こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
学生や夫婦、社会人など、自分だけではなくパートナーや同僚と生活を送っていると、さまざまな予定を管理する必要があります。
しかし、予定がブッキングしてしまったり、漏れてしまったりといったことが発生しやすく、スケジュール管理が苦手な人もいるでしょう。
「〇〇を覚えておかなければ」「〇〇のあと、すぐに予定を入れなければ」と、焦ってスケジュール管理をすると、ミスが発生しやすいものです。
そこで今回は、スケジュール管理ができない人の特徴やコツ、スケジュール管理にオススメのアプリをご紹介します。
目次
スケジュール管理ができない人の特徴と原因
スケジュール管理ができない人には、下記のような特徴と原因があります。
優先順位を付けられない
スケジュールには、優先順位が存在します。日常生活においては家庭を優先し、仕事は次という人もいるでしょう。
また、仕事でスケジュール管理がうまい人は取引額の大小やクレーム、お客様からのお問い合わせなどによって優先順位を付けています。
スケジュール管理が苦手な人はすべてのスケジュールを同じ価値観で管理しているため、どちらを優先するべきかがわからない傾向にあります。
これは仕事の重要度に対する意識の問題で、すべてのスケジュールを最優先で対応しなければ、と考えてしまうことが原因です。
そのため、優先順位を付けることが苦手な人は、先輩や同期に相談してみるのもよいでしょう。
正しいスケジュールを設定していない
仕事における正しいスケジュールとは、業務を達成するためのプロセスおよび作業内容が理解できており、いつ・何を着手するべきかがわかっている状態です。
たとえば、1時間で終わると見込んでいた作業が3時間かかってしまった場合、作業内容が理解できていなかったといえます。とくに、新入社員や中途入社の社員はこのような傾向にあります。
正しいスケジュールを設定するためには、自分の作業スピードを理解し、作業工程を分解することが重要です。
期限までにいつ・何を・どの程度進行するのかがわかれば、正しいスケジュールを設定できます。
スケジュールを関係者に共有しない
社会において、上司や関係者とのスケジュールの共有は必須事項の一つです。
個人では進捗が管理できない場合でも、複数人で進捗を管理し合うことで納期遅れや作業漏れを防ぐことができます。
一方、スケジュールを関係者に共有しない人の特徴として、自信やプライドが高い傾向にあります。「すべて一人でやる」「これは一人でも十分だろう」と考えている人は、すべての作業を自分でこなそうとします。
しかし、一人でできることは限られているため、作業のキャパシティがオーバーしてしまいます。上司や関係者とスケジュールを共有していると、終わりそうになかったり、大変そうに感じたりした際に手伝ってもらうことができます。
スケジュール管理ができないことによる影響
こちらでは、スケジュール管理ができないことによる影響をご紹介します。
生産性の低下
スケジュールは、将来に実施する作業を決めておく作業です。
そのため、スケジュール管理が正しくできていない場合、何を着手すればよいかが分からず、調べなければならないため、生産性が低下します。
同じ時間で付加価値が高い作業や多くの作業を行うことで、生産性を上げることができます。そのため、スケジュール管理は生産性に直結するといえるでしょう。
予定の遅延や納期もれが発生する
社会人が管理するスケジュールのなかには、商談や商品の納品などさまざまなものが含まれます。それらの情報が漏れてしまうと、お客様や社内の関係者に迷惑がかかってしまい、解約や仕事を失うといったリスクが発生します。
予定の遅延や納期漏れといったリスクを回避するためには、予定が決まった段階で関係者に共有しましょう。一人ではなく、複数人で管理することによって予定通りに納品できる可能性が高くなります。
信用の低下
スケジュール通りに進行する人と、納期を過ぎることが多い人では、前者の方が高い信頼を得ることができます。
一方、ミスが多い方は信用を得られないため、昇給や昇格にも影響を及ぼしてしまいます。
また、仕事に限らず友人や家族との予定を忘れてしまう人も信頼を失ってしまうため、気付けば孤独、ということもあり得る話です。
社会人にとってスケジュール管理は「できることが前提」ととらえている企業や経営者も多いため、後述するコツを掴んでうまくスケジュール管理をしましょう。
スケジュール管理のコツ
うまくスケジュールを管理するためのコツを、3つご紹介します。
やることの見える化
スケジュールを管理する際、まずはやることをノートやメモに書き出してみましょう。「見える化」は頭の中にある情報をアウトプットすることで、情報を整理するために重要な作業です。
「〇月〇日に〇〇を納品する」「〇時に打ち合わせがある」といった情報を目で見て確認することによって、何をするべきかが明確になります。
また、明確にならなかった場合でも関係者に質問することで、次のアクションやヒントを教えてもらえることがあります。見える化を実践する際は、後述するカレンダーアプリの使用がオススメです。
さまざまな企業が提供しているカレンダーアプリはスマートフォンで確認できたり、関係者に共有できるため、管理効率を改善できます。
進捗の共有
スケジュール管理ができていると、「次に〇〇をするべき」といったアクションが明確になります。
進捗が早い場合は早めに終わらせて精神的な負担を減らしたり、ほかの作業を優先したりできます。進捗が遅れている場合はヘルプを依頼したり、どうしても間に合わない場合はリスケの相談をすることが可能です。
しかし、進捗が共有できていない場合、関係者は現状を把握することができないため何を手伝えばよいかがわかりません。
そのため、スケジュールを管理する際、必ず関係者と予定や進捗を共有しましょう。
チームや家族間で連携
先述のとおり、スケジュールのなかには個人で管理するものだけではなく、チームや家族間で連携して管理するものもあります。
営業職の場合、窓口としてお客様と対応し、商談後に社内の商品管理者に対して受注した商品と納期などの詳細を伝えます。
このように、お客様、営業、社内の管理者と連携ができていれば、納期内に商品を届けることができるのです。
しかし、スケジュールが連携できていなかったり、口頭のみでエビデンスを残していなかったりする場合、認識の齟齬が発生します。
納期直前に商品の進捗を確認する、最悪の場合納期が遅れるといったトラブルは、お客様の信頼を失う要因となるので、スケジュールが決まった時点でチームや家族と連携するようにしましょう。
スケジュール管理が苦手な人にオススメのアプリ
ここまで、スケジュール管理ができない人の特徴や管理ができないことによる影響、コツなどをご紹介しました。
スケジュール管理は信頼に直結する作業のため、社会人に取っては必須能力だといえます。しかし、スケジュール管理が苦手な人もいるでしょう。
そこで、ここからはスケジュール管理が苦手な人にオススメのアプリをご紹介します。
Googleカレンダー
Googleカレンダーはさまざまな無料サービスを提供しているGoogleのカレンダーアプリで、スマートフォンやタブレット、パソコンなどさまざまなデバイスで使用できます。
App Storeの評価では、「仕事効率化」カテゴリで10位以内にあり、3.2万件の評価で四つ星以上を獲得しています。
そのため、Googleカレンダーは個人だけではなく、企業でも採用されているカレンダーアプリの一つです。
以下はGoogleカレンダーの特徴です。
カレンダーの表示形式を自由に変更できる
Googleカレンダーでは月・週・日の3つの表示形式を、簡単に切り替えることができます。
そのため、月間の大まかな予定を確認したり、1日のなかでどの作業に何時間係るのかといった管理ができます。
ToDoリストの作成
スケジュールのなかには、社内アンケートの回答やメール返信など、カレンダーに入れるほどではなくても忘れてはいけないものが含まれます。
Googleカレンダーの場合、予定だけでなく、タスクの作成や管理、表示もカレンダー内で行うことができます。
ビデオ会議
近年ではコロナウィルスの流行や働き方改革の影響により、ビデオ会議を採用している企業が多くなりました。
Googleカレンダーには「Google Meet」と呼ばれるビデオ会議ツールが搭載されているため、カレンダーの予定から簡単にビデオ会議を追加できます。
ジョルテカレンダー
ジョルテカレンダーは株式会社ジョルテが提供しているアプリで、カレンダーとシステム手帳の機能が搭載されています。
全世界で3,500万ダウンロードされており、使いやすさと「手帳感」にこだわって開発されています。
以下はジョルテカレンダーの特徴です。
家族や関係者と共有可能
ジョルテカレンダーもGoogleカレンダーと同様に、家族や関係者で共有が可能です。複数人でスケジュール管理を行えるため、共有機能は必須です。
また、ジョルテカレンダーは、オーナー以外の人も変更、追記することができます。そのため、スケジュールを作成した人（オーナー）が忙しかったりミスに気付いていなかったりする場合、編集権限を付与された人は予定の変更ができるようになります。
繰り返し予定の設定
予定のなかには、毎週・毎月など定期的に繰り返されるものがあります。そのような予定を毎回入力するのは、ユーザーとしては面倒に感じたり、漏れてしまう可能性もあるでしょう。
ジョルテカレンダーは簡単操作で繰り返し予定を作成できるため、スケジュールの管理ミスを防ぐことができます。
圏外でも予定を管理できる
カレンダーアプリのなかには、通信環境が整っている状態でしか追加ができないものもあります。山奥や通信が混乱するようなエリアでは、スケジュール管理は難しいものです。
ジョルテカレンダーは圏外でも予定を追加でき、通信が可能なエリアに入れば自動で更新されます。どこでもスケジュール管理を行える点はメリットといえます。
まとめ｜コツを掴んでスケジュール管理をしよう
今回はスケジュール管理ができない人に向けて、特徴やコツ、オススメアプリなどをご紹介しました。
スケジュール管理ができない人の特徴として、優先順位が付けられない、正しいスケジュールを設定していない、スケジュールを関係者に共有していないといったものが挙げられます。
うまく管理するコツとしては、やることを見える化し、進捗をチームや家族間で共有することが重要です。Googleカレンダーやジョルテカレンダーを使って、管理効率を改善しましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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