こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年よく聞くDX（デジタル・トランスフォーメーション）とは、IT技術を浸透させて、データをネットワーク化することです。その影響は民間企業だけではなく、行政・自治体にも波及しています。マイナンバーカードの交付促進・ワクチン予約システムの構築など、自治体ではデジタル化推進の施策が、次々と打ち出されているのです。
これから、行政がDX導入で業務効率化できることやDX推進の重点取り組み事項などをご紹介します。
目次
自治体のアナログ業務が抱える課題
地方自治体では、アナログ業務がいまだに続いています。例えば、地域住民が手書きで記入した書類は、自治体の職員がエクセルで一つひとつ手入力しているのです。手入力した後は、ミス防止のために二重、三重に確認しています。
また紙の書類は、分厚いファイルに同じ種類の書類をまとめなければなりません。ファイルを管理するための、場所を確保する必要も出てきます。
このままアナログ業務を続けていると、書類が増える一方で、管理が難しくなります。また手入力やチェックに時間がとられるので、重要性の高い仕事に手がつけられないという問題も出てくるのです。
こうした現状があるので、自治体での労働生産性の向上が求められるようになりました。
公務員の業務効率化にDXが必要な理由
公務員の業務効率化にDXが必要な理由として、自治体の公務員不足の深刻化が挙げられます。総務省が発表した「地方公共団体の総職員数の推移」によると、地方公共団体の総職員数の推移が年々減少していることがわかります。
2020年から2021年には新型コロナウイルスによる影響のためか、総職員数は増加傾向です。しかし1994年あたりから、地方公共団体の職員数が緩やかに減っているのが現状です。
公務員数が減少すると、公共サービスの質の低下が懸念されます。平常時でさえ公務員数が足りないのです。これでは、緊急時に対応できなくなる恐れがあります。
公務員数の減少に備えるためにもDXを推進して、自治体運営を効率化していく必要があります。
＊参考 総務省｜地方公務員数の状況
公務員が業務改善でDXを推進するメリット
公務員が業務改善でDXを推進する3つのメリットをご紹介します。
公務員が業務改善でDXを推進するメリットに、役所内の業務効率化が図れることが挙げられます。例えば、オンライン手続きを導入することで、市民が来庁する必要がなくなるので、窓口の業務削減が期待できるのです。
また手続きの情報をデータ化するので、役所内での情報共有がスムーズになります。業務の自動化が進めば、市民からの申請書受付や処理を、自動で行うことが可能です。その結果、手作業での業務を削減できます。
空いた時間で職員のスキルアップや意識改革ができれば、さらにDXの発展が期待できます。
また、行政情報の一元管理・共有化・情報公開ポータルサイトの充実によって、行政の透明性が向上します。その結果として自治体への信頼度が上がることも、公務員がDXを推進する大きなメリットです。
行政がDX導入で業務効率化できること
行政がDX導入で業務効率化できることとは、何でしょうか。それを知ることで、業務効率化のイメージがつかみやすくなるはずです。
- 行政の窓口の業務効率化
- 行政手続きの業務効率化
- 行政サービスの業務効率化
これらが、行政がDX導入で業務効率化できることです。それぞれ解説していくので、確認してみてください。
行政の窓口の業務効率化
行政がDXの導入を進めると「行政の窓口の業務効率化」を実現できます。近年、住民サービスをデジタル化する「自治体窓口DX」を、デジタル庁が推進していることはご存知でしょうか。
自治体窓口DXとは、地方自治体の窓口業務をデジタル化して、業務の効率化・住民サービスの利便性向上を目指す取り組みです。
例えば、コロナ禍の影響で、窓口業務をオンライン化する自治体が増えてきています。オンライン化するために、ビデオトークを導入する自治体も増加しています。対面での手続きが不要になるので、行政の窓口の業務効率化を実現できます。
またビデオトークの活用は、外出が難しい子育て中の人や高齢者などに向けたサービスとしても役立ちます。操作方法が簡単なので、誰でも感覚的に利用できるのもメリットです。
＊参考 デジタル庁｜自治体窓口DX「書かないワンストップ窓口」
行政手続きの業務効率化
行政がDXを導入することで、「行政手続きの業務効率化」が進みます。行政手続きをオンライン化すれば、住民が役場の窓口に出向くことなく、オンラインで各種届け出・申請が行えるようになります。つまりインターネットの環境さえ整っていれば、自宅や職場などから申請ができるのです。
さらに、手続きは24時間いつでも行えるので、空き時間を有効に活用できます。手続きを不備なく行えれば、書類の郵送における時間のラグも発生しません。
これにより、従来かかっていた時間や手間を削減できるので、行政手続きの業務効率化が飛躍的に向上します。
行政サービスの業務効率化
行政がDXを導入すれば「行政サービスの業務効率化」が実現可能です。まず、行政サービスの内容・各種届け出の手続き方法をAIに学習させ、対応を可能にする準備をします。
その後、例えば住民データを解析することで、電話に出る可能性の高い納税滞納者の抽出を行います。また、待機児童と保育所のマッチング率を上げることも可能です。
さらにデータを分類して、住民の年齢・家族構成・居住地などの属性に合った情報を配信することもできます。防犯情報・ごみ収集情報などの生活情報や、子育て情報など、住民一人ひとりに合った情報を配信していくことも可能です。
また、AIチャットボットを搭載しておけば、住民からの問い合わせに自動で対応できます。こうして、行政サービスの業務効率化が推進されていきます。
自治体DX推進計画とは？
自治体がDX化を進める施策として、政府は2020年12月に「自治体DX推進計画」を公表しました。自治体DX推進計画は、2020年11月より行政手続きのオンライン化の実現などに向け、各地方自治体が「地方自治体のDX推進に係る検討会」を行い決定されました。
自治体DX推進計画には、自治体DXによってデジタル社会を実現するために、自治体が行うべきことが示されています。
自治体におけるDX推進の重点取り組み事項
2021年9月1日にデジタル庁設置法案が施行されました。デジタル社会の形成に向けて、さまざまな施策が実施されています。
行政や自治体では、具体的にどのような取り組みが行われているのでしょうか。実は、自治体におけるDXを推進するうえでの、重点取り組み事項があります。
- 自治体の情報システムの標準化・共通化
- マイナンバーカードの普及・促進
- 自治体の行政手続きのオンライン化
- 自治体のAI・RPAの利用促進
- テレワークの推進
- セキュリティ対策の徹底
以上6つが、自治体におけるDX推進の重点取り組み事項です。順番に解説していくので、確認しておきましょう。
＊参考 総務省｜自治行政局地域力創造グループ地域情報政策室｜自治体ＤＸ推進計画概要
自治体の情報システムの標準化・共通化
自治体におけるDX推進の重点取り組み事項に、「自治体の情報システムの標準化・共通化」というものがあります。
情報システムの標準化・共通化とは、自治体が保有する情報システムを共通の基準に基づいて標準化し、業務の効率化やコスト削減を図る取り組みです。具体的には、システムの統合や共通したデータモデルの確立、システムのセキュリティ強化などが挙げられます。
また、情報システムを利用する自治体職員に対して教育・訓練を実施することも、システムの効果的な活用を促進するために重要です。
マイナンバーカードの普及・促進
「マイナンバーカードの普及・促進」というのも、自治体におけるDX推進の重点取り組み事項の一つになります。これは、2022年末までにマイナンバーカードをほぼ全国民が所持することを目標に、普及・促進を目指した自治体の取り組みです。
具体的にはマイナンバーカードによる利便性の向上、活用シーンの拡大に向けた国の取り組みのことを指します。マイナンバーカードで行政手続きが行えたり、健康保険証がマイナンバーカードに置き換えられたりする計画が進められています。マイナンバーカードは今後さらに普及し、利用シーンの拡大が加速していくはずです。
自治体の行政手続きのオンライン化
自治体におけるDX推進の重点取り組み事項に、「自治体の行政手続きのオンライン化」というものがあります。全国の市区町村で、マイナポータルを利用したオンラインによる転出届・転入予約を実現できるように、2023年にマイナポータルの改修が行われました。
また住民がデジタル化により利便性の高いサービスを享受できるように、マイナンバーカードを用いたオンライン手続きも可能にしています。他の行政手続きについても、優先的にオンライン化を推進する動きが、今後進んでいくと予想されます。
自治体のAI・RPAの利用促進
「自治体のAI・RPAの利用促進」というのも、自治体におけるDX推進の重点取り組み事項の一つです。
AIとは人工的に作られた知能のことです。人間の知能を模したプログラムを、コンピューター・機械などに実装したもののことをいいます。
RPAとは、コンピュータープログラムを使って業務プロセスを自動化し、人的ミスを減らして業務効率を図るものです。自治体においても、これらの技術を活用することで、行政サービスの向上や効率化促進が期待されています。
テレワークの推進
自治体におけるDX推進の重点取り組み事項に、「テレワークの推進」というものがあります。テレワークとは、ICTを活用することで時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。職員一人ひとりのライフステージに合った、多様な働き方を実現できます。
自治体におけるテレワークの取り組み例としては、有識者会議のオンライン参加が挙げられます。自治体が主催する有識者会議の際に、オンラインでの参加を実施するのです。その結果、交通費や時間の削減・地理的制約の緩和などのメリットが期待できます。
セキュリティ対策の徹底
「セキュリティ対策の徹底」も、自治体におけるDX推進の重点取り組み事項の一つです。
総務省とデジタル庁が示す、地方公共団体のガバメントクラウド（政府共通のクラウドサービスの利用環境）活用に関するセキュリティ対策の方針があります。それを踏まえて、自治体ではガバメントクラウドの活用に関して、情報セキュリティ対策に徹底的に取り組む姿勢をみせています。
今後、従来のセキュリティに対する考え方を見直して、今の時代に合ったセキュリティ対策の徹底が推進されるはずです。
＊参考 総務省｜地方公共団体のセキュリティ対策に係る国の動きと地方公共団体の状況について
行政の業務効率化にはグループウェアが役立つ
組織内でのコミュニケーションや業務プロセスの効率化を支援するために設計されたのが、グループウェアです。社内SNSと似た機能を持つものも多く、豊富な機能が組み合わさったプラットフォームで、情報共有を一元管理することが可能です。
民間企業と同じように、行政・自治体も組織内の足並みをそろえる必要があるため、組織内のスケジュール管理にグループウェアが役立ちます。書類作成の納期をはじめ、行政・自治体の業務は少しでも遅れが出ると問題になりかねません。組織で簡単に共有できるスケジュール管理機能を保有するグループウェアは、職員の生産性に加えてチームワークの向上にも役立ちます。
従来は、個人のスケジュールをメモやホワイトボードで把握していました。手間がかかるうえに、煩雑になりやすい環境だったのです。他の職員のスケジュールを共有するのにも手間と時間がかかりました。
グループウェアを活用すれば、メンバーが予定を入力するだけで、共有や更新作業が自動的に行われます。掲示板機能ではグループメンバーの予定もひと目で確認できるため、スケジュール管理の効率化も図れます。
また、職員の一人ひとりがスケジュールをグループウェア上で共有できるのもメリットです。作業に無理が生じている場合はフォローに回ったり、他の職員を作業に手配したりなどの調整もしやすくなります。
DX推進にはスケジュール管理が重要
DXを成功させるためには、部署・部門を越えてプロジェクトチームを設立し取り組む必要があります。
しかし、多くの人が関わると、プロジェクト管理は複雑になるのです。またDX推進の担当チームだけではなく、すべての職員が足並みをそろえて取り組まなければ、DXを達成することは難しくなります。
課題を乗り越えるために、関係者の担当する業務を一元化して、プロジェクトのスケジュール・進捗状況を適切に管理することが重要になります。
そのためには、DXにおけるスケジュールを共有できる、グループウェアを導入するのがオススメです。
まとめ｜行政のDX推進で業務効率化を！
行政・自治体において、DX推進に取り組んで業務効率化を図るためには、成功事例を採用していく姿勢が大切です。総務省のDX推進計画でも、業務効率化に成功している自治体に関する情報を積極的に共有する方針を示しています。
職員の負担を軽減するためにも、DX推進に取り組んでください。またDXを実現させることで、サービスの利便性向上にもつながります。ぜひ今回の内容を参考にして、DXを実施してみてください。
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