こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
成果が上がらない人には、いろいろと原因が隠れています。特に時間管理などの基本的なことが苦手な人は、成果を上げられないケースがみられるのです。こうした特徴との関連性を紐解くと、組織運営の改善ポイントも見えてきます。
なぜ時間管理ができないのか、苦手な人がいる場合にどうするべきか。組織として大きくなれば必ず出てくる問題として、解決の方法を見つけ出していかなければいけません。
目次
時間管理が苦手な人の特徴と組織への影響
時間管理が苦手な人の特徴
時間管理とは何かといえば、時間というリソースの管理であり、適切な配分と仕事に対する予測管理だといえます。タスクとスケジュールを分析し、時間というリソースにどのように振り分けていくかが時間管理となるのです。
時間管理が苦手な人は、タスクの分析ができていません。優先順位がはっきりとしておらず、何をいつすべきかがわかっていないのです。複数の仕事があったときに、何を優先すべきかがわかれば、時間管理は難しくありません。
時間管理が苦手な人は、目の前にあることを最優先としてしまうのです。結果として締切間際に慌ただしく業務をこなすことになり、スムーズな仕事につながらず成果が上がらなくなります。短期的には成果を上げても長期的には欠点を露見させる特徴があるのです。
タスクの理解と優先
時間管理が苦手な人は、そもそもタスク理解が低い特徴をもっています。つまり、タスクの特性が理解できておらず、時間をどう使うのかが見えていないのです。
常に複数のタスクを抱えている場合、基本的な考え方として、どれぐらいの時間がかかるかを見積もらなければいけません。時間管理が苦手な人は、こうした時間の見積もりができずにあたふたしてしまうのが特徴です。始めてみたら実はとても時間がかかる作業でパンクしてしまったり、逆に短時間で終わってしまい何もすることがなくなったりする状況も生まれます。
うまくタスクを組み合わせて作業時間を減らすなど、効率化できないのも特徴です。先に時間がかかる業務を終わらせ、短時間で済むことをあとに回せば先が読めることもあるでしょう。このように要領よく進められないところが、時間管理ができない人の特徴です。
コミュニケーションがとれない
仕事は一人で完結するとは限りません。組織の中にいれば、多くの人が関係してきます。タスクに関しても、自分一人で完結できるとは限らないのです。時間管理が苦手な人は、コミュニケーション不足により状況判断ができない特徴も持っています。
相互でコミュニケーションをとっていれば、何をいつすべきか優先順位がつくものです。後ろの仕事が詰まる状況なら、組織的に見ても優先しなければいけません。コミュニケーションをとっていれば、自分が今何をすべきかも見えてきます。自分の仕事の段取りを優先しておくことで余裕をもって仕事に取り組めますが、一人で抱え込んでいるとそうはいきません。時間の整理もうまくできずに、あらゆる点がおろそかになるのです。
こうした問題は、組織的な部分も出てきます。スケジュール管理などのツールがうまく機能しておらず、状況判断が難しいケースです。お互いが常に顔を合わせていれば、そこまで問題にならないケースも多いでしょう。
逆にスケジュール管理が甘くなると、コミュニケーションを取りにくい環境では、組織として機能不全に陥る可能性も出てくるからです。本人はコミュニケーションは苦手と思っていたが、実は組織の問題だったという場合もあるため、スケジュール管理などの見直しも必要です。
時間管理が苦手な人を変えられる方法と特徴
組織として機能させることを考えれば、個人単位で苦手な人がいるとしたら改善策を打ち出さなければいけません。働きやすい環境を整備するという面でも、だれもが時間管理できる必要があるでしょう。
タスクの見える化
見える化は、多くの分野で提言されるようになりました。見えないからこそ決断があやふやになるからです。情報がはっきりとすれば、決断はすばやく適切にしやすくなるでしょう。これは時間管理でも同じことがいえます。
時間管理が苦手な人の特徴は、タスクの情報不足にあります。情報は自分で分析してわかることのほか、誰もがわかるような優先順位もあるはずです。つまり、情報が見える化されていれば、対応できる可能性は広がります。
一つのタスクに対して複数の人が関係している場合、フローが明確になれば優先順位は明らかになるはずです。時間管理としても適切に進められる状況がそろいます。
見える化したタスクを1日2回は見る環境を作らなければいけません。やらなければいけないことは、そこを見ればわかるといった状況を作ることです。判断に必要なものとして認識できれば、利用は必然となります。これが将来的な改善策となるでしょう。
タスクの見積もり
スケジュール管理でも重要なのが、タスクの見積もりであるのは間違いありません。時間や労力、工数などの見積もりができないからこそ、時間に落とし込めずに管理が苦手になるのです。
スケジュール管理ツールなどでタスクを見える化すると同時に、どれぐらいのボリュームかもはっきりさせるといいでしょう。ボリュームがわかるようになり、誰がどのぐらいの時間のかかるタスクなのかがわかると、時間管理が苦手な人でも見積もれるようになります。
同時に優先しなければいけないものは何かはっきりさせることも大切です。優先度がわかると、タスクの重要性も客観的になります。客観的にわかれば、時間管理が苦手な人に対しても注意しやすい状況が出来上がるのです。
客観性が高まることで相互チェックも働きます。適切な状況を作り上げるためにも、業務の手間の見積もりは必須条件なのです。
時間管理のツールの導入と活用
現状がアナログな方法で管理しているなら、デジタル化してみるのも方法です。デジタル化したことで検証もしやすくなり、苦手な人の特徴の洗い出しもできます。
ツールを導入する場合に大事なことは、誰でも使える環境の整備です。どんなものでも始めはうまくいきません。いきなり導入したツールで解決するぐらいなら、問題の根は浅いからです。
時間管理などの問題はもっと大きな原因が隠れており、簡単に対応できないでしょう。ツールを導入したところで、始めは活用方法の策定だけで時間がとられます。しかし、使いやすいツールをゆっくりでも浸透させていけば、苦手な人も状況が改善するのです。どこに苦手な人がネックとなるポイントがあるのかの検証も重要になるため、時間をかけて改善を目指さなければいけません。
こうした検証と活用は、時間管理が苦手な人の改善と似ています。つまり、組織としても硬直した状態を改善するためには、同じようにサイクルの構築が必要なのです。
時間管理が苦手な人の改善は業務の改善につながる
時間管理が苦手な人は、さまざまなデメリットを生じます。業務としても足かせになりやすく、組織としてボトルネックになりかねません。生産性の向上のためにも何が問題なのかを把握し、状況を見える化しながら改善する必要が出てきます。
生産性の問題だけではありません。時間管理が苦手な人は、周りからつつかれる場面も多くなり、働く側として心の余裕もなくなります。組織として強くしていくためにも、スケジュール管理ツールなどを上手に活用していく時代なのです。
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