こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
働き方改革やリモートワークの推進で、グループウェアなどのビジネスツールを導入する企業が増えています。グループウェアのなかでも人気のMicrosoft Teamsは、1つのツールでスケジュール管理が可能です。特徴や機能、メリットなどをご紹介します。
目次
Microsoft Teamsの特徴
Microsoft Teamsは、マイクロソフト社から提供されているコミュニケーションプラットフォームです。チャット機能だけでなく、Web会議機能やファイル共有機能など多くの機能が搭載されています。
強みとしては、Microsoft Officeの他ツールとの相性がいいことです。WordやExcelへのアクセス、OutlookによるWeb会議への参加などさまざまな操作をTeamsで使用できます。
複数のツールを起動して使うよりも、各データへのアクセスが簡単になるので業務効率化が可能です。複数のツールを使いこなせない社員もいますが、一元化することでチーム全員での運用が可能です。
ChatworkやSlackとの違い
Teamsと同じような機能を持つツールとして、ChatworkやSlackがあります。これらは機能や運用コストに違いがあります。TeamsはWeb会議機能が優れていて最大300人の参加が可能です。
各ツールのビジネス最安プランの月額料金はTeamsが540円、Chatworkが500円、Slackが850円となっています。運用コストも踏まえてどのツールを導入するか選定しましょう。
有償版でできること
Teamsの有償版でできることは、チームメンバーとの会議の日程や時間調整機能、Web会議の録画機能、別の領域へのファイル保存などです。チャットやファイル共有機能は無償版でも利用が可能です。
規模の小さい企業やチームでは無償版でも不便は感じません。運用コストをふまえて有償版にするか比較することが大切です。
スケジュール管理に役立つMicrosoft Teamsの機能
Teamsの予定表を利用することはスケジュール管理に役立ちます。予定表以外にも役立つ機能があるのでそれぞれご紹介していきます。Outlookで入力した予定や会議がTeamsで確認できるので非常に便利です。
Outlookカレンダーの一部の機能が利用できない点は注意しておきましょう。
Teams予定表
Teams予定表は組織での利用に向いているWeb会議予約機能が強みのスケジュール機能です。日程調整がメインであれば予定表機能で調整できます。予約できるのはTeamsを利用したWeb会議だけなので注意して使いましょう。
これで会議を予約すればOutlookのカレンダーにも反映されるので、どちらからでも確認が可能です。
Outlook
Outlookのスケジュール機能は、カレンダー機能以外にもタスク機能などを搭載しています。タスク機能には進捗度が進捗度や優先順位が表示できるので、チーム内での情報共有ができます。
メールは一斉送信の際にメンション機能を使うことで、依頼したい相手を明確にすることが可能です。メールを受信した相手も自分のメンションがついていると、名前が強調して表示されます。
シフト機能
Teamsのシフト機能を使えば、紐付けするチームの選択や時刻の入力、メモ欄に詳細が記入できます。シフトを色分けして見やすくもでき、共有機能で通知先を選択してチーム内での共有が可能です。有効活用して業務効率化を図りましょう。
有償版のシフト機能はチームの勤怠管理や進捗状況の共有などにも役立ちます。有償版に加入して使いこなすことがオススメです。
Microsoft Teamsのメリットとデメリット
Microsoft Teamsにもメリットとデメリットがあります。メリットとデメリットを把握することは導入ツールを選定する際にも役立ちます。
メリット
Teamsのメリットは豊富な機能がついていることです。チャットやWeb会議などさまざまな機能が搭載されています。
チャットや画面共有ができる通話機能は個別のやり取りができ、チーム内の人なら誰とでもつながることができます。画面共有しながら相談ができるのでリモートワークなどでも活躍します。
Web会議機能は最大1万人が参加可能なライブイベントができることも大きなメリットです。議事録の作成やレコーディング、招待リンクによって社外の人も参加できるなど、機能も充実しています。
Plannerや承認アプリによってタスク管理も可能です。Plannerは役割分担や進捗管理など細かく確認が可能です。承認アプリは簡単なタスクを管理できます。細かい設定は不要で相手を選びメッセージのみを送ります。
相手はメッセージを見て承認可否を選択するだけです。機能を使い分けることによって、タスク漏れを防げます。導入している企業が多いので、Teamsを使ってのオンライン商談もできます。
デメリット
Teamsのデメリットは、機能が多く搭載されているので、操作が定着するまで時間がかかることです。各機能の連携が難しいので操作するときに少し戸惑ってしまいます。機能を活用できるように、導入したらマニュアルの作成や勉強会の開催などで利用者のフォローが必要です。
Web会議機能では認知度がZoomと比べて低い点もデメリットです。映像の画質や雑音などの問題もあるので対策が必要です。
また、Microsoft Officeソフトとの相性は抜群ですが、連携できる外部ツールが限られます。Microsoft Officeソフトで揃える場合は問題ありませんが、チャットやタスク管理で外部ツールを使いたい場合は注意が必要です。
Microsoft Teamsと連携できる外部ツール3選
Microsoft Teamsと合わせて日程調整ツールを導入すれば、候補日が自動で選定されます。日程調整にかかる時間や工程を短縮できるのでオススメです。自動化によりポカミスも減らせます。
連携できる外部ツールは限られますが、そのなかで相性のいいものをご紹介します。
TimeRex
TimeRexはミクステンド株式会社から提供されている日程調整の自動化ツールです。日本最大の日程調整サービス「調整さん」のビジネス版として開発されました。OutlookカレンダーやGoogleカレンダーとの連携ができます。
Microsoftアカウントを持っていれば、無料版の日程調整自動化はすぐにはじめられます。TimeRexをより有効的に使うためには有料版の登録が必要です。ユーザー数が増えると料金も上がるシステムなので、導入する前に選定をしっかりと行って業務効率化につなげましょう。
Tocaly
Tocalyは株式会社TimeTreeから提供されている、無料でOutlookカレンダーと連携できる日程調整ツールです。カレンダーへの予定自動登録やWeb会議URLの自動発行ができます。
シンプルなデザインで直感的に操作が可能です。カレンダーサービスと連動するので、メールに添付されたURLの情報が自動で反映されます。ダブルブッキングの心配もありません。Tocalyにチャット機能はついていないので注意が必要です。
調整アポ
調整アポは株式会社RECEPTIONISTから提供されている、多くの業務支援ツールと連携できる日程調整ツールです。自動で日程調整ができて当日のリマインドメールも送信してくれます。
料金プランはユーザー数に関係なく法人単位で設定されています。利用できる機能によって料金が変わり、月額5,000円から利用が可能です。他の日程調整ツールと値段を比較してから導入の検討がオススメです。
IBLook for Microsoft Teams
IBLook for Microsoft Teamsは、出勤情報や在席状況などを管理できるツールです。新型コロナウイルスが蔓延してから、リモートで作業を行うことも増えています。
出社できていれば、今席にいるのか離席しているのか一目瞭然ですが、オンラインではそうは行きません。
ステータスや伝言、コメントなどを管理でき、コミュニケーションをスムーズに進められます。モバイル版、タブレット版でも利用できるため、外出先でも在席状況を簡単に確認することが可能です。
料金プランは、100名までは月額5,000円で利用可能です。100名以上で利用する場合は、ユーザー数に応じて料金が必要になります。
まとめ
Microsoft Teamsの特徴やメリットについてご紹介しました。機能が多く搭載されているので業務効率化に役立ちます。スケジュール管理だけでなくチャットやテレビ会議、タスク管理も導入したい企業には特にオススメです。各機能を全員で把握して使いこなすことで日常の業務を効率化できます。
Microsoft Teamsにも有償版と無償版があり、似たような機能を搭載したツールも提供されています。業務効率化だけでなく、運用コストも含めて費用対効果を確認して導入を検討しましょう。無料期間や無料プランを利用して、実際に使用してから比較することがオススメです。
リモートワークの普及でスケジュール管理に求められるものが多くなっています。Microsoft Teamsの機能を上手に使って進捗管理を行い業務効率化を図りましょう。
＜参考記事＞
Microsoft Teams（チームズ）をわかりやすく解説、徹底比較、SlackやLINEなどと何が違うのか？ ｜ビジネス+IT
Teamsカレンダーでスケジュール管理する3つの方法！予定の共有や会議設定などシームレスに対応 - Business Chat Master（ビジネスチャットマスター）
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