こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「FAXが不便だ」「ペーパーレス化を実現したい」と考えている企業も多いかもしれません。
今回の記事では、FAXのデメリットとデジタル化のポイントをお伝えします。おすすめのツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
FAXのデメリット
FAXに不便さを感じながらも利用を続けている企業は、まだまだ残っているのも事実です。まずはFAXのデメリットをみていきましょう。
送信・維持コストがかかる
FAXのデメリットは、費用がかさむことです。送信の費用だけではありません。
- FAX本体の機材
- 用紙
- インク、トナー
- メンテナンス
- ファイル、ホッチキス
など、さまざまな費用がかかります。
外出先でチェックできない
FAXで送られた情報は、オフィスにいないとチェックできません。外出時、車内にいるスタッフにメールなどで転送してもらうこともできますが、その分手間がかかってしまいます。
管理に時間がかかる
届いたFAXの情報を整理するのにかかる時間も、デメリットの一つです。ファイルの保管や、過去の資料を参照する際に時間がかかってしまいます。
政府が掲げるデジタル推進を実現できない
2021年、脱ハンコやFAX廃止などのペーパーレス化を促す流れが政府からも出てきました。コロナ禍によるテレワークの普及で、デジタル化を進める企業も増えてきています。その流れの中でFAXを使っていると、ネガティブな印象を受ける方もいるかもしれません。
FAXからITツールに変えるメリット
FAXを利用するデメリットをみてきましたが、FAXを廃止してITツールに置き換えるとどのようなメリットがあるのでしょうか。
コスト削減につながる
FAXを廃止すると、コスト削減につながります。先述のように、インク用紙代やトナー代などさまざまなコストをカットできるのです。
FAXに限らず社内でペーパーレス化を進めると、資料の保管にかかるスペースの費用（賃料）も削減できるかもしれません。
ITツール導入でテレワークしやすくなる
FAXを廃止すると、テレワークを導入しやすくなります。FAXだと、送られてきた情報を社内で確認する必要があります。
例えば、資料をメールで送ってもらうようにすると、家や外出先でもチェックできるのです。取引先からの情報を自宅でも確認できるため、テレワークをしやすくなるでしょう。
なお、テレワークを導入したところ、社員の約6割のストレスが減ったという調査もあります。業務ストレスが減ると、その分離職率の低下も見込めるでしょう。そのため、離職率の低下も目指している企業であれば、FAX廃止・テレワーク導入を検討してみることも推奨します。
FAX廃止で業務効率アップ
FAXを止めることで、業務効率アップも期待できます。FAX受信時には、今している作業をストップする必要があります。集中していたのに、その手を止めなければならなくなると、気が散ってしまいます。元の業務に戻ってから、また集中するのに時間がかかる方もいるかもしれません。
FAXを廃止してメール受信に変えると、そのような煩わしさから解消されます。メールは複雑な手続きをしなくても、そのまま受信されるからです。自身で決めた時間にメールをチェックして返信すればいいため、FAXのように作業時間をかき乱される恐れがありません。そのため、FAXを廃止すると業務効率が上がりやすくなるのです。
FAXを廃止してIT化する方法
インターネットFAX（eFax）
インターネットFAX（eFax）を利用することで、FAXに関わる手間を省略できます。インターネットFAXとは、送られてきたFAXを電子化し、保存してくれるサービスのことです。
電子化されているため、送受信時にその場にいる必要がありません。用紙やトナー代、またFAX機も必要ないのです。導入には費用がかかりますが、業者によってはFAX機をレンタルするよりもリーズナブルに済みます。
メール
政府内で進めているFAX廃止の方法が、メール利用です。送りたい資料は、PDFやWordファイルなどにし、メールで送信します。
現在使っているメールサービスを利用できるため、導入コストもeFAXより安くなることが多いでしょう。メールを普段利用している社員であれば、操作に慣れているので新しく作業を覚える必要がなく、負担になりにくいのも特徴の一つです。
グループウェア
時短・業務効率化を狙うなら、グループウェアがおすすめです。グループウェアとは、業務効率化に特化した複数の機能が一つにまとまっているソフトウェアのことです。
- チャット機能
- 日程調整機能
- 申請・承認システム（ワークフローシステム）
などが入っており、うまく活用することでFAXの代替サービスとして有効です。
チャットでは、メールよりも楽にファイル共有、メッセージ送信がしやすいため、スムーズに資料を送れるでしょう。また、申請や稟議にかかる資料も、FAXを使わず専門システム（ワークフローシステム）を使うことで、ペーパーレスで済ませることができます。
導入コストはかかりますが、業務全体の効率化も目指すならグループウェアもおすすめです。
FAXからITツールに切り替える際のポイント
いきなりFAXを廃止してしまうと、社員が混乱したり取引先とトラブルになったりする可能性があります。そうならないために、FAXからITツールに切り替える際のポイントをみていきましょう。
小規模から始める
いきなり社内全体でFAXを廃止するのはおすすめしません。現場だけではなく、取引先も混乱してしまいます。
そうならないためにも、部署ごと、プロジェクトごとなど、小規模から試すことを推奨します。
メールにするのか、チャットにするのか、少人数で試運転することで具体策や改善案も出てくるはずです。
その知見を活用し、業務効率をアップできるFAX代替ツールを選ぶといいでしょう。そのため、まずは小規模で試すことがおすすめです。
取引先には丁寧に説明を
いきなりFAXを廃止し、メールで添付をお願いすると、ネガティブな印象を抱く取引先もあるでしょう。また、その要望に応じられないクライアントもいるかもしれません。そのため、FAX廃止に関する連絡は丁寧に伝えることを推奨します。
- いつから他ツールに移行するのか
- 今後はどのような手段になるのか
- 代替案や補足etc…
をしっかり伝えることで、理解してもらいやすくなります。
FAX廃止に応じてもらえない取引先が多い場合は、メールやチャットではなく、eFaXへの移行がおすすめです。
セキュリティチェックを万全に
新たなツールを導入する際は、セキュリティの高さをチェックしましょう。現在FAXを利用している企業は、セキュリティ面からそうしていることも多いかもしれません。そのため、別のツールやサービスを利用する際には、セキュリティがどのようになっているか確認することをおすすめします。
無料のファイル共有ツールもあります。しかし、セキュリティ面ではやはり有料のものの方が安心できます。サポート体制がどのようになっているかも確認しておきましょう。
まとめ｜FAXからITツールに移行してペーパーレス化を実現
今回は、FAXのデメリットと、ITツールに切り替えるメリット、IT化の方法やポイントをご紹介しました。
FAXを脱却するのにおすすめのツールは、以下の3つです。
- eFax
- メール
- グループウェア
取引先との状況も踏まえ、小規模からいずれかのツールを始めてみてはいかがでしょうか。
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