こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「業務を効率化したいけど、何から始めたらいいかわからない」「業務改善の解決策が思い浮かばない」そうお悩みの方もいるかもしれません。
日々の業務と並行して、業務効率化を考えるのはたいへんですよね。
そんな時におすすめしたいのが、フレームワークです。
手順に沿って書き出すことで、課題や解決策がわかりやすくなります。
そこで今回は、業務改善に役立つフレームワークとして「ECRS（イクルス）の原則」をご紹介します。
併せて、効率化に役立つグループウェアについても記載しましたので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務効率化におすすめのフレームワーク
フレームワークで課題を明確に
業務効率化の実現に役立つのが、フレームワークです。
手順に沿って意見を出していくことで、問題点を明らかにすることができます。
個人でできるものから、社内会議で行えるものまで種類はさまざま。
業務だけでなく、ライフプランや、プライベートのタスクにまで使える役立ちツールです。
今回は、業務効率化の課題と解決策を見つけやすくなる「ECRS(イクルス)の原則」というフレームワークをご紹介します。
「ECRS（イクルス）の原則」とは？
ECRS（イクルス）の原則の「ECRS」とは、
Eliminate（取り除く）
Combine（まとめる）
Rearrange（整理する）
Simplify（単純化する）
の頭文字をとったものです。
それぞれの語に応じて、
「省ける業務はないか」
「まとめられる業務はないか」
「整理できる業務はないか」
「シンプルにできる業務はないか」
と解決策を探っていきます。
業務改善のために使われることが多いフレームワークなので、作業効率をアップさせたいと考えている組織は取り入れることを推奨します。
改善ステップはシンプルで、ECRSの順番通りに意見を出していくだけです。
「簡単すぎて大丈夫？」
と思う方もいるかもしれませんが、やり始めると奥が深く、高い効果を実感できるでしょう。
具体的な項目例として、以下を参照してみてください。
「ECRS」各項目の例
【Eliminate（取り除く）】
- 日報を廃止する
- 社内メールの挨拶を省く
- 外注できる業務をリストアップし、業者に依頼する
【Combine（まとめる）】
- プロジェクトメンバーでグループチャットを作り、チャット内で打ち合わせする
- 事務作業をまとめて行う「事務時間」を割り振る
- 会議とランチをまとめる
【Rearrange（整理する）】
- 社内資料を電子化し、整理する
- 作業の手順を書き出し、効率良く進められるフローチャートを作る
【Simplify（単純化する）】
- 社内プレゼン資料のテンプレートを作る
- よく使う文章をワード登録し、素早くメールを打てるようにする
どれもが、あなたの組織に合うとは限りません。
そのため、現在の業務改善を阻む課題に対して、どれが有効かを見極めつつ、アイディアを出していくことをおすすめします。
業務効率化にはグループウェアのようなITツールがおすすめ
グループウェアとは
グループウェアとは、組織で使うのに適した機能が搭載されているソフトのことです。
情報共有や、コミュニケーションがスムーズになり、業務効率化に役立つとされています。
先ほどの項目例でいうと、
- プロジェクトメンバーでグループチャットを作り、チャット内で打ち合わせする
- 社内資料を電子化し、整理する
などは、グループウェアを通じて実行可能です。
他にもさまざまな機能が付いているため、以下もぜひ参考にしてみてください。
グループウェアの主な機能
グループウェアの主な機能は、
- タスク管理
- カレンダー(スケジュール管理)
- ファイル共有
- ビジネスチャット
- 社内SNS
- 申請、承認手続き
などがあります。
クラウド型のグループウェアを選べば、外出先であっても
- スマートフォン
- タブレット
- PC
から情報をチェックでき、スムーズに情報共有を行えます。
「ITを扱う企業じゃないから…」
と躊躇せず、業務効率化を考えているのであれば一度検討してみることをおすすめします。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入すると、
- 情報共有の時短
- コスト削減
- 社内コミュニケーションの強化
といった効果が期待できます。
チャット機能を使えば、挨拶文を省いたり、絵文字でリアクションをとったりすることが可能です。
社内資料を電子化することで、紙媒体の際に必要だった印刷代、保管代といったコストを省くこともできます。
電子化されていれば、キーワードに関連する資料のみを検索して表示することも可能です。
資料の保管・管理も容易になり、その分の時間を別の業務に充てるのもいいかもしれません。
グループウェアには、コミュニケーションを促す「社内SNS」が付いていることもあります。
その名の通り、社内だけで使うSNSで、Facebookなどの一般SNSのように使えます。
業務上の連絡のほか、
- こういうスキルを一緒に学びませんか
- このトピックに関するアイディアを募集中です
といった書き込みをすることで、部署外とのコミュニケーションもとりやすくなります。
導入費用の相場
グループウェアは、無料のものと有料のものがあります。
セキュリティの問題を考えると、有料グループウェアがおすすめです。
料金体系は、ユーザー数ごとに変わり、月額費用＋初期費用を支払うといった形が多いです。
月額費用は、ユーザー数×500〜800円が相場となっています。
オプションや総ユーザー数に応じて変わってくるため、見積もりをおすすめします。
「ECRSの原則」で出した案に沿って機能を絞ることで、コストの節約にも繋がるため、フレームワークを活用してみてください。
業務効率化の注意点
目的を明らかにする
業務効率化に際して、目的を明らかにしてから始めることをおすすめします。
「業務改善を目指すはずだったのに、いつの間にかIT化が目的になっている」
といったケースもあります。
IT化は手段であり、目的ではありません。
業務の効率化に有効な場合が多いですが、費用対効果が悪くなることもあります。
「ファイル共有を円滑にしたい」
「会議時間を削減したい」
現在の業務で、効率化したい具体的な項目（目的）があれば、解決策を見失いにくくなります。
そのため、最初に目的を明らかにすることをおすすめします。
費用対効果をチェックする
グループウェアの導入など、IT化には費用がかかることが多いです。
「グループウェアを導入したものの、社内に浸透しなかったため解約した」
「IT化で便利にはなったが、費用以上の効果を実感できなかった」
というケースもあります。
ある調査では、「ITサービスを導入した企業の約4割が後悔したと感じている」との結果も。
そうならないためにも、検討の際に費用対効果もチェックすることをおすすめします。
- 年額でいくらかかるのか
- 作業時間はどのくらい短くなるのか
- 紙のコストをどのくらい削減できるか
など、気になる点をピックアップし、具体的に確認していきましょう。
現場の声も重視する
管理職の方々だけで業務効率化の施策を決めてしまうと、失敗しやすくなります。
「こうすれば効率化できる」
と機械的なやり方を押し付けてしまうと、現場では疲弊してしまうことも。
そのため、現場で実際に業務に携わっている社員の声を重視しながら、施策を選定することをおすすめします。
フレームワークで、着実に業務効率化を
今回は業務効率化に役立つフレームワーク「ECRSの原則」をご紹介しました。
「省ける業務はないか」
「まとめられる業務はないか」
「整理できる業務はないか」
「シンプルにできる業務はないか」
の問いに答えていくことで、業務改善のヒントが見つかるでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
