こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スピーディーかつ正確さが常に求められる医療現場では、業務の効率化を目的にさまざまなツールが使用されています。なかでも、院内の情報共有や円滑なコミュニケーションを目的に、多くの病院で導入されているのが「グループウェア」です。
本記事では、病院で導入されているグループウェアの便利機能に加えて、グループウェアの導入で期待できる効果について以下のようにご紹介しています。
- グループウェアとは
- 病院で導入されているグループウェアの機能
- グループウェア導入する流れ
- グループウェア導入後の改善事例
病院運営に携わる医師や看護師、薬剤師などのさらなる業務効率化を目指している院内関係者はぜひ参考にしてみてください。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、組織内の情報共有等を一元管理できるシステムソフトウェアの総称です。業務を効率化するためのさまざまな機能が備え付けられていることに加えて、ペーパーレス化などの業務改善にもつながります。
利用ツールは自由にカスタマイズできるため、当院に必要な機能のみを追加することも可能です。グループウェアで対応しきれない部分は、外部サービスとの連携によって業務改善できます。
グループウェアの導入を検討している方は、トライアル期間や無料期間で効果を確かめてから実際に導入することをおすすめします。
病院で導入されているグループウェアの機能7選
病院では、グループウェアのどのような機能が主に使用されているのでしょうか。ここでは、以下の7つの機能をご紹介します。
- 院内情報共有機能
- 設備予約機能
- スケジュール管理機能
- 資料管理機能
- 掲示板機能
- 医療機器との連携機能
- ビデオ会議機能
次から詳しく解説していきます。
院内情報共有機能
医療の現場では、常にリアルタイムかつ伝達漏れのない確実な情報が必要になります。さらに、医療従事者同士の連携に加えて、スケジュール管理などの事務作業に時間と労力がかかります。
グループウェアは院内のインフラとして院内情報を一括管理することで、スムーズな情報共有を可能とします。診療科ごとの円滑なコミュニケーションツールとしても効果を発揮し、事務作業だけではなく業務全体の効率化につながります。
設備予約機能
グループウェアの設備予約機能は、病院内の施設予約や機材予約などをひと目でわかるように見やすく設定できる機能です。ダブルブッキングの心配もなく、スムーズな設備予約が可能です。
スケジュール管理機能
病院の規模が大きくなればなるほど、医療従事者のスケジュール管理に苦労します。グループウェアの管理機能は、従事者ごとのスケジュール管理はもちろん、作業ペースが把握できるタスク管理も同時に表示できます
スケジュールの一元管理により、業務の効率化と業務改善につながります。
資料管理機能
個人情報を扱う病院では、情報漏洩はなんとしても避けたいところです。グループウェアの資料管理機能は、高いセキュリティに加えて、ファイルなどの文書を簡単に登録することができます。各資料をファイルごとに電子管理できるため、必要な情報を必要なときにすばやく確認できるメリットがあります。
ファイルなどの更新権限を付与することで、漏洩リスクを最小限に抑えることも可能です。
掲示板機能
院内のスタッフに情報を一斉送信する手間を省くのが掲示板機能です。院内全体で共有する事項を掲示板に記載しておくことで、時差出勤のスタッフにもひと目で伝わります。24時間の管理体制を強いられている病院では高い効果が期待できます。
医療機器との連携機能
グループウェアは電子カルテと連携できることに加えて、さまざまな医療機器と連携することも可能です。患者のカルテなどを集約化することで、患者の情報を瞬時に引き出すことができます。
ビデオ会議機能
緊急を要する場面で活躍する機能が、ビデオ会議機能です。Wi-Fi環境があればどこからでも指示・伝達ができるため、救急患者の応急措置にも対応できます。
また、ビデオ会議は対面せずに会議が行えることから、密室を避けるための会話手段としても有効です。コロナ禍などの緊急事態にも大きな効果が期待できる機能の一つです。
グループウェアを導入する流れ
院内フローの確認
グループウェアを導入する前に業務課題を明確化させる必要があります。受付⇒診察⇒検査⇒予約⇒会計という院内フローの中には、さまざまな課題があるはずです。そもそも課題がなければ業務の改善・効率化は望めません。
複数あるグループウェアを比較し、自社課題を解決できる機能がより備わっているシステム会社を選択しましょう。
導入教育の有無
グループウェアのプラットフォームは、シンプルかつ使いやすい仕様になっているものの、使用方法を院内全体に浸透させるまでには一定の時間がかかります。医療従事者が多数いる病院の場合は、講習会を開催し、使用ルールや使用権限の有無についての説明が必要です。
院内に浸透しないという導入リスクを考えて、できればグループウェアの導入が決定する前に、トライアル期間や無料期間内で試運転することをおすすめします。
導入効果の把握
グループウェアの導入後は、導入前と比較してどのような効果が得られたかを確認します。一つひとつの課題をクリアしていくことが生産性向上・業務効率化につながることから最低でも1か月以上の試運転期間を設けて、コストに見合った効果が発揮できてない場合は、他のグループウェアの導入も検討してみてください。
グループウェア導入後の改善事例
院内コミュニケーションの円滑化
ある病院では院内の情報共有はできていたが、スタッフ間のコミュニケーションがとれておらず、スタッフの入れ替わりの激しい病院でした。
病院側は、グループウェアのチャット機能やビデオ会議機能を駆使して、手軽にスタッフ同士が交流できる場を提供しました。その結果、従業員満足度が上がり、スタッフ間のもめごとも少なくなりました。
さらに、これまでメモや伝言で行っていたスケジュール管理も院内インフラを整えたことで、スタッフが自発的にスケジュール調整するなど、想像以上の効果も期待できます。
事務処理の業務効率化
これまでレセプト業務や経理業務などの事務処理業務には、人手と労力がかかるものだとされていましたが、グループウェアの導入により事務スタッフを必要最小限に抑えることができます。
グループウェアは、医療機器との連携だけではなく、さまざまな外部機能との連携も可能です。つまり、給与管理ソフトやオフィス業務ツールとの連携ができれば、人件費と作業時間の削減に加えて、単純ミスが無くなるなどの業務改善につながります。
事務処理ミスの防止
膨大な資料を管理する病院では、確認漏れや報告漏れが発生することもあります。グループウェアの管理システムは、過去のミス処理を検索機能によりすぐに発見することができます。ミスしたあとのすばやい対応が、その後の評価を大きく左右する事例も発生しています。
さまざまな事務処理を必要とする大規模な病院にこそ、グループウェアの効果は顕著に表れます。
個人情報漏洩リスクの減少
医療機関では、個人情報の管理は徹底されていますが、漏洩リスクを完全にゼロにするのは不可能です。ただし、最小限に抑えることはグループウェアの導入により実現できます。
機械が24時間管理することで、誰がいつどこで何を見ているかを把握することができます。リスクを未然に防ぐ予防策としてグループウェアを導入する病院も少なくありません。
まとめ｜医療現場で必要とされているツールの見極めが重要
病院で導入されているグループウェアについて理解は深められたでしょうか。グループウェアの導入は、コストがかかるため、安易に決められるものではありません。
一方、導入効果を得られた病院が数多く存在するのもまた事実です。コロナウイルスの影響によりテレワークを余儀なくされた会社でもグループウェアの効果は絶大です。
働き方改革・デジタル化・業務効率化を一度に実現するグループウェアの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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