こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
スケジュール管理は、どのような仕事でも大切な要素です。円滑な運営という部分でも、時間を有効に使うためにスケジュール管理は欠かせません。
特に予定を重複して入れてしまい、ダブルブッキングすれば大混乱に陥ります。信用問題に発展する場合も出てくるため、しっかりとしたスケジュール管理をしなければいけません。
ほかにも納期の遅れなどの問題もあり、スケジュール管理の甘さは業務効率の足を引っ張る要因になります。時間を管理するという意味も持つため、どのようにダブルブッキングを防止するべきか、常日頃から理解しておかなければいけないでしょう。
目次
ダブルブッキングを防止するポイント
ダブルブッキングとは、複数の予定が重なることを指します。いろいろなパターンがありますが、時間の調節を誤って同じ日の同じ時間に予定がぶつかるケースがほとんどです。
ダブルブッキングを引き起こす原因はいろいろありますが、ポイントを押さえておくことで事前に防げるでしょう。
「忘れてた」を防止するリマインダーを活用
ダブルブッキングを引き起こす大きな問題点は、組んだ予定を忘れてしまうことです。予定を覚えていれば、そもそも同じ時間に他の予定を組んだりしません。つまり、注意さえしておけば、ダブルブッキングは起こらないのです。
組んだ予定をはっきりと認識して把握することが重要です。予定が入っている状況を思い出させてもらえば、ダブルブッキングの多くは防げます。
現在ではリマインダー機能を使う方法が一般化してきました。グループウェアなどのスケジュール管理機能を活用し、予定が近づいてきたときに何かの方法で知らせる機能です。
リマインドを通知する方法はさまざまで、メールやパソコンのデスクトップ画面に表示させる方法などがあります。通知するタイミングなども設定できるため、自分の行動パターンに合わせて使うと有効な予防策になるのです。
予定を入れる前に事前確認
予定を入れることで、ダブルブッキングが発生します。予定がかぶらなければ、ダブルブッキングは起こらないのです。つまり、予定を入れる前に、その時間に予定を入れても問題ないのかを確認する癖をつけておくことが予防策になります。
ダブルブッキングを引き起こす問題として、確認もせずに安請け合いをしてしまうパターンがあります。
仕事なので請け負うことは大切ですが、管理が行き届いていないと問題を発生させる要因となるのです。安請け合いをしたり焦って返事をしたりしてしまうと、ダブルブッキングにつながってしまいます。
後悔しないためにも、ほんの一呼吸入れて、予定を確認することが大事なポイントです。事前に予定の確認ができれば、失敗を防げます。ほんのわずかな確認でダブルブッキングを防ぎ、効率的に仕事ができると思えば、その一瞬が大きな違いになるのです。
余裕を持ったスケジュール管理
ダブルブッキングの問題は、自分だけにあるとは限りません。先方に何か予定が入り、時間をずらさなければいけないとき、他の予定とブッキングする可能性が出てきます。これがはっきりとわかり、対応できるなら問題はありません。
しかし、ギリギリのスケジュール管理にしていると、ほんのわずかな時間のずれが、大きな問題を引き起こすケースがあるのです。
電車やバスなどの公共交通機関は時間に正確ですが、予期しない原因で遅れてしまう場合もあります。待ち合わせの場所に到着できない事態も発生するのです。
すべて避けられるわけではありませんが、余裕を持ったスケジュール管理をしておけば、予期しない問題にも対処しやすくなります。
ただし、あまりに余裕を持たせすぎると効率が落ちるのも確かです。スケジュール管理がしっかりとしていると、この辺りのさじ加減もうまくできます。
スケジュール管理を複数で行わない
スケジュール管理の方法はいろいろありますが、便利なあまり多くの方法を取り入れてしまうケースがあります。これはスケジュール管理に限ったことではありませんが、複数のシステムを組み入れるとどれも機能しなくなってしまいます。
あまりに多くのシステムを使ってしまうと、管理しきれなくなり収拾がつかなくなるケースもあります。さらにどのシステムでスケジュール管理していたのかバラバラになると、リマインダーなどの機能もうまく働きません。
複数のスケジュール管理システムを取り入れず、一つに絞り込んで利用する必要があります。その際は、他のシステムと親和性の高いものを選んだり、グループウェアを導入してスケジュール管理や他の機能を統一したりする方法がいいでしょう。
情報共有でミスを避ける
スケジュールを自分一人で確認していたために、ダブルブッキングを引き起こす場合もあるでしょう。誰かが確認をしていれば、大きな失敗にならずダブルブッキングを防げる可能性があります。そのために、情報の共有が大きな分岐点になります。
グループウェアを活用すると、複数で情報の共有が進みます。スケジュール管理も同様で、これまで一人で確認していた情報をチーム単位でもチェックできるのです。これにより、個人のミスによるダブルブッキングを防げます。
ダブルブッキングをしてしまったら
ダブルブッキングは、どんなにシステム化しても予期しない事態で起こる可能性はあります。まったくゼロにできるものではありません。
大事なことは、ダブルブッキングをしてしまった場合にどのように対処するかです。うまく切り抜けるためには、いくつものポイントがあるのです。
まずは電話で直接謝罪する
ダブルブッキングをしてしまった場合、まずは電話で確認し謝罪します。予定を組むのは、自分だけの問題ではありません。相手もいて初めて予定は成り立つからです。
最近ではメールやメッセンジャーで要件を伝えるケースも増えましたが、まずは何より直接言葉で謝罪をするのがいいでしょう。
それもできるだけ早くコンタクトを取り、その後メールなどで調整するという流れが基本です。順番を間違えてしまうと、ダブルブッキングからさらに大きな問題に発展してしまいます。
どちらの予定を変更するか決める
ダブルブッキングをしてしまった場合、どちらの予定を優先するかという問題が生じます。優先順位を間違えてしまうと、うまく切り抜けられるどころか、さらに問題が大きくなるのです。
一般的な優先順位として考えられるのは、先約順といっていいでしょう。先に予定を組んだほうから優先していきます。
重要度に差がある場合には、優先順位も変わります。この辺りのバランスは取引内容などによっても変わるため一概に言えませんが、普段からプライオリティをしっかりとしておくことで対応しやすくなるのです。
理由の説明と予定を変更する
ダブルブッキングが発生した場合には、誠意ある説明をして対応しなければいけません。理由は何だったのか、背景を理解してもらうとともに予定を変更してもらいます。言い訳ではなく、説明と対応が重要なため、対応の仕方に大きな差が出るのです。
この状況をうまく乗り切れると、次につながる可能性も高まります。一時的なことで乗り切ろうとせず、今後の取引も踏まえた対応をしなければいけません。
まとめ｜無理のないスケジュール管理がダブルブッキングを防ぐ
スケジュール管理は、無理しない形が大切です。ゆがんだ形を作ると、必ずどこかで負担がかかります。最初のうちはある程度何とかコントロールできますが、やがてダブルブッキングのような問題が発生します。
グループウェアの活用が進んできたのも、システム的に一貫した流れを作るためです。同じプラットフォーム上でスケジュール管理などの情報を共有しやすく、ダブルブッキングなどのミスを減らせます。
効率化を目指すためにグループウェアの活用が進められていますが、実際には大きなミスや損失を減らすためにも役立つのです。
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