こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
顧客との商談や社内の打ち合わせなど、「スケジュール調整」という言葉を耳にする機会は多いですよね。スケジュール調整は、ビジネスを成功させるために大変重要な意味を持っています。
しかし、普段何気なく耳にする言葉でありながら、その重要性を把握していない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスにおける日程調整の重要性や、オススメの日程調整法をご紹介します。すべてのビジネスパーソンが知っておくべき内容なので、ぜひご一読ください。
目次
ビジネスでスケジュール調整が重要な4つの理由
ビジネスでスケジュール調整が重要である理由は、主に以下の4つです。
一つずつ順番に解説します。
社員個人の生産性に直結する
ビジネスでスケジュール調整に費やす時間が多いと、他の業務に使える時間を圧迫することになり、その結果、生産性の低下につながります。
生産性が低くなれば当然ながら社内評価にも影響するため、スケジュール調整をいかにして効率化するかが重要です。
ビジネスのスケジュール調整では、電話やメールを使う方が多いですよね。しかし、これらのやり取りは非効率的で、オススメできません。
電話ではメモしながらの調整となり、時間がかかります。メールでは何往復もやり取りが続きやすく、作成や確認にやはり多くの時間が必要です。
従来のスケジュール調整方法では時間がかかってしまい、他の重要な作業を進めることができません。そのため、スケジュール調整をもっと効率的に行わなければなりません。
チームワークに影響する
チームの一員として働く方であれば、他のチームメイトと連携して作業することも多いですよね。チームワークを高める上で、スケジュール調整の正確性は非常に重要です。なぜなら、スケジュール調整が正確に行えないと、お互いのスケジュールを正確に把握できなくなるためです。
スケジュールに変更が生じることは、仕事をしていく上で必ず発生します。その変更がスケジュールに正しく反映されていないと、チームメイトに誤解を与えてしまうかもしれません。たとえば、顧客との商談が入っている時間に別の打ち合わせを入れられる、などのケースも考えられます。
このような誤解が発生しやすくなり、混乱からチームワーク低下につながってしまうでしょう。
顧客との信頼関係に関わる
顧客とのスケジュール調整では、予定が重複してしまうミスに細心の注意を払う必要があります。万が一予定が重複するとスケジュールの再調整が必要なため、顧客に余計な手間をかけさせてしまいます。最悪の場合、顧客からの信用を失ってしまうかもしれません。
複数の顧客と並行してスケジュール調整するケースでは、特にこのような予定の重複が発生しやすくなります。かといって正確性を重視し過ぎると、お互いの時間を奪い合うことになるでしょう。ビジネスにおける日程調整では、正確性・効率性を両立させることが重要です。
行うべきことの優先順位を把握する
ビジネスにおいてスケジュール調整が重要な理由の一つとして、行うべきことの優先順位を把握できることが挙げられます。
スケジュール表などに予定を明記することで、何をいつまでに終わらせる必要があるのかが明確になります。これにより、日々の業務を効率的に進めるための計画が立てやすくなります。
また、緊急ではないタスクと重要なタスクを区別するなどの一工夫を入れることで、どのタスクにどれだけの時間かけるべきかを適切に割り当てることが可能となります。
このように、スケジュール調整による優先順位の把握は、ビジネスの効率を大きく高める大切なポイントです。
スケジュール調整に関する現場の課題とは
スケジュール調整の重要性がわかったところで、次は現場でどのようなことがスケジュール調整の課題となっているかをみていきましょう。スケジュール調整の課題をしっかりと理解することで、解決策も浮かびやすくなります。
ご自身の現場での課題もイメージしながら、読んでみてください。
スケジュールが合わない場合に再調整が必要
候補日を設定し通知したとしても、各メンバーのスケジュールが合わず再調整をしなければならない課題は避けて通れません。初めから候補日の選定をやり直すことになると、プロジェクト自体の進行も遅れることと、再調整のための労力がかかります。
また、何度も日程調整を行うことは、メンバーが再度スケジュール調整をするための時間も取られるのと、当初スケジュールが合っていたメンバーからするとストレスになり、他の業務効率を低下させる原因にもなりかねないのです。
このように、スケジュールが合わない場合の再調整は、現場サイドでの重要な課題となっています。
スケジュールがわからないため都度聞く必要がある
スケジュール調整の効率を上げるためには、参加者全員の最新のスケジュールを常に把握しておく必要があります。しかし、これが行われていない場合、スケジュール調整をする際に都度それぞれに確認を取る必要が生じます。
このような状況では、スケジュール調整者が多大な労力と時間を要するのと、全体の調整に時間がかかった場合、あとから入ってきた案件とダブルブッキングのリスクも高まり、結果として再び計画の見直しや調整の連絡が必要となることがあります。
メンバー内のスケジュールがわからず、都度聞き取りを行わなければならないことは、業務の効率だけでなく、チームの士気にも影響を与えかねない重要な課題といえます。
メンバーのプライベートも考慮しないといけない
スケジュール調整の際は、メンバーのプライベートも考慮して取り組む必要があります。プライベートを無視し、決定事項でスケジュール調整をした場合、ワークライフバランスに影響を与えるのと、仕事に対する不満の蓄積につながります。
プライベートが損なわれ仕事中心の生活となった場合、全体のパフォーマンスが低下するとともに、家庭内での関係の悪化が業務に支障をきたす場合もあります。
クライアントや勤める企業のためにと無理をした結果が、組織全体の信頼や満足度の低下につながり、プロジェクトの成功が阻害される原因ともなるのです。
したがって、メンバーのプライベートも考慮することは、スケジュール調整では欠かせない課題となっています。
メールと電話で二度手間がかかる場合がある
スケジュール調整をする際、メールでの反応がない相手にさらに電話をかけないといけない二度手間がかかることも、現場の課題となっています。
確認するメンバーが多い場合、メールで候補日や返信期限を決めて一斉送信で確認をとることもしばしばありますが、業務が多忙だったり、そもそもメールを日中はあまり見ない社員も少なくありません。
その場合、電話で再確認を行うことが必要になり、時間と労力の両面で非常に非効率的です。特に緊急性が高いスケジュール調整の場合にこのようなことがあると、焦りからケアレスミスも起こりかねません。
メールと電話で二度手間が発生することは、現場の業務効率と生産性を下げかねない課題となっています。
＊参考 日程調整を効率化する方法とは？面倒な業務を無くして生産性を高めるコツ
ビジネスでのスケジュール調整には「グループウェア」がオススメ
上述した通り、電話やメールでのやり取りには課題が多く、正確かつスピーディーなスケジュール調整は難しいといえます。
ビジネスでのスケジュール調整を効率化したい方には、「グループウェア」がオススメです。社内の情報共有やコミュニケーションを促進するITツールで、さまざまな機能が備わっています。
グループウェアには、オンラインでスケジュール管理できる「カレンダー機能」が存在します。カレンダー機能を使うことで、飛躍的にスケジュール調整を効率化することが可能です。ここでは、グループウェアのカレンダー機能でスケジュール調整する4つのメリットについて解説します。
何往復もやり取りせずに日程調整できる
カレンダー機能を用いることで、最小限のやり取りだけでスケジュール調整ができます。候補日程や参加者を設定して日程調整依頼メールを送信し、相手が日程を選ぶだけでスケジュール調整完了です。多くの相手とスケジュール調整する場合でも時間がかからないため、他の業務時間を圧迫することがありません。
スケジュール調整依頼メールには、専用のURLを発行して相手に展開します。そのURLには社員でなくともアクセスできるため、顧客とのスケジュール調整も可能です。社内外のスケジュール調整をカレンダー機能に集約でき、スケジュール調整が格段にしやすくなるでしょう。
自動反映により、迅速にスケジュール共有できる
カレンダー機能では、その名の通りカレンダー形式でスケジュールの管理や共有を行うことができます。スケジュール調整により決まった新たな日程はカレンダーに自動反映されるので、手作業でスケジュール更新する必要がありません。
スケジュール調整後の最新情報は、どの社員でもWebブラウザから簡単にチェックできます。そのため、リアルタイムにスケジュール更新できるのが大きなメリットです。スケジュール調整が多い職場でもお互いの最新のスケジュールを把握でき、チームの連携がしやすくなるでしょう。
候補日程の自動設定により、予定の重複を防止できる
候補日程は、グループウェアのシステムにより自動設定できます。所要時間や移動時間などをもとに適切な日程が候補に選ばれるため、自分で候補日程を考える必要がありません。最新スケジュールで埋まっている時間帯は除外されるので、スケジュールが合わない場合の再調整や、予定の重複も心配無用です。
また、顧客が選んだ候補日程は、それ以降の顧客とのスケジュール調整では候補から除外されます。そのため、複数の顧客とスケジュール調整するケースでも正確な調整が可能です。
スケジュール管理が苦手な人でも自分の予定を可視化できる
グループウェアのカレンダー機能を使用することで、スケジュール管理が苦手だった人も自身の予定を可視化できるため、他のスケジュールとの重複やタスクを忘れてしまうことを防げます。
また、カレンダーはチーム全員で把握できるため、課題となっていたプライベートの考慮やその都度スケジュール確認をする必要がないことも大きなポイントです。
グループウェアが苦手なスケジュール管理の部分を補うことで、個人の生産性が向上するだけでなく、チーム全員のストレス緩和にも貢献します。
まとめ｜グループウェアで、スケジュール調整を快適にしよう！
今回はビジネスにおけるスケジュール調整の重要性や、スケジュール調整を円滑に行うためにオススメな「グループウェア」をご紹介しました。
正確かつスピーディーなスケジュール調整を実現することで本来の業務に注力でき、生産性や顧客満足度の向上が期待できます。しかし、アナログな日程調整方法では、正確性・効率性の両立は難しいでしょう。
スケジュール調整を効率化するには、やはりグループウェアがオススメです。スケジュール調整に課題を感じているビジネスパーソンの方は、ぜひグループウェアをお使いください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
