こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
移動の多い職場では、社用車があることも珍しくありませんよね。とはいえ、1社員1台というわけにはいきませんから、数台の社用車を複数社員間で共有することになります。社用車は仕事で移動するために使うものなので、必要な時に使えない社員がいると、業務に支障が出てしまいます。そのため、社用車は予約ルールの徹底が大切です。
社用車の予約が手軽にできないと、予約ルールを守らず利用する社員が現れるかもしれません。そういった意味では、社用車の予約は出来る限りシンプルに管理した方が良いでしょう。
しかし実際のところは、社用車の予約に課題を抱えている企業も多いようです。今回は、社用車を頻繁に利用している企業にインタビューしました。その結果明らかになった、課題点と解決策をご紹介します。
目次
社用車の予約が面倒で、ルールを守らない社員も
今回インタビューした企業は建設会社で、学校などの設備工事や一般住宅のリフォームを行っています。
仕事柄、営業や施工のために学校や住宅に訪問することは日常的です。仕事で向かう場所はさまざまですが、距離のある場所に行くことも少なくありません。そのため社用車が数台あり、社員間で共有しています。社用車の数には限りがあるため、利用する際には紙の予約表での予約が必要です。
しかし、社用車を予約するために定位置に行って手書きしなければならず、面倒という声が多いそうです。面倒なこともあってか、少しの時間だからと予約せずに社用車を使う社員さえいます。その結果、誰が社用車を使っているのか把握できないことも多くあります。
紙の予約表には課題が多い
こちらの企業では、紙の予約表で社用車の予約状況を管理している、とのことでした。
紙の予約表は定位置にあり、縦軸が各社用車、横軸が時間となっています。社用車を利用する際は、予約する社用車・時間帯を選択し、社員名と目的(行き先)の記入が必要です。また、紙の予約表は総務部社員が定期的に印刷し、新しいものに交換しています。
紙の予約表には、5つの大きな課題が存在します。ひとつずつ、順番に解説しましょう。
予約や状況確認に手間がかかる
紙の予約表で予約するためには、その場所まで移動して手書きしなければなりません。予約表が離れていると、予約のたびに移動することになり、手間がかかるのが大きな課題です。忙しくて席を離れられないような状況では、予約状況を確認することさえできません。社用車の予約や状況確認に余計な時間がかかってしまうと、本来の業務時間を圧迫することになります。
それだけでなく、予約ルールを守らない社員が現れる原因にもつながります。今回のケースでは、紙の予約表まで移動するのが面倒なために、予約せずに社用車を利用してしまう社員もいるのです。予約ルールが守られないと結局、紙の予約表自体が形骸化してしまうこともあります。
オフィスにいないと利用できない
紙の予約表では、オフィスにいないと予約や状況確認が行えません。しかし、こちらの企業のような建設業や、営業職などでは外出する場面も多いでしょう。また、最近ではリモートワークを導入する企業も増えています。オフィスワークが大前提となる紙の予約表では予約できるタイミングが限定され、様々な働き方に対応できないのも課題です。
社用車に限らず会議室の予約などでも、こうした制約があると不便です。たとえば、リモートワークを交代制で取り入れている企業だと、リモートワークの日には会議室を予約できません。オフィスワークの当日になって紙の予約表を見ても、すでに予約が埋まっていることも。
社員によって予約方法が変わる
紙の予約表では、多くの場合ペンを使って手書きすることになるでしょう。手書きでは社員ごとの癖が出やすく、予約方法がバラバラになりがちです。結果として、勘違いから思わぬトラブルにつながることもあります。たとえば氏名を略称で記載する社員がいると、他の社員が予約時間を間違えてしまうことも考えられます。
ダブルブッキングが発生しやすい
紙の予約表だと煩雑になり、ダブルブッキングが発生しやすいのも課題です。前述したように、紙の予約表では手書きのために社員ごとの予約方法が変わりやすいといえます。不明確な書き方で予約すると、次に予約表を見た社員が予約されていることに気づかず、同じ時間帯に予約してしまうことが考えられます。予約時間になってダブルブッキングが発覚しても、同時に利用はできないため口論になりかねません。
定期的な印刷が必要
紙の予約表は手書きで追記していくことになるため、今回のケースのように定期的な印刷が必要となるのも課題です。予約表を再利用できるように鉛筆を使う手もありますが、古い予約を逐一消さなければなりませんし、消し忘れがあると予約の手違いが発生します。とはいえマグネットでは、誰でも動かせてしまうため正確性に欠けます。
紙の予約表の再利用は難しく、結局のところ新しい予約表に入れ替えなければなりません。紙の予約表の印刷には、インクや用紙のコストはもちろん、印刷自体の人件費も発生します。重要な書類の場合は、文書の管理コストだけでなく古い文書の処分にも手間がかかります。定期的にこうしたコストや手間が生じるのは非効率的です。
グループウェアのカレンダー機能で、社用車をオンライン予約
このように紙の予約表では多くの課題が存在し、業務効率低下やコスト増大を引き起こします。解決策は、グループウェアの「カレンダー機能」を活用することです。グループウェアは情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を多く搭載したITツールで、幅広い業種で導入されています。
グループウェアのカレンダー機能では、オンラインでスケジュールの管理・共有が行えます。それだけでなく、今回のケースのような社用車の予約管理にも利用可能です。ここでは、グループウェアのカレンダー機能で予約管理する5つのメリットについて、順番に解説します。
手軽に予約・状況確認が行える
カレンダー機能を使えば、パソコンを使ってデスクにいながら予約や状況確認が行えます。紙の予約表のように移動する必要がないため、予約が手軽に行えるのが大きなメリットです。予約にかかる時間を最小限に抑えることで、本来の業務に専念しやすくなります。
様々な働き方に対応できる
多くのグループウェアは、クラウドサーバーを用いる「クラウド型」です。自社サーバーを経由しないため、オフィスワークでなくても利用可能です。Webブラウザさえあればアクセスできるため、外出時でもスマートフォンから予約が行えます。もちろん、リモートワークでもパソコンやスマートフォンで予約できます。幅広い働き方に対応できるため、これからリモートワークの導入を考えている企業にもぴったりです。
ルールの逸脱を防止できる
カレンダー機能は、スケジュール管理や設備予約のために最適化された操作画面・操作方法となっています。決められたインターフェースの中で予約することになるため、手書きのように社員ごとの癖が生じにくいのもメリットです。紙の予約表のような不便さがないため、運用ルールを決めておけばルールを逸脱する社員が現れることもないでしょう。
ダブルブッキングを防止できる
カレンダー機能では、重複した予約が行われようとした際にアラームを表示する設定も可能です。この設定によってダブルブッキングを防止でき、正確な予約管理が行えるのもメリットといえます。ダブルブッキングで発生する余計な手間がなくなり、業務効率化できる上にストレスなく予約が行えます。
ペーパーレス化によりコスト削減できる
カレンダー機能を使えば、予約表をオンラインに完全移行できます。紙の予約表を使う必要がなくなるため、ペーパーレス化によりコスト削減できるのもメリットです。インクや用紙のコストはもちろん、印刷や予約表の入れ替えによる人件費も削減できます。資源の節約にもつながり、環境保全に貢献できるのも嬉しいポイントです。
グループウェアを導入して、設備予約やスケジュール管理を効率化しましょう！
今回は社用車の予約を手軽に管理する方法として、グループウェアのカレンダー機能についてご紹介しました。カレンダー機能によって、社用車を始めとした予約管理の課題を解決できるだけでなく、日々のスケジュール管理も効率化できます。
その他にも、グループウェアには下記のような幅広い機能が存在します。
- オンラインで手軽に会話できる「ビジネスチャット」
- 日程調整を効率化できる「日程調整機能」
- 申請手続きをペーパーレス化できる「ワークフロー」
- 社内のコミュニケーションを活性化する「掲示板機能」
こうした様々な機能を利用することで、より業務効率化につながるでしょう。リモートワークが増えている現代では、場所を問わず利用できるグループウェアの活用が鍵となります。グループウェアの導入をお考えの方には、上記の機能を全て兼ね備える「クロジカスケジュール管理」がおすすめです。
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