こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
iPhoneはプライベートだけではなく、ビジネスにおいても多く利用されているスマートフォンのひとつです。
営業員などは外出先からお客様やオフィスへ連絡したり、メールの確認を行ったりする際に使われていることでしょう。
また、iPhoneは持ち運びが容易であることから、スケジュール管理ツールとしても活躍します。iPhoneでスケジュール管理をすると、どのようなメリットがあり、どのようなポイントに注意する必要があるのでしょうか。
今回は、iPhoneでスケジュール管理を行う際のポイントとおすすめアプリなどをご紹介します。
iPhoneでスケジュール管理を行うメリット
プライベートでもビジネスシーンでもよく使われるiPhoneで、スケジュール管理を行うメリットをご紹介します。
タッチ操作で容易に入力できる
iPhoneは感度が高いタッチパネルが採用されているため、スムーズに文字を入力できます。
さまざまなカレンダーアプリに入力する際、タップやスクロールをスムーズに行うことができるため、スケジュール管理を容易に行うことができます。
他のApple製品との連携ができる
iPhoneは、iPadや個人の所有物のiPhoneと連携できます。
たとえば、会社のiPhoneが見当たらない時は「探す」アプリを使用することで、現在地を知ることができるため、紛失のリスクを避けられます。
また、AirDropを使用することで、iPhone同士がワイヤレスでメモや画像といったデータのやり取りが可能です。
iCloudでバックアップを取れる
iPhoneを注意して取り扱っていても、水没や破損といった事故が起きることがあります。破損状態にもよりますが、場合によってはiPhoneの本体を交換する必要があります。
しかし、一からお客様や社内スタッフの電話番号やメールアドレスを入力するのは、多くの時間が必要で、生産性がほとんどない行動です。
iCloudでバックアップを取ることによって、破損したiPhoneと同じアカウントでログインすることで、iCloud上にあるデータを機種変更後のiPoneに同期ができるようになります。
iPhoneでスケジュール管理を行う際のポイント
こちらでは、iPhoneでスケジュール管理を行う際のポイントをご紹介します。
スケジュールの管理方法
スケジュールを管理する方法には、主にタスクやToDoリスト、カレンダーが挙げられます。
タスクリスト・ToDoリスト
タスクリストやToDoリストで、スケジュールを管理するメリットとしては、次のようなものが挙げられます。
- 業務ごとに作成できる
- 仕事の全体像を理解できる
- 優先度を可視化できる
タスクリストやToDoリストは、単発の業務やメモを付ける必要がある業務などの管理に適しています。
デメリットとしては、共有はできていないと遅れやすく、難しいタスクが後回しにされやすくなってしまいます。
それらを解決するためには、タスクに優先度をつけるなどの工夫が必要でしょう。
カレンダー
スケジュールの管理といえば、カレンダーを思い浮かべる方も多いでしょう。では、カレンダーにはどのようなメリットがあるのでしょうか。次の3つが、カレンダーを使用して、スケジュールを管理する際のメリットになります。
- スケジュールを可視化できる
- リマインド機能がある
- メンバー間の連携が取りやすい
カレンダーは関係者と連携することで、情報を共有しやすい点が特徴です。
しかし、情報が多くなってしまうことが多く、スケジュールを共有するにはインターネット環境を整備する必要があるというデメリットもあります。
価格
iPhoneで使うスケジュール管理アプリのなかには、無料で利用できるものと、有料のものがあります。一部機能だけ無料で利用でき、他の機能を使用したければ課金するというアプリもあります。
有料のアプリを使用して、使い勝手が悪いとうまく活用できず、導入にかけたコストが無駄になってしまうかもしれません。無料で利用できるものか、試用期間のあるものを導入し、本採用するかどうかを検討しましょう。
バックアップ
先述のとおり、iPhoneは注意して使っていても破損や紛失が起きてしまう可能性があります。
iPhoneの場合はiCloud上にバックアップが作成されるため、万が一iPhoneを機種変更したとしてもすぐに従来の機能を使えるようになります。
カレンダーアプリもiCloud上に保存されるため、引き続き同じアカウントでスケジュールの管理が可能です。
カスタマイズ性
カレンダーアプリを毎日目にする人も多いことでしょう。
自分好みのデザインに着せ替えたカレンダーを見ると気分が上がり、仕事効率の向上が期待できます。
また、同色で統一したシンプルなカレンダーも見やすいですが、社内外などで色分けをしたカレンダーも管理がしやすいものです。
このように、カスタマイズ性に富んだカレンダーを選ぶこともポイントのひとつです。
他アプリとの連携性
ビジネスにおいて、スケジュール管理は高速かつ正確に行いたいものです。また、そのスケジュールに含まれるタスクも、できればひとつのアプリで完結できる方が管理しやすいでしょう。
iPhoneでスケジュール管理を行う際、カレンダーアプリとタスク管理アプリなどと連携ができるものを選んでおけば、入力箇所をひとつに絞ることができます。
たとえば、GoogleカレンダーはiPhoneの標準カレンダーと連携できるため、どちらかに入力すれば両方に反映されます。
また、乗換案内の情報をカレンダーに連携することで、どの電車に何時に乗車すれば指定時間内に目的地へ行けるのかがすぐにわかります。
機能
iPhoneで使用できるカレンダーアプリには、それぞれ独特の機能が搭載されています。
そのため、カレンダーアプリを使う前に、自分に必要な機能がそろっているのかを確認しておきましょう。
下記、カレンダーアプリに搭載されている機能の一例です。
- 複数端末の同期
- 日記
- ロック
- 繰り返し設定
- 日・週・月の切り替え
iPhoneの標準カレンダーアプリは使いやすい？
iPhoneの標準カレンダーはシンプルなデザインで、操作性もよいことから、使い勝手がよいといった評価をする人も多くいます。
しかし、下記のような機能を使用することで、さらにスケジュール管理がしやすくなります。
- ドラッグアンドドロップで予定の移動
- 予定の色分け
- 繰り返し設定
- 移動時間や乗り換え情報も登録可能
これらの機能を利用すると、カレンダーアプリを見るだけでスケジュールの詳細を知ることができます。
iPhoneでおすすめのカレンダーアプリ
こちらでは、iPhoneでおすすめのカレンダーアプリをご紹介します。
TimeTree
「TimeTree」とは、株式会社TimeTreeが開発・提供しているカレンダーアプリです。
株式会社TimeTreeは2014年に創業したため、比較的若い企業ですが、全国で4,300万人がダウンロード・使用しているアプリであることから、高い実績を保有しています。
以下がTimeTreeの特徴です。
通知・通達機能
スケジュール管理をする際、カレンダーアプリを開いて確認する人もいることでしょう。
その日だけではなく、その週や月の予定も確認できる一方、都度カレンダーアプリを開いて確認することに面倒さを感じる人も多くいます。
TimeTreeには通知・通達機能が搭載されており、予定の通知が送られるため、アプリを開かなくても確認ができます。
また、友人や知人、社内関係者がカレンダーを共有した際も通知が届くため、見逃すことがありません。
ToDoリストやメモを作成できる
カレンダーのみの機能が搭載されたアプリの場合、ToDo管理やメモを別のアプリで作成・管理できるため、情報が散り散りになってしまいます。
TimeTreeの場合はアプリ内でToDoリストやメモを作成できるため、ひとつのアプリで情報を統一できます。
予定ごとにチャットができる
TimeTreeではカレンダー内に作成された予定ごとにチャットができます。
一般的なカレンダーアプリにはチャット機能が搭載されていないため、別のアプリでやり取りを行う必要があります。
しかし、TimeTreeでは予定ごとにチャットができるため、「ToDoリストやメモを作成できる」の項目で記載したように情報の統一が可能です。
Yahoo!カレンダー
Yahoo!カレンダーはヤフー株式会社が提供するカレンダーアプリです。
デスクトップだけではなく、iPhoneアプリでも提供されており、それぞれが連携可能なため利便性の高さが好評です。
以下のとおり、Yahoo!カレンダーの特徴をご紹介します。
運送便の配送予定が自動で登録される
Yahoo!カレンダーでは、ヤマト運輸と佐川急便の荷物の配達予定が自動で登録されます。
AmazonやYahoo!ショッピングで買い物をした際、上記の運送業者の配送予定が自動で追加されるため、利用者はカレンダーに登録する作業が無くなります。
カレンダーの着せ替えができる
Yahoo!カレンダーには、ほかのカレンダーには無いような着せ替えテーマがあります。
全体のデザインやアイコンの色を変えるだけではなく、サンリオキャラクターのテーマも用意されているため、男性だけではなく女性も多くの人が利用しています。
イベントカレンダー
Yahoo!ではニュースやスポーツなどさまざまなジャンルの情報を発信しています。Yahoo!カレンダーで設定することにより、サッカーや野球などの試合日程や試合結果などをカレンダー上で表示できます。
Googleカレンダー
Googleカレンダーは検索エンジンなどを提供しているGoogleが開発したカレンダーアプリです。
プライベートだけではなく、ビジネスでも多くの利用者がいるGoogleカレンダーには、以下のような特徴があります。
ほかの人のスケジュールを確認できる
Googleカレンダーでは、Googleアカウントを所有しているほかの人の予定を確認できます。
紙ベースでスケジュールを管理している場合、「◯月◯日、◯◯の予定は空いていますか？」といった確認を取らなければなりませんが、Googleカレンダーは相手の予定を見てからイベントを組み込むことができます。
そのため、聞き間違いや認識の齟齬といったミスをなくすことが可能となります。
定期的な予定を入れることができる
Googleカレンダーでは、定期的な予定を入れることができます。
定期的な予定を組めないカレンダーアプリでは、毎回入力しなければならないことから、管理にかかる作業時間が多く発生します。
Googleカレンダーでは定例会やチームミーティングなど、定期的に行われるスケジュールを一括で入力できるため、管理が楽です。
Gmailなどのサービスと連携できる
Googleカレンダーの強みは、さまざまなGoogleサービスと連携できる点です。
たとえば、メールで届いた内容をそのままカレンダーに入れることができる「Gmail」や、オンラインで会議ができる「Google Meet」、タスクを作成する「Google To Do リスト」などと連携できます。
連携することによりカレンダー上で複数の作業ができる点も、Googleカレンダーの強みといえます。
まとめ
今回はiPhoneでのスケジュール管理方法をご紹介しました。
iPhoneはタッチ操作で容易にスケジュール管理ができ軽量であるため、どこへでも持ち運ぶことができるツールです。
アプリを選ぶ際は操作性や価格だけではなく、バックアップが取れるかなどを確認しておきましょう。
一般的にはTimeTreeやYahoo!カレンダー、Googleカレンダーなどがダウンロード・使用されています。
自分に合ったスケジュール管理アプリを選び、iPhoneで効率良く予定を進行しましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
