こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事上のスケジュール管理をスムーズに出来るシステムを導入したいと検討していませんか。クラウド上で簡単に管理し、なおかつ無料で利用できたりお試しが出来るアプリはどんどん増えています。
便利なツールは利用すべき価値があるものの使いたい機能があるのか、どれだけのスケールで共有できるのかなどを知っておく必要があるでしょう。
ここではシステム導入を検討されている方に、アプリの特徴や選ぶときの注意点などを紹介していきます。
目次
社会人がスケジュール共有を行う重要性
「仕事が出来る人」＝「スケジュール管理が上手な人」というイメージを持つ方も多いのではないでしょうか。社会人としてスケジュール管理は重要視される能力と言えるでしょう。
一方これまでの働き方が見直されつつある中、企業に取って業務の効率化にもスケジュール管理は重要な位置付けになって来ており、頭を悩ませているケースも多いでしょう。
効率よく働くことは組織として業績を上げるだけでなく、従業員の労務改善にもつながります。またスケジュール管理に加え、従業員が抱えている業務や進捗状況の管理を適切に進めることも大切です。
これらの作業をスムーズに進めていくためには、無料で使えるスケジュール管理アプリは有効なツールと言えるでしょう。アプリを使うことで、スケジュール管理以外にタスク管理や顧客への対応漏れを防ぐなどの便利な機能も使うことが出来ます。
組織として社会人としてアプリを活用してスムーズなスケジュール管理をしてみませんか。
スケジュール共有アプリを選ぶ際のポイント
スケジュール管理アプリの導入を検討していても、どんな基準でアプリを選べばいいのか悩んでしまう方もいらっしゃるでしょう。ここでは、どういったアプリを選ぶ際のポイントについて、紹介します。
無料で操作確認が出来るか
本格導入を前にアプリの機能や操作方法などを確認することはマストです。無料で操作確認が出来るとコストをかけずにさまざまなアプリを試して比較することが出来ます。
入力方法が簡単か
社内で一斉に導入する場合、アプリへの理解度や経験値など使う人の知識や能力には、ばらつきがあります。アプリを使う際の入力方法はなるべく簡単な方が
使いやすく、社内の浸透もスムーズになるでしょう。使い勝手のよいと思うものを選びましょう。
使いたい機能が充実しているか
スケジュール管理を主とした目的としつつもアプリによって特徴は違います。もちろん特化している機能や付加されている機能は変わってきます。
スケジュール管理をメインとして自社で使いたい機能は何なのかを確認しておきましょう。その上で使いたい機能がひとつでも多くあるかどうかを調べておきます。
複数のデバイスで使用できるか
社内で利用するときは、社用パソコンを使うことが多くなります。社外からスケジュールを入力し、確認することが必要な場面も出てくるでしょう。
そのためスマートフォンやタブレットなど、複数で操作ができると便利に使うことが出来ます。
複数のデバイスで操作することが出来るのかどうかも確認し、選ぶポイントにしましょう。在宅ワークを導入している、検討している場合は有効な手段です。
サポートが充実しているか
クラウド上で管理するため、便利なもののデバイスの故障やデータ紛失などのトラブルも想定されます。大切なデータが消えてしまうとかなりの損失になります。
そのようなときに迅速に対応できるようバックアップ機能のあるアプリを選びましょう。ただアプリによっては、バックアップ内容が異なってくるので、どこまで対応してくれるのかサポート内容を確認しておきましょう。
また無料でのサポートサービスが付いているアプリもあります。サポートのある方が安心できるならサービスの有無も確認しておくといいでしょう。
有料での導入価格や性能はどうか
基本的に無料で使えるアプリにも、有料版が用意されている場合もあります。無料版は使える人数やデータ容量などの制限があり、どうしても有料版と比べると制限がかかってきます。
有料になればさらに便利な機能が使えるようになります。ただコストがかかってくるので価格や費用対効果、使える性能がどれだけアップするのかその性能が必要かどうかを確認しておきましょう。
希望するセキュリティを満たしているか
無料とはいうものの企業活動で使うアプリですから、社内外の重要な情報が含まれています。そのためセキュリティについても細心の注意が必要です。
セキュリティへの配慮やレベルを確認し希望のラインに達しているのかを調べておきましょう。セキュリティマネジメントシステムであるISO27001（ISMS）を取得している、またはこれに準ずる規格を取得しているアプリが安心でしょう。
社会人向けスケジュール共有の無料アプリ5選
ここでは、社会人向けの無料スケジュール管理アプリを、5つご紹介します。
Googleカレンダー
多くの人が使っているGoogle関連のアプリです。Googleアカウントを取得していればすぐに利用できるのが特徴です。
また、さまざまなアプリと連携できるほか多くのブラウザにも対応しています。スケジュール管理だけでなく、Todoリストの活用や簡単にGoogleミーティングに参加できるなどのメリットがあります。
Stock
機能はシンプルな構成でマニュアルが無くても利用できます。
機能が多いことは便利な反面、使うための操作を覚えなければいけない、使わない機能が多く存在することにもつながります。情報のストックとタスク管理が簡単にでき、IT企業ではない企業に取ってもシニア世代にも使いやすいことが特徴です。
Microsoft To Do
Microsoftが提供している公式アプリで信頼性が高いアプリです。Windowsとの親和性が高く、Windowsには初期インストールがされています。
完全無料のアプリでマイクロソフトアカウントがあれば、すぐに使えるので便利です。機能は絞り込んでいるもののリマインダー機能なども備え、その日その日のスケジュールを組み立てるのに役立ちます。
Lychee Redmine
ITに詳しくない人にも使いやすく、スケジュール管理以外にも多くの機能を持つ日本製のアプリです。
無料でメールサポートしてくれるサポートも付いており安心です。有料版も充実しており、一定期間無料で利用できるサービスも提供されています。有料版では、プロジェクトの進捗状況、コスト管理などの業務管理も可能になります。
Jorte
紙の手帳のような使い勝手が特徴のカレンダーアプリです。自分の好きな手帳としてカスタマイズすることも可能です。
パソコンからスマートフォンなどの画面の小さいデバイスでも、見やすいように工夫されており、使える機能も多くなっています。また、有料版のプレミアムコースも用意されています。
無料アプリ以外に有料で充実したアプリも
無料アプリも内容は充実してきていますが、有料アプリでは使える人数などの制限が無く、高性能でセキュリティレベルが高いアプリも提供されています。ここではいくつかをご紹介します。
クロジカスケジュール管理
マニュアルを見なくても直感的に使うことが出来るという声が多いアプリです。チームの予定を共有し管理でき、重複したスケジュールを登録したときにはアラートが表示され、スケジュールのダブルブッキングを防げます。
また、カレンダー機能を使ってクロジカスケジュール管理を使っていない取引先との日程調整も、簡単に出来るのが特徴です。
サイボウズ Office
グループウェアの開発・運用を手がけるサイボウズが提供しており、開発から運用、サポートまで日本製でセキュリティもレベルが高いと評価されています。
中小企業のなかでトップクラスのシェアを占めるアプリです。スケジュール管理の他、スムーズな情報共有、施設予約などが出来ます。
rakumoカレンダー
日本の企業向けにGoogleカレンダーを見やすく、使いやすい機能にデザインし直したアプリです。
Googleカレンダーの使用経験があれば、スムーズな導入が期待できるでしょう。従業員全員のスケジュールを個人や部署など、さまざまな単位で管理出来るほか、複数人のスケジュールの空き時間も簡単な操作で確認できます。
スケジュール管理はクラウド上で共有するのが便利
さまざまなアプリをご紹介してきましたが、現在ではクラウド上でのスケジュール管理が、主流になりつつあります。
クラウド上で管理することで、パソコンのみならずスマートフォンなど複数のデバイスからも入力や編集が可能です。インターネット環境が整えば、どこでもアクセス出来るのも魅力です。在宅ワークでも対応しやすく便利なツールとして広がりを見せています。
もちろん紙の手帳などにスケジュールを書き込み、管理したいという方もいらっしゃるでしょう。個人の予定だけを管理したいのであれば、それでも問題ありません。
しかし、チームや部署ごとに複数人が、個人の手帳でスケジュールを管理しているとどうでしょう。空いている予定を全員に確認し、予定を合わせるのも一苦労です。
全員のスケジュールをクラウド上で一元管理すれば、一目で空いている予定が分かるため、スケジュールの調整を簡単に行うことができます。クラウド上で共有できるスケジュール管理アプリから導入を検討してみましょう。
まとめ｜無料のスケジュールアプリで使用感を確かめよう！
スケジュール管理は、企業にとって重要な作業です。ただ毎回ヒアリングしたり問い合わせたりしていては、他の業務に割ける時間が少なくなってしまいます。スケジュール管理アプリを活用することで、外出先でも簡単に確認できます。
しかし、最初から有料版のスケジュール管理アプリの導入を行うと、うまく使いこなせなかったり、不便な部分があって使われなくなったりといった問題も出てきます。
まずは、無料で使えるアプリを導入し、使い勝手を確認した後で、有料版のアプリを使用することがオススメです。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
