こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
クラウドサービスの登場でますます人気を見せるグループウェア。
では、グループウェアの普及率は一体どのくらいあるのでしょうか。最近では中小企業でも導入するケースが多く、その理由を探ることでグループウェアの利点や導入するメリットなどが浮き彫りになるはずです。
そこで今回は、グループウェアの普及率と導入が進む背景について、調査データを基に検証を行ってみました。
目次
グループウェアとは？グループ管理を一元化できるITツール
グループウェアの普及率を探る前に、まずはグループウェアとはどのような特徴や仕組みを持つのかを理解していきましょう。
グループウェアとは、組織内の情報共有や管理をサポートするITツールです。チャットやスケジュール管理、タスク管理などの機能が標準装備されているものが多いため、グループウェアを導入するだけで次のような役割を果たします。
- 社員間のコミュニケーションを円滑にする
- スケジュールを調整し合い仕事をスムーズにする
- 同じデータを共有して認識の不一致を防ぐ
- 残業申告や有給申請などの報告ルーティンを簡素化する
従来、上記のような業務はアナログで管理を行うか、別々のツールを複数使うことが一般的でした。
一方の近年ではグループウェアが誕生したおかげで、グループ管理を一つのツールにまとめることが可能です。作業効率も高まるため、煩雑なグループ管理に悩まされることもありません。
グループウェアの普及率や普及したきっかけについて
では、そんなグループウェアはビジネスの現場でどのくらい普及しているのでしょうか。仮に普及率が高ければ、それだけグループウェアが便利でビジネス環境に欠かせないツールだという証拠ともいえるでしょう。
ここでは、グループウェアの普及率や普及のきっかけについてお伝えしていきます。
グループウェアの普及率は86.9%
グループウェアの普及率を探るうえで、キーマンズネットの「グループウェアの利用状況に関するアンケート調査レポート（2018年）」が役に立ちます。
この調査では2018年1月5日から2週間に渡り、311社の情報システム部門や事業部門、管理部門へアンケート調査した結果が公表されています。
アンケート調査の結果は、次表の通りです。
| 質問内容 | 回答割合 | 普及率 |
|---|---|---|
| グループウェアをすでに導入済み （追加リプレースなし） | 75.6% | 導入済み 86.9% |
| グループウェアをすでに導入済み （追加リプレース要検討） | 11.3% | |
| 新規で導入を検討中 | 2.9% | 未導入 13.1% |
| 必要性を感じるが導入するか未定 | 5.8% | |
| 必要性を感じない | 4.4% |
上表の通り、すでにグループウェアを導入している企業は全体の86.9%。グループウェアは、なんと9割弱の普及率にまで達していることが分かります。
グループウェアの普及率は4年で12.1%増加
キーマンズネットは4年前の2014年にも同様の調査を行っています。
当時、「グループウェアをすでに導入済み」という質問に「Yes」と答えた企業の割合は、74.8%でした。そのため、2018年の調査結果と比較すると、わずか4年で普及率が12.1%上昇しています。
普及率が上昇した背景には、クラウド型のグループウェアが増えたことが大きく影響しているのではないでしょうか。
従来のオンプレミス型（詳しくは後述）のグループウェアに比べて導入が簡単にできるため、導入のハードルが下がって普及率が促進したと考えられます。
グループウェアが普及した要因は利便性の向上
1960年代、マウスやハイパーテキストの生みの親とされるダグラス・エンゲルバートにより、世界初のグループウェア「NLS：oNLine System」が誕生しました。
それから約30年後の1996年には、IBMが発表した「Lotus Notes」が大人気を博し、仕事でパソコンを使うことが一般化したことからグループウェアが普及し始めました。
そして前述した通り、現在はほぼすべての企業がグループウェアを利用しているといっても過言ではありません。
これだけグループウェアが普及した理由は、社内で利用するITツールのクラウド化が進んでいることが大きな要因の一つです。
クラウドサービスの進化に伴い、裁量労働制やリモートワークといった新しい働き方を採用する企業も増えるため、同時に便利なコミュニケーションツールであるグループウェアの需要が高まるのは決して不思議ではないでしょう。
また、グループウェア自体もクラウドサービス化が進んだおかげで、いまでは予算や運用コストで導入を敬遠していた中小企業でも導入が進んでいます。
グループウェア導入前に知りたいサービスの種類
ほとんどの企業がグループウェアを導入するなか、自社でも導入を検討してみたいと感じることも多いのではないでしょうか。
ただし、導入前にグループウェアの種類の違いやサービス内容の違いを知っておくことが大切です。
一概にグループウェアといってもさまざまな種類があるため、自社にとって最適なツールを探してみてください。
導入タイプの違い
まずは導入タイプの違いからお伝えしていきます。
グループウェアには、導入タイプ別で次のような種類が存在します。
- オンプレミス型グループウェア
- クラウド型グループウェア
オンプレミス型とは、サーバーに専用のソフトウェアをインストールして導入するグループウェアです。
データや情報がすべて社内に蓄積されるため、情報漏洩のリスクを抑えたり、既存のITツールとの互換性に優れています。一方で、クラウド型に比べて導入コストがかかる点がデメリットです。
クラウド型とは、Web上のサーバー（Webサイトなど）からツールを利用できるグループウェアです。
登録するだけですぐに利用することができ、オンプレミス型より導入コストがかかりません。ただし、ソフト提供会社のサーバーに依存するため、セキュリティ対策を自社でコントロールできない点が課題です。
サービス内容の違い
次に、グループウェアのサービス内容の違いをお伝えします。
そもそもグループウェアとは組織内のコミュニケーション活動を円滑にするツールですが、提供会社の目的やサービス内容によって細かく機能が分かれます。
たとえば、次のようなサービス内容が代表的です。
- スケジュールや社内掲示板、メールなどコミュニケーション機能に特化したグループウェア
- 業務に合わせたアプリケーションの連携に特化したグループウェア
- 議題や目的、案件ごとに議論やミーティングが設定できるグループウェア
- タスク管理やワークフロー管理などを最適化できるグループウェア
上記は一例なので、グループウェアを利用する目的に合わせて必要なサービスや機能を検討してみください。
複数のグループウェアを選び分けるポイント
グループウェアを導入する際に必ず発生する作業が、複数のサービスから自社に合ったものを選択することです。
では、どのような点に注意してグループウェアを選び分ければ良いのでしょうか。ここでは3つのポイントをお伝えしています。
機能と料金のバランスを考えて選ぶ
グループウェアを検討する場合、まずは予算をもとにサービス料金から比較するケースも多いのではないでしょうか。ただ、料金とともに機能についても忘れないよう、注意してください。
一般的に機能性に優れるグループウェアほど月額料金やコストが高くなりがちです。
一方で、グループウェアという特性上、あまりにも機能に乏しいツールを選んでしまうと業務効率化が進まず、導入したにもかかわらず棚の上でホコリをかぶらせる始末になりかねません。
そのため、あらかじめ必要な機能をピックアップし、その後に予算とのバランスを考慮することが大切です。
最小契約人数に適したグループウェアを選ぶ
グループウェアを選ぶうえで意外と見落としやすいのが最小契約人数です。文字通り契約を結ぶ際に必要な最小契約数のことで、最小契約人数を設定しているグループウェアも珍しくありません。
大企業向けのグループウェアの場合、最小契約人数が多めに設定されていることもあるため、人数が不足して使えないことも考えられます。
また、異動や離職で人数が減る可能性も考え、なるべく最小契約人数が少ないグループウェアを選んでおくのもおすすめの方法です。
セキュリティ対策に優れたグループウェアを選ぶ
最後に、グループウェアのセキュリティ対策が万全かどうかも選択基準になり得ます。特にクラウド型を選ぶ場合は自社以外のサーバーに依存するため、サービス提供会社のセキュリティ対策をしっかりと確認しておくことが重要です。
たとえば、アクセス制限の有無を確認しておくだけでも安全性は大きく変わります。最近ではリモートワークによってツールに接続する端末が増える傾向にあるため、IPアドレスや端末によってアクセス制限をかける機能は必須ともいえます。
まとめ｜まずは体験！グループウェアは組織に浸透して初めて役立つ
ここまでグループウェアの普及率を中心にお伝えしてきました。いまではグループウェアの普及率は86.9%にも達し、ほとんどの企業が何らかのグループウェアを導入しています。
この機会に、社内コミュニケーションをより円滑にするため、グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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