操作がしやすいツールを選ぶことをおすすめします。

  • マニュアルを見なくとも基本操作がわかる
  • スマートフォンやタブレットからも見やすい
  • サポート体制が整っている

などを重視して、ツールを選んでみてはいかがでしょうか。
「これは使いやすい」となると、社内にも浸透しやすいはずです。

小規模で試運用する

いきなり社内全体で電子署名・ペーパーレス化をするのはおすすめしません。

  • 初期費用がかかる
  • 社内に浸透しなかった際の損失が大きい
  • 利用ルールが曖昧なため、現場が混乱しやすい

といったデメリットが考えられます。

そのため、最初は部署ごと、もしくはプロジェクト内など、小規模から始めることをおすすめします。
グループウェアなどの無料体験を利用し、期間を定めて運用してみましょう。

  • テレワークにどう活かせるか
  • 利用ルールをどうするか
  • ツールの担当者はどのように配置するか
  • より効率的にするにはどうすべきか

などを、メンバー内でレビューしたのちに、社内全体に導入すると
スムーズに脱ハンコを進められるでしょう。

脱ハンコのメリットは大きい

今回は脱ハンコのメリットと導入へのポイントをご紹介しました。
脱ハンコすると、

  • ストレス軽減
  • コスト削減
  • 書類管理の利便性アップ
  • 企業のイメージアップ
  • 時間の有効活用

といったメリットが生まれます。

ただし、脱ハンコには電子署名ツールやグループウェアなど、
デジタルツールの導入が必要となる場合が多いでしょう。
その際は

  • コストパフォーマンスを検討する
  • 操作がしやすいものを選ぶ
  • 小規模で試運用する

といったポイントをチェックしながら、進めてみてください。
試験的に運用することで、目的や課題が明らかになるはずです。
その後、社内全体に導入すれば、スムーズに脱ハンコを進められるでしょう。

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