予備知識なしでもすぐに使え、必要なものがそろっているグループウェア

─ 導入前に抱えていた課題や悩みをお聞かせいただけますでしょうか？

以前使っていたシステムでは、ある特定の環境（パソコン、イントラネット）のもとでしか入力や、閲覧ができなかったので、全員のスケジュールや業務の進捗状況などをいつ、どこでも、誰でも入力、閲覧できる状況にしたかったためです。いくつかのシステムを検討しましたが、組織に適したシンプルで使いやすいと感じるものがありませんでした。

─ 導入の決め手となったポイントをお聞かせいただけますでしょうか？

デザインがシンプルで使いやすそうに感じました。事実、無料のお試しを使ったところ、予備知識なしでもすぐに使えました。スケジュール管理、タスク管理、伝言メモなど必要なものがそろっていました。

─ 導入後お使いいただく中で得られた効果や影響をお聞かせいただけますでしょうか？

当初の目的であった、全員のスケジュールがいつどこでも確認でき、予定が立てやすくなりました。
特に、同行や同席が必要な業務が多くあるので、お客様との打ち合わせ時に同行依頼者のスケジュールを確認し、その場で約束を入れることができるようになりました。以前は一度帰社し同行者のスケジュールを確認し、お客様と日程調整していたので半日～1日は違うようになり、準備も早くできるようになりました。
また、同じくスケジュールでは設備の予約ができるので、会議室の予約状況を見ながら来客との日程調整ができるところも便利です。以前は、来客の予定を入れたところ会議室が空いていないことがあり、急きょ有料の会議室を借りることもありました。

─ 今後の目標や展望をお聞かせいただけますでしょうか？

ＩＴ技術はどんどん進化すると思うので、新しいものを積極的に取り入れ、情報の共有化をすすめて、お客様への利便性を高めていきたいと思います。また、同時にそれが業務の合理化につながるよう考えていきたいですね。