こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
チャットツールとして利用している方の多いLINEですが、スケジュール管理も行えます。LINEに搭載されているLINEスケジュールという機能で、日程調整ができて簡単に管理と共有が可能です。利用者が多いLINEアプリの機能なので誰でもスムーズに導入できます。
この記事ではLINEスケジュール機能の特徴やメリット、使い方について解説します。しっかり把握して有効活用しましょう。
目次
LINEスケジュールの特徴
LINEスケジュールとは、LINEアプリに搭載されている無料の日程調整ツールです。大勢の人で予定を決めるときに役立ちます。すでにグループチャットができていれば、すぐに日程調整や管理が可能です。他の日程調整ツールと比較した特徴を説明します。
LINEアプリで管理が可能
日本ではLINEアプリを連絡手段にしている人がほとんどです。LINEアプリから誰でも使えるLINEスケジュールは、別のアプリをダウンロードすることなく使える点が特徴です。
別の日程調整アプリを使うとなると、スケジュール共有したい全員にアプリを導入してもらう必要があります。
しかし、LINEは日常的に使用するので通知にも気付きやすいです。新しいアプリをインストールしないので、操作方法もすぐに理解できます。
誰が回答したかわかる
LINEスケジュールは回答した人の名前も表示されます。LINEでのつながりが前提になっているので、回答者が全員に表示される仕様です。回答の遅れている人がわかるので、早めに対応ができます。
日程調整ツールでは匿名のものもありますが、名前が表示された方がスケジュールの微調整がしやすくなります。友人でのチャットグループではLINEスケジュールがオススメです。
スケジュール共有が簡単
グループチャットができていれば、すぐにスケジュール共有ができます。回答者側も通知が来たら○△×で返事するだけなので簡単に返事できます。コメントを残したい場合はスケジュール共有の中で伝えられます。
スケジュール共有の作成者でなくても全員の回答が見られるので、日程を微調整するときは迅速に対応が可能です。他のイベントを作成するときに回答を参考にすることもできます。
LINEスケジュールとイベント機能の違い
LINEスケジュールによく似た機能に、イベント機能があります。使い分けの基準としては日にちが決まっているかどうかです。
日にちが決まっていて出欠をとりたい場合はイベント機能を使用します。まだ日程が決まっておらずグループチャットメンバーの都合がいい日を知りたい場合は、LINEスケジュールを使用します。
LINEスケジュールのメリットとデメリット
LINEスケジュールにも、他の日程調整ツールと比べてメリットとデメリットがあります。それぞれを把握して使いこなしましょう。LINEスケジュールが合わないと感じたら、ほかの日程調整ツールを検討することが大切です。
LINEスケジュールのメリット
LINEスケジュールはLINEアプリで使えることが一番のメリットです。LINEは無料で利用できるので、スマホを持っている人は全員がダウンロードしているといっても過言ではありません。
先ほどご紹介したとおり、スケジュール共有は誰が回答したかが簡単にわかるという特徴もメリットになります。日程調整ツールは、どれだけ使いやすくても回答が集まらなければ効果を発揮しません。普段から使っているLINEで共有すれば回答率も高くなります。
LINEスケジュールの作成者以外が回答を確認できる点もメリットです。お互いの予定を確認することで別の予定も決めやすくなります。チャットメンバー以外の人にもリンクをコピーすることで、LINEスケジュールを送ることが可能です。あわせて確認しておきましょう。
また、LINEスケジュールにはリマインド機能も搭載されています。スケジュールに登録したイベントが近づくと、LINEのメッセージでリマインドをしてくれます。
スケジュールにイベントを登録する際に、オプションとしてチェックするだけで簡単に設定でき、イベント開始時間の1週間前から5分前、イベント開始時間まで選択することが可能です。
リマインド機能を活用することで、予定をうっかり忘れてしまうことを防げたり、リマインドを受けて余裕を持って移動したりできます。
LINEは日常的に使用することが多いアプリです。LINEに搭載されているLINEスケジュールを利用することで、未読や確認忘れの可能性が少なくなります。イベントの幹事を行うと遅刻や当日のキャンセルが一番困ります。機能をうまく使えばそういったトラブルの防止が可能です。
LINEスケジュールのデメリット
LINEスケジュールのデメリットは、メンバーの回答がない場合です。通知は届いているはずなのに回答がない人は、まだ予定が決まっていないか回答を忘れています。そのときにグループチャットに催促のメッセージを送ってしまうと雰囲気が悪くなってしまうかもしれません。未回答が少ない場合は、個人チャットにメッセージを送るなどの気遣いが必要です。
LINEスケジュールの作成者でも、誰かが回答したときに通知が来ない点もデメリットです。メッセージの送信や回答を締め切る前に、回答が来ているかを一度確認する必要があります。
LINEスケジュールの作成後にグループチャットにメンバーを追加した場合は、日程調整の通知が届きません。追加招待を行うか個別に確認する必要があります。
LINEアプリのアップデートの際には、LINEスケジュールの使い方も変更する可能性があります。変更したら使い方の確認が必要です。セキュリティ面を考慮して使用することになるので、ビジネスシーンで運用する場合は考慮しておきましょう。
LINEスケジュールの使い方
LINEは普段から使っていても、LINEスケジュールは使用したことがないという人も多いでしょう。LINEスケジュールの使い方をご紹介しますので、しっかりと確認して日程調整を行いやすくしましょう。
使い方を把握できたら、ビジネスやプライベートでもスケジュールの作成が可能です。
作成者の使い方
利用頻度の多い使い方が、グループチャットで共有する方法です。グループチャット内のメンバーが回答や確認ができます。
- チャット画面を開いて左下の「＋」ボタンをタップして「日程調整」を選択
- 「イベント名」と「イベント内容（200文字以内）」を入力
- 「日程選択」を押してイベントの候補日を選び「選択」ボタンをタップ
- 確認をして「メンバー招待」をタップ
- 「送信」ボタンをタップしてスケジュール作成が完了
以上の手順でグループチャットのメンバーに通知が行われます。「ノート」にも投稿されるので有効活用するとよいでしょう。全員から回答がきたらスケジュールを調整して開催日を決定します。決まったらすぐにメンバーに告知してあげましょう。
操作は簡単に行えるので、メンバー全員が使えるようになるとイベントが活発になります。
回答者の使い方
- スケジュールが作成されたら通知が届く
- 通知の「今すぐ確認」ボタンをタップして、日程選択の画面を表示
- 各日程の予定に合わせて○△×から選び、「選択」ボタンをタップして回答
何か伝えたいことがある場合はコメントで伝えられます。△を選択したときに理由を伝えるなど、上手に利用して作成者が予定を決めやすくすると便利です。予定が変わったときなどはあとから編集できるのですぐ更新するようにしましょう。
LINEスケジュールを使用する際の注意点
便利なLINEスケジュール機能ですが、使用する際の注意点もあります。日程調整をする前にしっかりと確認することが大切です。メンバー全員が納得できるようにそれぞれ把握しましょう。
スマホからしか使えない
LINEスケジュールは、パソコンやタブレットからは使用できません。LINEにはスマホアプリ版とパソコン版がありますが、LINEスケジュール機能がついているのはスマホアプリ版だけです。
スマホでLINEを利用する人がほとんどですが、注意点として認識しておくことが必要です。
回答期限がない
回答期限を設定できない点も注意が必要です。催促の通知や自動で締め切りはできないので、イベントの概要欄のコメントを記入するかメッセージを送る必要があります。あまり頻繁に催促メッセージを送ると雰囲気が悪くなってしまいます。
人数が少ないときは個別にメッセージを送るなどの検討が必要です。全員が回答しても通知が届かないので、作成者はこまめに確認する必要があります。
最後に回答した人が簡単なメッセージを送るなどの気遣いがあると、日程調整がスムーズにできます。
時間指定はできない
LINEスケジュールでは、日付は確認できますが時間を確認することはできません。18時には間に合わないけど19時には間に合うときなどはコメントを記入する必要があります。
作成者も細かい時間を決めたいときはイベント作成時に概要欄に記入が必要です。
ビジネスシーンでのスケジュール管理では、他の日程調整ツールの導入も検討しましょう。
まとめ｜LINEスケジュールでスムーズな日程調整を
LINEスケジュールの特徴や使い方、メリットについて説明しました。
LINEスケジュールは、さまざまな年代で普段から使い慣れているLINEアプリに搭載されています。お手軽に使用でき、大人数での日程調整に最適です。
LINEに搭載されているアナウンス機能やイベント機能も使って、スムーズにイベントを開催しましょう。日程調整を上手に行うことで、作成者も回答者も余計なストレスを抱えることなくイベントを楽しめます。
ビジネスやプライベートでのスケジュール管理は複雑です。LINEスケジュールを導入してスムーズに日程調整をしましょう。
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