グローカル人材育成に関わる科目・資格・セミナー・教育手法等の開発・運営されているグローカル人材開発センター様。実際に利用をしていただき、「使いやすさ」で複数の他社製品の中からクロジカスケジュール管理を採用いただきました。スケジュール、タイムライン、共有フォルダをメインにクロジカスケジュール管理をご利用いただいております。
グループウェア導入のきっかけをお教えいただけますでしょうか？
当センターでは、産学連携による教育プログラム開発をメインに進めており、企業や大学など関係者も多く、スタッフ同士の連絡手段の簡素化、ひとつのプロジェクトを複数人で行う場合の進行状況などの確認ができるようにすることは必須でした。そこで法人設立と同時に導入しました。設立と同時に導入できたことは当センターの事業進展において大きな影響を与えています。
クロジカスケジュール管理の決め手となったポイントをお教えいただけますでしょうか？
設立と同時に導入することを決めていましたので、前もって様々なグループウェアを試しました。
そこで、導入の決め手は、「使いやすさ」でした。
他のグループウェア含めフリーでまずは使用し、スタッフの意見を集めました。グループウェアを使用していなかったスタッフでも実際に利用してみて、「これなら使える！」という意見が多く出たところで、それが決め手となりました。つまり、実際に利用をして決めました。
現在のクロジカスケジュール管理のご利用状況をお聞かせいただけますでしょうか？
現在は9名で使用しています。特にスケジュール、タイムライン、共有フォルダがメインです。
スタッフは各個人の担当業務範囲はありますが、タスクがオーバーラップする場合が数多くあります。
そういった状況にて、クロジカスケジュール管理にてスタッフのスケジュールを一覧にて確認することがとても重要となります。また、スケジュールを追加する時、「内容」の部分はなるべく詳しく書くようにとルール化もしています。それにより、誰が何をしているのか本人に確認せず知ることができ、無駄な連絡をなくすことで、業務効率アップにつながっています。
クロジカスケジュール管理を使うことで職場はどう変わりましたでしょうか？
タイムラインで状況をお伝えし合うことも行っており、業務進展のスピードは確実に上がっています。メールとの使い分けも自然とできるようになってきました。
スケジュールや一日の業務を確認共有する際、口頭やメールにて逐一確認することなく、クロジカスケジュール管理を開いてすぐに確認します。私はプロジェクトマネージャーの立場もあり、スタッフの業務を確認することが大事な業務となりますので、朝一番はクロジカスケジュール管理でスタッフ全員のスケジュールの確認からスタートします(急にスケジュールが入ることもあるため)その確認もPCではなく、スマホからも行います。今後は、クロジカスケジュール管理を継続する中、さらに事業スピードがどう上げていくのかといった点を重視しながら使用していきたいと思います。