こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ワークフローは、企業にとって非常に重要な課題の一つです。稟議書の申請や承認の流れがスムーズになることで、業務を効率化することができます。従来の紙やメールで行うと、手間も時間もかかってしまい、対応を忘れてしまうなどのヒューマンエラーのもとになります。
ワークフローシステムを導入することで、担当者へ通知がいったり、期限近くになるとリマインドしてくれたりと、ヒューマンエラーのリスクを減らすことができます。
今回は、そういったワークフローをデジタル化するメリットやツールの選び方、導入手順などをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
ワークフローのデジタル化によるメリットとは？
ワークフローをデジタル化することで、稟議書の申請などの業務プロセスをペーパーレス化し、企業の効率性と生産性を大幅に向上させるさせることができます。ここでは、そのデジタル化によるメリットを具体的にご紹介します。
まず、生産性の向上が挙げられます。従来の手作業や書類の取り回しにかかる時間を削減することで、業務の迅速な進行が可能となります。
申請者はオンラインフォームを利用してスムーズに申請を行い、管理者もデジタルツールを使って迅速な承認プロセスを実現できます。これにより、業務の停滞を防ぎ、全体的な生産性向上に寄与します。
次に、誤りとリスクの低減が重要なメリットです。デジタルワークフローは自動化されたプロセスを通じてタスクを遂行するため、人為的なミスや誤りが減少します。
また、データの保管や共有がシステム内で厳密に管理されるため、情報漏洩や書類の紛失などのリスクを軽減できます。企業の機密情報や重要なデータを安全に保護することができるのです。
さらに、追跡機能も充実させることができます。申請から承認までの全プロセスが記録されるため、いつ誰がどのような承認を行ったのかが一目で把握できます。例えば、過去の記録を追跡することで、トラブルシューティングやプロセスの改善にも役立てることができます。
そして、デジタル化することで、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからもアクセス可能となり、社外や出張先からでも申請や承認が可能です。これにより、業務の迅速な進行やテレワークのサポートが実現され、従業員の満足度向上に繋がります。
最後に、データ分析と改善の観点からもメリットがあります。デジタルワークフローはデータの蓄積に優れており、申請の状況や処理時間などの情報を収集・分析することが可能です。これにより、業務プロセスのボトルネックや効率の悪い箇所を特定し、持続的な最適化が実現できます。
ワークフローをデジタル化する3つの方法
ワークフローをデジタル化する際の3つの方法をご紹介します。
プロセスの明確化
最初のステップは、現行のワークフロープロセスを徹底的に理解し、明確化することです。ペーパーレス化を図る際には、ワークフローにおける各ステップやタスクの目的を明確化し、不要な手続きやステップを排除する必要があります。
プロセスの効率性を高めるために、部門間の情報共有や自動化できる業務を特定し、ボトルネックとなる待ち時間を削減します。従来の紙ベースの手続きからデジタル化へのスムーズな移行を可能にするために、現場スタッフの意見を反映させることも大切です。
ワークフローシステムの導入
ワークフローシステムは、デジタル化を効果的に実現するための有力なツールです。プロセスの自動化や監視、タスクの割り当て、進捗管理など、さまざまな機能を提供します。このシステムを活用することで、申請書や承認プロセスを電子的に管理できます。
さらに、データの一元化やセキュリティ対策も強化でき、情報の漏洩や紛失を防ぐことができます。担当者は、自社のニーズに合ったワークフローソフトウェアを選定し、適切に導入・カスタマイズすることで、業務の効率化と品質向上を図ることができます。
クラウドサービスの活用
デジタルワークフローの最適化には、クラウドサービスの活用も不可欠です。クラウドベースのアプリケーションやストレージは、煩雑なインフラストラクチャの構築を回避し、迅速なデプロイメントを可能にします。また、担当者や承認者がオフィス内に限らず、リモートからもアクセスできるため、スムーズな情報共有と意思決定が行えます。
さらに、セキュリティ面でも優れており、データ漏洩やセキュリティリスクを低減します。クラウドサービスの導入にあたっては、セキュリティ対策やデータバックアップなどを適切に設計することが重要です。
業務に合わせたワークフローツールの選び方とは？
ワークフローツールの選定は、業務の要件に合わせて慎重に行うことが必要です。ここでは、ワークフローツールの選び方のポイントについてご紹介します。
業務プロセスの分析
まず最初に、業務全体のフローを理解し、ペーパーレス化したい具体的な業務プロセスを特定します。稟議書の申請だけでなく、他の重要な業務プロセスも含めて、現行のプロセスを詳細にドキュメント化しましょう。
ボトルネックと改善ポイントの特定
分析した業務プロセスにおいて、ボトルネックとなる箇所や改善の余地があるポイントを特定します。ペーパーレス化によって効率が向上する業務プロセスを重点的に把握し、ワークフローツールの選択の条件とします。
ワークフローツールの機能比較
複数のワークフローツールを候補としてリストアップし、それらの機能や特性を比較検討します。とくに、ペーパーレス化を実現するためのデジタルフォーム機能、自動承認ルールの設定、通知機能、レポート作成機能などが重要です。
カスタマイズと柔軟性
ワークフローツールは、企業の独自の業務プロセスに合わせてカスタマイズ可能であることが望まれます。選定したツールが柔軟なカスタマイズオプションを提供しているか、将来の業務拡張にも対応できるかを確認しましょう。
既存システムとの連携
既存のシステム（ERP、CRMなど）との連携がスムーズに行えるかどうかも重要なポイントです。シームレスなデータ連携によって、情報の一元化と精度向上が期待できます。
セキュリティと規制対応
デジタル化された業務プロセスには機密情報が含まれることがありますので、ワークフローツールのセキュリティ対策や規制遵守できるかどうかを確認しましょう。
無料利用とユーザーによるフィードバック
最終的な候補に絞ったツールに対してトライアルを行い、実際に使いながらユーザーからのフィードバックを取り入れることで、評価をより具体化させましょう。
ワークフローのデジタル化の注意点は？
ワークフローのデジタル化の注意点としては、適切なデジタルツールの選定が成功の鍵となるということです。業務に適したワークフローソフトウェアやプラットフォームを選ぶ際には、ユーザーフレンドリーなインターフェース、カスタマイズ性、そしてセキュリティ対策に注意しましょう。従業員が簡単に操作でき、企業のニーズに柔軟に対応でき、機密情報を保護できるツールを選びましょう。
またデジタル化に際して、単純に現行のプロセスをそのままデジタル化するだけでは、効率的なワークフローを実現できない場合があります。プロセスの再設計を検討し、無駄なステップや重複を排除してスムーズなワークフローを構築しましょう。
さらに、ワークフローのデジタル化には、従業員へのトレーニングと組織の変革マネジメントが欠かせません。新しいシステムの使い方や利点を従業員に理解させ、円滑な移行をサポートしましょう。また、組織全体の変革に対する理解と協力を得るために、関係者とのコミュニケーションを密にし、情報共有を行いましょう。
最後にワークフローのデジタル化が始まった後も、定期的なモニタリングと改善を行うことが重要です。運用中に生じる課題や改善点を洗い出し、継続的な最適化を行いましょう。従業員のフィードバックを積極的に取り入れ、より良いデジタルワークフローの実現に努めていきましょう。
ワークフローのデジタル化の導入手順は？
ワークフローデジタル化の導入手順は、組織や業界によって異なる場合がありますが、一般的な手順を以下にまとめました。
1）目的と目標の明確化
デジタル化の導入目的と具体的な目標を定めます。たとえば、業務の効率化、情報共有の改善、エラーの軽減などです。これにより、導入の方向性を明確にすることが重要です。
2）プロセスの分析と評価
現行のワークフロープロセスを詳細に分析し、デジタル化の対象となる業務領域を特定します。どのプロセスが最も効率化の必要性があるのかを評価し、優先順位をつけます。
3）ツールの選定
デジタル化にはさまざまなツールやソフトウェアがあります。業務の要件や目標に適したツールを選定しましょう。クラウドベースのワークフローソフトウェアや業務自動化ツールなどが一般的に使用されます。
4）パイロットプロジェクトの実施
導入の前に、小規模なパイロットプロジェクトを実施してみることをオススメします。これにより、実際の業務における問題や課題を洗い出し、改善点を把握することができます。
5）トレーニングと教育
デジタルツールの導入に伴い、従業員に対して適切なトレーニングや教育を行います。新しいツールの使い方やワークフロープロセスの変更点を理解し、スムーズな移行をサポートします。
6）導入と評価
デジタル化を段階的に導入し、効果を評価します。導入後の変化や改善点をモニタリングし、必要に応じて調整や修正を行います。定期的な評価と改善を行うことで、持続的な効果を確保します。
7）文化の変革と持続性の確保
ワークフローデジタル化は単なるツールの導入ではありません。組織の文化や業務プロセスの変革を伴う場合もあります。従業員の関与や意識改革を促進し、デジタル化を持続的な取り組みとして確立します。
オススメワークフローシステム3選
ここでは、オススメのワークフローシステムを3つご紹介します。
ジョブカン ワークフロー
ジョブカンワークフローは、企業のあらゆる申請・承認を電子化できるワークフローシステムです。申請書の作成から承認者への送付、承認、差し戻しまでをオンライン上で完結できるため、紙の申請書のやり取りにかかる時間や手間を大幅に削減することができます。
また、ジョブカンワークフローでは、申請書の承認フローを自由に設定できるため、企業のニーズに合わせて柔軟に対応することができます。ジョブカンワークフローのメリットは、以下のとおりです。
- 申請・承認にかかる時間を大幅に削減できる
- 申請書の承認フローを自由に設定できる
- 承認状況をリアルタイムで確認できる
- 承認者や申請者への通知機能がある
- セキュリティ対策が万全
ジョブカンワークフローのデメリットは、以下のとおりです。
- 導入費用がかかる
- 使いこなすには一定のITスキルが必要の場合もある
ジョブカンワークフローは、申請・承認の効率化を図りたい企業にオススメのワークフローシステムです。導入費用はかかりますが、その分、申請・承認にかかる時間や手間を大幅に削減することができます。
SmartDB
SmartDBは、株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向けの業務デジタル化クラウドサービスです。文書管理、ワークフロー、タスク管理、ファイル共有など、さまざまな機能を搭載しています。
SmartDBの特徴は、以下のとおりです。
- 大規模なデータ量でも高速検索・閲覧が可能
- ワークフローを活用した業務効率化
- タスク管理による生産性の向上
- ファイル共有によるコミュニケーションの円滑化
SmartDBのメリットは、以下のとおりです。
- 業務効率化
- コスト削減
- コンプライアンス強化
- セキュリティ強化
SmartDBのデメリットは、以下のとおりです。
- 機能が豊富なため、権限設定が複雑
- マニュアルの説明が少なく感じられる
SmartDBは、大企業の業務デジタル化に最適なサービスです。業務効率化、コスト削減、コンプライアンス強化、セキュリティ強化など、さまざまなメリットがあります。ただし機能が豊富であるため、複雑に感じる部分もあり、マニュアルの説明も少なく感じられるため、慣れるまで時間がかかるかもしれません。
クロジカスケジュール管理
クロカンスケジュール管理は、ワークフロー機能はもちろん、以下の機能も提供されているクラウド型のシステムです。
- スケジュール管理
- 日程調整
- タイムカード
- チャット
ワークフロー機能では、直感的に使用できるUIの評判がよく、「説明書をほとんどみたことがない」という口コミもあるほど、わかりやすいデザインになっています。ITに詳しくない方でも、苦手意識なく使用できます。
またクラウド型のシステムであるため、PC・スマートフォンから、いつでもどこでもリアルタイムで申請・承認作業を行うことができます。申請データはクラウド上に保存されているため、管理コストも削減することができます。
まとめ｜ワークフローのデジタル化にはさまざまなメリットがある
業務の効率化において、ワークフローのデジタル化が有効な取り組みとなっています。紙ベースからデジタル化することで、業務プロセスの効率化や情報の共有、スケジュール管理の徹底などが実現できます。
導入方法としては、ワークフローシステムやクラウドサービスを活用することで導入できます。また、社内での普及や活用を促進するため、従業員に対する教育やスキルアップも重要です。
ワークフローのデジタル化の導入により、業務効率化が大幅に進み、業務負荷の軽減、生産性向上などさまざまなメリットが生まれます。ぜひ、導入を検討されてはいかがでしょうか。
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