こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
訪問介護士やヘルパーは、自宅から利用者の家を直接訪問してそのまま自宅へ帰ることが多いため、正しい労働時間の把握が難しいといわれています。そのため、勤怠管理に関する作業量が増え、管理者の負担が大きくなりやすいのが現状です。
このような問題の解決に役立つのが、勤怠管理システムです。この記事では、訪問介護士やヘルパーの出勤簿の勤怠管理が大変な理由、オススメの勤怠管理システムなどをご紹介します。
目次
訪問介護士・ヘルパーの出勤簿の勤怠管理が大変な理由
これまで訪問介護士やヘルパーの業界では、エクセルを活用し、出勤簿もしくはタイムカードでの勤怠管理が多く行われてきました。しかし、出勤簿やタイムカードなどの紙媒体を使用した方法では、正確な勤怠管理ができないというデメリットがあります。
出勤簿やタイムカードで勤怠管理を行う場合、打刻などの基本操作を各従業員に任せているため、客観的な記録として残すことが難しく、人的ミスや不正申告が起こり得ます。加えて、タイムカードには始業・終業時刻しか記録できないものが多く、その場合は残業時間や休日出勤の管理が別作業になってしまうのが難点です。
このような方法で勤怠管理を行っている状況で、2019年4月、すべての労働者の労働時間を客観的な方法で把握することを企業に義務付けた、働き方改革関連法が施行されました。訪問介護士やヘルパーの業界においても、勤怠管理の方法の変革が求められ、これらの条件をクリアする勤怠管理システムの導入が急がれているのです。
訪問介護士・ヘルパーの出勤簿の問題以外の勤怠管理の課題
訪問介護士・ヘルパー業界では、前述した出勤簿の勤怠管理の問題以外に、勤怠管理の主な課題として次の3点が挙げられます。
- 直行直帰の勤怠を把握しにくい
- 残業時間や有給休暇の管理が難しい
- 労務管理の負担が大きい
訪問介護士やヘルパー業界で抱えている課題を把握することで、どのような勤怠管理システムが必要とされているのか見えてくるはずです。勤怠管理システム導入の関係者は、ぜひ確認してみてください。
直行直帰の勤怠を把握しにくい
訪問介護士やヘルパーは、自宅から利用者の家に行き、仕事が終わると事業所に立ち寄らずそのまま自宅へ帰ることも少なくありません。
その場合、移動を除いた時間を労働時間として計算しますが、紙の報告書での自己申告制が採用されている職場では、実際正しく申告されているかを判別することは困難です。
また、直行直帰のヘルパーが利用者の家から、違う利用者の家へ移動した時間は労働時間に含める必要があります。このように、複雑な勤怠管理が求められる点も、管理が難しいと考えられる理由の一つです。
残業時間や有給休暇の管理が難しい
訪問介護士やヘルパーの業界の課題として、残業時間や有給休暇の管理が難しい点があります。訪問介護士やヘルパーの業務は過重労働になりやすいといわれていますが、この業界の労務管理の担当者も同様です。
過重労働は、介護サービスの品質低下や人的ミス発生のリスクを高める恐れがあり、近年の働き方改革の観点からも好ましくありません。過重労働になると、勤務時間内に業務が終わらず残業時間が増えてしまいます。
労務管理の負担が大きい
訪問介護士やヘルパーの業界では、以下のような特殊な勤務形態をとる場合があり、労務管理が複雑化しています。
- ヘルパーが複数の事業所で勤務する場合がある
- 事務や送迎を兼任することがある
- 一人の従業員が複数の業務を兼任している
労働時間が正確に把握できないと給与計算を正しく行えず、賃金の未払いが発生する恐れがあります。賃金の未払いは、賃金全額払いの原則に違反しており、30万円以下の罰金に処せられる可能性があるのです。
また、訪問介護士やヘルパーの業界では人員配置基準が存在し、提供する介護サービスによって必要な人員を配置することが、介護保険法によって定められています。これらをクリアするためには基準を満たすシフト作成が必要不可欠とされ、労務管理の負担が大きくなっているのです。
訪問介護士・ヘルパーに適した勤怠管理システムの機能
訪問介護士やヘルパーに適した勤怠管理システムの機能として、主に次のものが挙げられます。
- 複雑な勤務形態に対応したシフト管理
- 外勤者の出退勤打刻
- 常勤換算表の自動作成
- 給与計算ソフトとの連携
順に解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
複雑な勤務形態に対応したシフト管理
訪問介護士やヘルパーに適した勤怠管理システムの機能としてまず挙げられるのが、複雑な勤務形態に対応したシフト管理機能です。この業界では、勤務形態や介護スキルなど、さまざまなパターンに応じた勤務表を作成する必要があります。
勤怠管理システムではリアルタイムで情報を更新できるため、勤務希望日の申し出や急な都合でのシフト変更をすばやく行うことができます。なかでも、人員の過不足の表示機能があるものであれば、配置基準を気にせずシフトを作成できるため、特にオススメです。
外勤者の出退勤打刻
外勤者の出退勤打刻機能も、訪問介護士やヘルパーに必要とされる勤怠管理システムの機能の一つです。訪問介護士やヘルパーは、直行直帰や複数の事業所での勤務など、勤務パターンもさまざまで、場所を問わず出退勤の打刻ができる勤怠管理システムが役に立ちます。
なかでも、スマートフォンやチャットツールを利用した勤怠管理システムであれば、外勤者がリアルタイムで打刻できるため、正確な勤怠管理が可能です。
常勤換算表の自動作成
勤怠管理システムの機能において、訪問介護士やヘルパーに重宝されるのが、常勤換算表の自動化です。訪問介護士やヘルパーの業界の現場では、常勤社員以外にもアルバイトやパートタイマー、短時間勤務をする常勤の従業員など、さまざまな勤務形態を考慮して人員配置基準を満たす必要があります。
そこで役立つのが、勤怠管理システムを活用した常勤換算です。なかでも、勤務表作成機能や、自動で常勤換算表を作成できる機能をもった勤怠管理システムがオススメです。これらの機能を活用することで、労務管理の負担軽減が期待できます。
給与計算ソフトとの連携
勤怠管理システムが給与計算ソフトと連携できる点も、訪問介護士やヘルパーにとって魅力の一つです。
勤怠管理システムと給与計算システムが同じ会社から提供されている場合、連動して給与計算を簡単に行うことができます。そのため、勤怠管理システムと併せて給与計算システムを導入すれば、給与計算がよりスムーズです。
なお、すでに導入している給与計算ソフトを使用したい場合や、税理士に給与計算を依頼しているというケースもあるでしょう。その場合は、使用している給与計算ソフトと連携可能な勤怠管理システムを選択するのがオススメです。
訪問介護士・ヘルパーにオススメの勤怠管理システム
訪問介護士やヘルパーにオススメの勤怠管理システムとして、次の2つをご紹介します。
- ジンジャー勤怠
- かえる勤怠管理 介護
これらのシステムが自社にあっているか、ぜひ参考にしてみてください。
ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠では、訪問介護士やヘルパーにも対応したマルチデバイス打刻による自動集計や、タイムカードの自動集計が可能です。
スマートフォンやパソコンなど、個人に適したデバイスで打刻できるため、残業時間や日勤・夜勤などの正確な勤務時間をシステム上で確認できます。このように、システムを利用すれば手計算が不要になり、従業員の残業時間をひと目で確認することが可能です。
また、ジンジャー勤怠は、介護保険法の人員基準や予実管理などを加味した、シフトの自動作成も叶えてくれます。従業員自身にスマートフォンやパソコンから勤怠情報を入力してもらうことで、管理者の手間を削減でき、シフト作成の時間短縮も期待できます。
かえる勤怠管理 介護
かえる勤怠管理 介護は、費用を抑えられる点が特徴的です。初期費用が一切かからず、さらにタブレット型タイムレコーダーを一台無料でレンタルできます。
タブレットやスマートフォンで勤怠打刻ができるため、直行直帰が多い訪問介護士やヘルパーにオススメの勤怠管理システムです。タブレット型タイムレコーダーに打刻することで、勤務する従業員の出退勤の勤怠管理を、労務担当者が場所や時間を問わず行うことができます。
また、かえる勤怠管理 介護では、介護に特化したシフト作成ができる点も特徴の一つです。介護サービス業では介護保険法上、利用者人数に対する人員基準が決められています。このシステムでは、必要人数を設定することで利用者に対する従業員の適性を判定でき、出退勤の計画と実績を比較することが可能です。
まとめ｜勤怠管理システムを活用して負担を減らそう！
訪問介護士やヘルパーは、出勤簿やタイムカードで勤怠管理を行っているのが一般的でした。しかし、これらを使用した勤怠管理は、基本操作を従業員に任せているため客観性に欠け、人的ミスや不正申告がおこる危険性をはらんでいます。このような問題を解決するためにオススメするのが、勤怠管理システムの導入です。
システムを活用することによって、訪問介護・ヘルパー業界において抱えていた勤怠管理の課題の解決が期待できます。タイムカードや出勤簿では難しかった正確な勤怠管理が、システムを利用することで正確に把握できるようになるなど、そのメリットは十分です。
また、2019年に施行された働き方改革関連法への対応も必要不可欠です。労務管理者の負担を減らすためにも、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみてください。
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