こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
仕事をしていくうえでスケジュール管理は重要です。1日のスケジュールを管理することで業務内容が明確になり、仕事の漏れや期限忘れのようなヒューマンエラーがなくなります。
現在は便利なスケジュール管理アプリも多くあるので、手軽に管理できあす。まずはスケジュール管理のメリットを理解して、より効率的にスケジュール管理を行っていきましょう。
目次
1日のスケジュール管理をするメリット
1日のスケジュールを管理するメリットは多岐にわたります。まずは具体的なメリットを見ていきましょう。
作業の効率化で残業を減らせる
1日のスケジュール管理ができていると、その日のやるべきことが明確になり、次の業務を探す時間を業務に割けるので、効率よく業務を片付けられます。
納期日時の忘れや勘違いなどのヒューマンエラーも減らせるので、毎日スムーズな作業スピードを維持でき、休日出勤や残業を減らすことにもつながります。大事なプライベート時間のためにも、スケジュール管理は重要です。
優先順位が明確になる
スケジュール管理をすれば、優先すべき業務の順位も明確になります。優先度の高い業務にすぐに取り組めて、さらに優先度の低い業務も明確になるため仕事の無駄や重複を防げます。
また、先の予定がわかっていれば、業務に関する資料やデータをあらかじめ余裕があるときに準備できるので、業務の効率とクオリティアップが可能です。
全体の作業の進捗がわかる
業務が明確化したことで、全体の作業進捗も把握できるようになります。
全体の業務状況がわかれば、進捗状況があまりよくない所のカバーにも入りやすくなり、全体の業務スピードを上げられます。
全体の業務状況がわかりにくい環境だと、思わぬところでミスがあったりクレームが入ったりと最終的に会社の信頼を落としてしまうでしょう。
そうならないためにも、スケジュール管理は重要です。
1日のスケジュール管理オススメアプリ5選
多くのスケジュール管理アプリの中でも、特にオススメのアプリをご紹介します。今回は1日のスケジュール管理がしやすいものを中心に5つのアプリを厳選しました。
Google カレンダー
Googleが提供する有名なスケジュール管理アプリです。アカウントさえ持っていれば誰でも気軽に使えるので、多くのユーザーが利用しています。Googleカレンダーのメリットは以下の3つです。
- 無料で誰でも気軽に使える
- さまざまな機種で利用できる
- カレンダーの形式を変更できる
制限もなく、無料ですべての機能が使えるのは大きなメリットです。スケジュール管理アプリとして基本的な機能は網羅しているので、不便に感じることも少ないです。
パソコン以外のスマホやタブレットでもアカウントだけで共有できるので、さまざまな機種を扱う人にも導入しやすくなっています。カレンダーの表示を好みの形式に変更できるので、自分の使いやすいカレンダーを利用しましょう。
Google カレンダーのデメリットとしては、専門性がないことです。
シンプルなデザインで誰でも気軽に使える汎用性の高さは大きなメリットですが、その分個性的な機能などはないので、業務内容によっては物足りなく感じる場合もあります。
スケジュール管理アプリに慣れるための入門用として割り切り、慣れてきたら他のアプリを試してみるのもいいでしょう。
Wacca
1日のスケジュール管理に特化したスケジュール管理アプリです。1日を円グラフでわかりやすく表示しているため、1日の予定がすぐにわかります。Waccaのメリットは以下の2つです。
- 円グラフで見やすい
- 直感的に編集、追加ができる
円グラフで表示してくれるので、ひと目見ただけで1日のすべてのスケジュールを確認できます。編集作業も簡単で、直感的な操作で予定の追加や削除ができます。急な予定の変更にも柔軟に対応可能です。
Waccaのデメリットは、すべての機能を使うためには有料になる点です。
無料の場合、1つの円グラフしか使えないので1日のスケジュールしか登録できません。スケジュールに複数のパターンがある場合には使いにくく、編集作業でスケジュールを変更していく必要があります。
複数の円グラフを使用するには有料なので、注意が必要です。
一日予定表
こちらも円グラフで、1日の予定がひと目でわかります。予定を追加するだけで自動的に円グラフを作成してくれるので、手間が掛かりません。日記やToDo機能もついているので、ちょっとしたメモを残すこともできます。
一日予定表のメリットは、以下の2つです。
- 見やすい円グラフ
- 日記やToDo機能が使える
円グラフはカラフルでわかりやすく、色のバリエーションも豊富です。色の変更も自由にできるので、自分好みの色でわかりやすく管理できます。
スケジュール管理だけではなく、日記やToDo機能でその日の気になったことやちょっとしたひらめきなどをメモに保存しておけて、いざという時に便利です。
一日予定表のデメリットは、すべての機能を使うには有料だということです。
このアプリもすべての機能を無料では使えません。有料プランを選択することで各機能の制限が解除されます。まずは無料で使ってみて、気に入ったら有料プランの導入も検討してみましょう。
1dayスケジュール
アナログ時計式のグラフで1日の予定を管理できます。チェック式のタスク機能も搭載されているので、予定とあわせてタスクの管理も可能です。
1dayスケジュールのメリットは以下の2つです。
- わかりやすい時計のグラフで管理できる
- タスク管理ができる
アナログ時計と円グラフが合体したような見た目のグラフなので、スケジュールの確認と時間をすぐに把握できます。予定にあわせてタスクを設定することも可能なので、タスク管理にも向いていてビジネスツールとしても活躍します。
1dayスケジュールのデメリットとしては、予定のコピーができません。
予定のコピーができないので、毎回最初から予定を作り直す必要があります。毎日必ずある予定なども毎回作り直しになってしまうため、その度に手間に感じてしまいます。日によって頻繁にスケジュールが変わる人には向かないかもしれません。
1日管理カレンダー
1日のスケジュールを円グラフとカレンダーで表示してくれるスケジュール管理アプリです。スケジュールをテンプレートに登録して、予定を通知してくれるリマインダー機能もあります。
1日管理カレンダーのメリットは以下の2つです。
- カレンダーと円グラフでわかりやすい
- テンプレート機能で管理しやすい
1日の予定が表示された円グラフとカレンダーが同時に表示されるので、一度に多くの情報を確認できます。テンプレートに登録しておくことでリマインダー機能も利用でき、重要な予定を忘れずに済みます。
1日管理カレンダーのデメリットとしては、円グラフが見にくいという点が挙げられます。
円グラフとカレンダーが同時に表示されるので、円グラフは少し見にくいです。予定はカレンダーでも確認できるので問題ありませんが、気になる人は円グラフがメインの管理アプリを使いましょう。
業務効率化を図るスケジュール管理のコツ
スケジュールを管理するのは簡単なようで、実行すると難しい部分も多くでてきます。スケジュールを管理しているにもかかわらず、作業効率が滞ってしまうのは管理運用に問題があるからです。
そこで、スケジュールを管理して業務効率化できるコツをご紹介します。
タスクの明確化と整理をする
まずは、やるべきこと（タスク）を明確にしていきましょう。毎日必ず行うルーティンワークからはじめていき、週や年次で必ず行う業務もタスクとして管理することで明確化していきます。
必ず行うタスクの明確化ができたら、日々の細かなタスクも明確化していきましょう。タスクが明確になることで頭の中が整理され、スケジュールの管理もしやすくなります。
作業時間を明確にする
タスクの明確化ができたら、次はタスクの完了までにかかる時間を大まかに決めていきましょう。
タスクの作業時間がわかれば先のスケジュールを組みやすくなり、優先度を決める基準にもなります。
納期が設定されているタスクの場合は、期限から逆算して作業時間を決めましょう。納期直前まで忘れていた、というようなミスを減らせます。
タスクの優先順位を決める
タスクの明確化と大まかな作業時間を参考に、優先順位を決めていきましょう。納品などの期限があるもの、会社の上層部や上司から依頼されたタスクなどは優先度が高くなります。
重要度の高いタスクから優先していき、スケジュールにあわせたタスク整理をしていきましょう。
時間に余裕を作る
タスクの作業時間にはある程度の余裕を作りましょう。業務中に不測の事態が起こる場合や、突発的に急ぎのタスクが予定に入り込む可能性もあります。
ギリギリの時間でスケジューリングしていると、突発的なタスクが入った場合に柔軟な対応ができなくなってしまいます。そうならないように、常に時間的な余裕を作ってください。
メンバーとスケジュールを共有する
プロジェクトチームや同じ部署の人とスケジュールを共有することで、タスクを見える化させられます。
グループ全体のタスクが見えるようになれば、グループ内で報告や連絡、相談をしてグループ全体でタスク管理ができます。
余裕があるときに新たな事業に挑戦したり忙しいときにフォローしてもらったりするなど、グループ全体で柔軟に対応できるようになります。
スケジュール管理の注意点
スケジュール管理をするうえで、注意すべき点も存在します。それぞれ詳しく見ていきましょう。
デッドタイムも計算にいれる
スケジュールを管理する以上、時間の管理は重要です。タスクの作業時間だけではなく、それ以外の時間も考えてスケジュールを立てる必要があります。
営業やプレゼントなどの場合は、移動時間や準備時間など業務以外のデッドタイムも考慮する必要があります。
作業時間だけでスケジュールを組んでしまうと、デッドタイムによって予定していた時間と実際の時間にズレが生じてしまい、ミスの原因になります。重要な場面で信頼を落としてしまわないように、デッドタイムも考慮に入れたスケジュール作成を心掛けましょう。
状況に応じて柔軟な対応をする
単純にスケジュールに従っているだけでは、業務の効率化につながりません。ビジネスシーンにおいて、予定していないタスクの追加や不測の事態が起きるというような状況はよくあります。
そのような場面に遭遇したときでも柔軟な対応ができるように、日頃から余裕を持ったスケジュール管理が重要です。
まとめ｜1日のスケジュール管理で業務効率化
簡単に感じるスケジュール管理ですが、業務の効率化を図る場合、意識的な管理方法が重要になります。
まずは1日のスケジュールを管理していくところからはじめていき、徐々に慣れていきましょう。
スケジュール管理で業務効率化ができれば、業務時間に余裕も生まれますしプライベートな時間も確保しやすくなります。ぜひ一度挑戦してみましょう。
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