こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「工数」という言葉を耳にする機会は、ビジネスでは珍しくありませんよね。工数は企業の利益に大きく関わってくる要素のため、その理解が欠かせません。しかし、工数について正確に理解できているか不安な方も案外多いのではないでしょうか。
また、業務改善の必要性を感じている方は、工数管理や工数削減の方法についても押さえておくべきです。そこで本記事では、工数とは何なのかや、工数管理・工数削減する方法について解説します。企業の利益を拡大したい方は、ぜひご一読ください。
工数とは？必要な知識について一通り解説
「工数」とは、「ある作業を完了させるために要する作業量」を示す指標です。工数を式で表すと、下記のようになります。
【工数】＝【作業時間】×【作業人数】
工数の単位は、時間の扱い方によって変わります。「人時」「人日」「人月」などの単位を使うことがポピュラーです。たとえば、「作業Ａを3人がかりで完了させるのに2か月かかった」場合は、作業Ａの工数は2か月×3人＝6人月となります。
仮に全作業者の生産性を一定と考えた場合、「6人月」というのは「作業Ａを1か月で完了させるなら6人必要」とも解釈可能です。あるいは、「作業Ａを1人で完了させるなら6か月かかる」とも解釈できます。
ビジネスでは、単に「作業時間」を意味することも多い
ビジネスでは工数を1人ひとり個別に扱うケース、つまり前述の作業人数が「1」となるケースも少なくありません。この場合、単位は「時間（h）」を使うことが普通です。たとえば、Ｂさんが作業Ａに4時間かけたのであれば、その工数は「4時間（4h）」となります。
工数削減が、企業の人件費削減につながる
ビジネスパーソンには、作業時間の分だけ人件費が発生しますよね。工数が増えれば作業にかかる時間も増え、人件費も増大することになってしまいます。また製造業などでは、工数が増えると製品の原価にも影響します。
企業が利益拡大させる上で、人件費を削減したり原価を抑えたりすることが欠かせません。つまり企業にとっては、社員の工数削減が利益拡大に向けての重要課題となるのです。
正確な工数見積もりも重要
プロジェクト成功の鍵となるのは、工数見積もりの精度です。工数見積もりが正確にできないと計画通りに作業を進められず、お客様の信頼を失うことも。
特にプロジェクト管理者がプロジェクト計画を立てる際には、工数見積もりが大きく関わってきます。またプロジェクト管理者でなくとも、担当する作業の工数見積もりを正確に行うことは重要です。プロジェクト管理者の負担軽減はもちろん、自分の社内評価を高めることにもつながります。
ビジネスで工数を削減する2つの方法とは
前述のとおり、工数の削減が企業の利益を高めるための鍵です。ここでは、ビジネスで工数を削減する2つの方法をご紹介します。
必要な作業、不要な作業の仕分けを行う
まずは普段の業務フローを見直して、不要な作業がないか確認しましょう。昔からの慣習で残ってはいるものの、実は必要性が低い作業があるケースも少なくありません。全く不要ではないにせよ、緊急性が低い作業のせいで、優先度の高い作業の進行が阻害されるケースもあります。
優先度が低い作業から順番に、「その作業を廃止したら、どのような不都合があるか」を考えていきましょう。特に不都合がないのであれば、作業を廃止する判断も必要です。企業の利益につながらない作業を減らすことで、工数削減につながるでしょう。
ITツールを活用する
工数増大の要因となりやすいのが、アナログ作業です。たとえばホワイトボードでのスケジュール管理では、スケジュールを確認・更新するたびに無駄な移動時間が発生します。紙で報告書を作成する場合は、印刷するための手間に加えて、インクや紙のコストまでかかります。
アナログ業務は作業場所や作業手順に制約が多く、無駄が発生しやすいのです。このような無駄は、ITツールを活用することで解消できます。ITツールはパソコンで使えるため、無駄な移動時間が発生しません。
また、オンラインで情報共有できるので、アナログ業務と比べて社員間の連携もスムーズになります。結果として、個人だけでなくチームとしての工数削減も期待できます。ITツールの活用シーンを知りたい方には、次の記事がおすすめです。
工数管理・工数削減には「グループウェア」がおすすめ
ビジネスで工数を削減するためには、工数管理も大切です。工数管理により予定・実績のずれを正確に把握することで、改善すべき作業が明確になります。工数管理や工数削減に最もおすすめのITツールは、「グループウェア」です。
グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するための豊富な機能を持っています。ここでは、工数管理や工数削減に役立つグループウェアのおすすめ機能を4つご紹介します。なお、工数管理にグループウェアなどのシステムを導入するメリットについては、こちらの記事を参考にしてください。
工数管理システムの導入方法！工数管理システムの導入で得られる効果
しっかり工数管理できる「プロジェクト管理機能」
「プロジェクト管理機能」は、プロジェクトにおける全ての作業項目をオンラインで管理・共有できる機能です。作業項目ごとに予定工数・実績工数もしっかり管理でき、次期プロジェクトへのフィードバックが行えます。またガントチャートで見やすく進捗管理できるため、遅れている作業がひと目で分かり、迅速に対応可能です。
スケジュール管理のムダをなくす「カレンダー機能」
「カレンダー機能」は、その名の通りカレンダー形式でスケジュールを管理・共有できる機能です。パソコンやスマートフォンから手軽にスケジュール更新できるため、移動時間を減らし工数の削減につながります。また、他社員の最新スケジュールをオンラインですぐに把握でき、無駄な確認作業も減らせます。
報告書を印刷するムダをなくす「報告書機能」
「報告書機能」は、社内のあらゆる報告書をオンラインで作成・共有できる機能です。紙の報告書を印刷する余計な手間がなくなるのはもちろん、インクや紙のコストも節約できます。メールとは区別して報告書を管理できるため埋もれる心配がなく、確実な情報展開が可能です。
コミュニケーションのムダをなくす「ビジネスチャット」
「ビジネスチャット」は、任意の社員とメッセージによるやり取りが行える機能です。相手を決めてメッセージ本文を入力するだけで、何往復でも手軽にやり取りできます。電話やメールと比べて時間をかけずにコミュニケーションが取れるので、情報共有がスムーズとなり工数削減につながります。
グループウェアで、工数管理・工数削減はバッチリ！
今回は、工数とは何なのかや、工数管理・工数削減する方法についてご紹介しました。
工数の削減は、どの企業にも求められる重要課題です。工数削減を実現するためには、正確に工数管理したり、業務の無駄を減らしたりする必要があります。それにはITツールの利用が欠かせませんが、中でもグループウェアが最適といえます。
工数を削減して利益拡大したいビジネスパーソンの方は、ぜひグループウェアの導入を選択肢に入れてみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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