こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスにおいてスケジュール管理は、商機を逃さないことや信頼を得るために必要な、重要な要素のひとつです。
企業によってさまざまなスケジュール管理システムが提供されています。自社では使いこなせないといったことがあります。
自社独自のスケジュール管理システムを開発したいと思っても、開発には人件費などさまざまなコストが必要になるため、なかなか導入に至らないといった企業もあることでしょう。
そのような場合、「kintone」を採用してはいかがでしょうか。
今回は自社で知識がなくても開発できるkintoneを使用したスケジュール管理方法と、管理の際のポイントをご紹介します。
目次
kintoneとは
kintoneとはサイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスで、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを容易に作成できます。
累計20,000社以上・毎月500社以上が導入しているkintoneは、日々の業務における課題を解決しながら、快適なコミュニケーションをサポートしています。
kintoneのプランには、スタンダードコースとライトコースの2つがあります。コースによって、作成できるアプリやスペースの数が異なります。
スペース数とは、プロジェクトやタスクを進行する際、必要なやり取りを集約できる「場」を指します。また、お客様や外注先など、社外の方であってもゲストユーザーとして自社のkintoneに招待できます。
APIを使って他のシステムと連携したり、プラグインを入れてkintoneをカスタマイズしたりする場合は、スタンダードコースを選ぶ必要があります。
kintoneはパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットといった、さまざまなデバイスでも使えるため、外出先で予定が決まったり変更になったりした場合でもすぐに編集・変更することが可能です。
kintoneの特徴と機能
こちらでは、kintoneの特徴や機能をご紹介します。
プログラミングの知識が無くてもアプリを開発できる
kintoneが普及している理由のひとつに、専門知識が不要な点も挙げられます。アプリを開発する際、社内外のシステムエンジニアに依頼をする必要があるため、多くの時間と費用が必要です。
しかし、kintoneではプログラミングの知識がない方でも、画面を操作するだけで簡単に業務で必要なアプリを作成できます。
また、別料金を支払うことで容易にさまざまな機能を付与できることも、kintoneが普及している理由です。
ただし、容易に作れることからさまざまな人がkintoneで類似したアプリを作成する可能性があります。そのため、アプリを作成できる人は数人に絞り、運営することをオススメします。
データベース機能
kintoneでは、商品情報や個人情報といった膨大なデータを蓄積・一覧化し、必要な情報をすぐに検索できます。
また、それらのデータを統一したフォーマットで表示することにより、誰でも見やすい状態に編集することも可能となります。
レポート機能
企業で日々確認する情報のなかには、日計表やタスクの進捗といったものがあります。
kintoneを使用することで、わざわざメールやチャットで情報を共有しなくても、自動でデータを反映できるため、共有漏れやレポート作成などにかかる時間を削減できます。
アプリ同士の連携
kintoneのスタンダードプランを使用することで、作成したアプリを互いに連携することが可能です。
たとえば、勤怠管理と交通費精算といったアプリを連携することで、事務さんの作業量を減らすと同時に入力ミスをなくせるようになります。
また、スケジュールとタスク管理アプリを連携することで、タスクをスケジュールに表示できるようになることから、情報の散らかりを防げます。
コミュニケーション機能
kintoneがもつ特徴のひとつとして、コミュニケーションの活性化が挙げられます。
たとえば、部署やチーム単位でタスクの進捗状況などを確認する「スペース機能」です。スペース内に作られる、業務の種類ごとにコミュニケーションができる「スレッド機能」、記載情報のひとつずつに備考や質問などを記載する「コメント機能」などが挙げられるでしょう。
これらはいつでも確認できるだけではなく、別のチャットツールなどを使用する必要が無くなるといったメリットがあります。
スケジュール管理
企業におけるスケジュール管理には会議・商談の日程調整や、タスクの進捗などさまざまなものが含まれます。複数のプロジェクトを同時に進行している方にとって、スケジュール管理は非常に重要な要素のひとつです。
kintoneを使用することで、アプリのトップページにカレンダー表示ができ、さまざまなイベントをひと目で確認できます。なお、カレンダーを表示するためには、アプリの管理権限が必要です。
kintoneを使用したスケジュール管理方法
kintoneを使用したスケジュール管理方法について、下記にてご紹介します。
標準機能カレンダーでできること
kintoneの標準カレンダーでは、下記のようなことを行えます。
画像を表示する
kintoneでは、カレンダーのタイトルに画像を添付できます。一般的なカレンダーのタイトルには文字情報のみが表示されます。
kintoneではタイトルに画像も表示できるため、イベント会場などの画像を表示することによって、ひと目でどのような予定なのかがわかるようになるでしょう。
表示する条件を絞り込める
先述の通り、kintoneは情報を蓄積して整理することに特化したツールです。そのため、予定の参加者やプロジェクトの担当者などの条件で、フィルタをかけて表示できます。
プラグインを使用する場合
kintoneでスケジュール管理を行う際、標準カレンダーの機能は不足していることがあります。
たとえば、案件の担当者別や会議室別、車両別といったさまざまな要素でソートを分けたいときに、標準カレンダーでは対応していないです。
そのような場合、「カレンダーPlus」のように外部のプラグインを使用することで解決することがあります。
カレンダーPlusは合同会社ラジカルブリッジが提供するサービスで、下記のような機能を追加できます。
- ドラッグ＆ドロップの簡単な操作でスケジュールを共有できる
- 担当者別や会議室別など最大5軸までを、自由に切替えてスケジュール共有できる（カレンダーPlus Pro）
このように、kintoneにはさまざまなプラグインがあるため、「〇〇の機能を使うには〇〇とkintoneを購入する必要があるな」といった考え方でツールを選定できます。
kintoneでのスケジュール管理のポイント
こちらでは、kintoneでのスケジュール管理のポイントをご紹介します。
トップページで予定登録できるようにする
アプリを使用してスケジュール管理を行う際、「作成」や「追加」ボタンを押したあと、複数のページを移動しなければならないことがあります。
忘れないうちに早く予定を入れたいのに、ページをまたぐ際の読み込み時間が長いと、その間に別の話が入ることで忘れてしまう可能性もあるでしょう。
kintoneの標準カレンダーを使用する際、トップページに「スケジュール表示」や「予定登録」といったボタンを設置できるため、1ページで完結できます。
こちらの設定方法は、アイコンを作成したあと「/edit（新規スケジュール作成時のURL）」を登録することで可能となります。
絞り込み機能を活用
スケジュール管理を行う際、関係ない社員のスケジュールを表示してしまい、情報は混乱してしまうことがあります。そのような場合でも、kintoneではソートを掛けて管理できるため、必要な社員のみに絞り込めます。
また、人での絞り込みはほかのアプリでも可能ですが、kintoneの場合はプロジェクト単位でも絞り込むことが可能です。たとえば、「プロジェクトA」で絞り込むと、そのプロジェクトAに関する社員のみ表示できます。
情報の一覧作成や自動集計を利用する
膨大なデータを取り扱うkintoneは、入力データの日付やタスクなどの情報をデータとして抽出し、カレンダー形式で表示します。
このシステムを利用することで、スケジュール管理を行うことによって蓄積されたデータから稼働日数などを自動集計し、必要な情報一覧を作成できます。
「カレンダーPlus」などのプラグインを使用すれば、さらに細かい集計が可能になるでしょう。
予定の変更権限を設定する
一般的なアプリで作成された共有スケジュールは、作成者のみに管理権限が付与されます。
ほかの人に編集されないメリットがある一方、誤った情報を登録することでほかの参加者は作成者にミスや修正を伝えなければならないため、効率が下がってしまうでしょう。
kintoneの場合は特定の参加者に権限を付与できるため、予定が変更となった際でも作成者以外の社員が書き換えできるようになります。
まとめ
今回は、自社で知識がなくても開発できるkintoneを使用したスケジュール管理方法と、管理の際のポイントをご紹介しました。
kintoneは企業が所有する膨大なデータベースを、社員が見やすいように抽出できるアプリで、プログラミングなどの専門知識が無くてもアプリ作成を行える点が特徴です。スケジュール管理の際はkintoneのトップページに表示することで、その日や今後の予定をひと目で確認できます。
また、ほかのアプリとは異なり、社員だけではなくプロジェクト単位でも絞り込める点もkintoneの特徴です。
しかし、容易にアプリ開発を行えるため、社員がそれぞれでアプリを作成すると管理が難しくなるといった注意点があるため、特定の人にのみ作成権限を付与するようオススメします。
スケジュール管理を含む、さまざまな情報をひとつのツールで管理したい場合、kintoneの導入を検討してはいかがでしょうか。
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