「またスケジュール調整でこんなに時間がかかってしまった…」そんな経験はありませんか？
本記事では、スケジュール調整がうまくいかない根本的な原因を明らかにし、それぞれの問題に対する具体的な解決策をご紹介します。
目次
スケジュール調整がうまくいかない5つの主な原因とその解決策
スケジュール調整の問題は単純に見えて、実は複数の要因が絡み合って発生しています。まずは、なぜ調整がスムーズに進まないのか、その根本的な原因を理解することから始めましょう。
関係者が多く、スケジュール調整に時間がかかる
プロジェクトの規模が大きくなるほど、関係者の数も増加します。10人以上の参加者がいる会議の日程調整では、全員のスケジュールを合わせることは至難の業です。
従来の方法では、まず主催者が候補日を考え、それを参加者に個別に確認し、都合の悪い人がいれば再度候補日を考え直すという工程を繰り返します。この過程で、最初に確認した人のスケジュールが変わってしまったり、新たな参加者が追加されたりして「振り出しに戻る」状況が頻繁に発生します。
解決策として最も効果的なのは、全参加者の都合を同時に確認できる仕組みを導入することです。参加者全員に同じ候補日を提示し、それぞれが自分の都合を入力できるプラットフォームを使用することで、個別確認の手間を大幅に削減できます。
使用しているツールや手段がバラバラ
現代の職場では、メール、チャット、電話など様々なコミュニケーションツールが混在しています。人によって使いやすいツールが異なるため、スケジュール調整の過程で情報が分散してしまいがちです。
さらに、カレンダーアプリも人それぞれ異なるものを使用していることが多く、GoogleカレンダーユーザーとOutlookユーザーが混在することもあります。この状況では、全員のスケジュールを一元的に把握することが困難になり、調整作業が複雑化してしまいます。
この問題を解決するためには、組織内でスケジュール調整に使用するツールを統一することが不可欠です。全員が同じプラットフォームを使用することで、情報の錯綜を防ぎ、効率的な調整が可能になります。
候補日のやり取りに無駄が多い
従来のスケジュール調整では、「来週のどこかで会議をしましょう」という曖昧な提案から始まることが多く、その後「月曜日はいかがですか？」「月曜日は難しいので火曜日は？」といった具合に、何往復ものやり取りが発生します。
また、口頭やチャットでの確認では、「たぶん大丈夫だと思います」といった曖昧な返答になりがちで、最終的な確定まで不確実性が残ります。直前になって「やっぱり都合が悪くなりました」という連絡が入ることも珍しくありません。
この無駄を削減するためには、最初から具体的な候補日時を複数提示することが効果的です。「来週の会議について、以下の候補日時からご都合の良い時間をお選びください」として、具体的な日時を明記することで、やり取りの回数を大幅に減らすことができます。
リマインドや更新が手動で抜けやすい
スケジュール調整において、決定した内容を参加者全員に正確に伝達し、変更があった場合には速やかに更新情報を共有することは極めて重要です。しかし、手動でのリマインドや更新作業は、人為的なミスが発生しやすく、重要な情報の伝達漏れが生じます。
「会議の時間が変更になったのに、一部の参加者に連絡し忘れた」「リマインドメールを送るのを忘れて、当日になって参加者が来ない」といった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
この問題の解決には、スケジュール管理の自動化が最も効果的です。スケジュールの確定と同時に参加者全員のカレンダーに予定が自動登録され、変更があった場合にも自動的に更新通知が送信される環境を整えることで、人為的なミスを大幅に削減できます。
調整後の予定共有がうまくできていない
スケジュール調整が完了し、会議の日時が決定したとしても、その情報が参加者全員に正確に共有されなければ意味がありません。メールで日時を連絡したものの、参加者が見落としてしまったり、口頭で伝えた内容を勘違いして記録してしまったりすることがあります。
さらに、決定した予定が参加者それぞれのカレンダーシステムに正しく反映されていないと、ダブルブッキングや出席忘れの原因となります。特に、異なるカレンダーシステムを使用している参加者間では、予定の同期がうまくいかないことが多く、これが混乱の原因となっています。
この問題を解決するためには、予定確定と同時に全参加者のカレンダーに自動的に予定が登録される仕組みが必要です。また、会議の詳細情報も含めて一括で共有できるシステムを使用することで、情報の漏れや勘違いを防ぐことができます。
今すぐ実践できるスケジュール調整の効率化ステップ
候補日自動提案型ツールの導入
従来の手動による候補日選定から脱却し、システムが自動的に最適な候補日を提案してくれるツールの導入は、効率化の第一歩です。これらのツールは、参加者全員のカレンダー情報を分析し、全員が空いている時間帯を自動的に抽出してくれます。
このようなツールの最大の利点は、人間では見落としがちな空き時間を正確に特定できることです。10人の参加者がいる会議の場合、手動ですべての人のスケジュールを確認し、共通の空き時間を見つけるのは非常に困難ですが、システムであれば瞬時に候補時間を提示できます。
社内・社外で共通ルールを設定する
効率的なスケジュール調整を実現するためには、組織全体で共通のルールを設定することが不可欠です。会議の種類に応じた調整期間のルールを設定しましょう。例えば、定期的な部門会議は1週間前までに調整を完了する、重要なプロジェクト会議は2週間前までに日程を確定するといった具合です。
次に、候補日の提示方法についてもルールを統一します。最低3つの候補日時を提示すること、各候補日には具体的な開始・終了時刻を明記することなど、詳細な規則を設けることで、やり取りの無駄を削減できます。
調整後の予定はカレンダーに自動反映する
決定した予定が参加者全員のカレンダーに確実に反映され、変更があった場合にも自動的に更新されるシステムを導入することで、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。
理想的な運用としては、調整ツール上で予定が確定した瞬間に、参加者全員のカレンダーアプリに予定が自動登録されることです。また、会議の前日や当日の朝に自動リマインドが送信される機能があれば、参加忘れを防ぐ効果も期待できます。
スケジュール調整ツール"クロジカスケジュール管理"で解決できること
関係者に一括で日程候補を提示・集約できる
クロジカの最大の特徴は、複数の関係者に対して同時に日程候補を提示し、それぞれの都合を効率的に集約できることです。従来のような個別確認の手間を大幅に削減し、調整時間の短縮を実現します。
主催者が複数の候補日時を設定すると、参加者全員に同じ候補日が提示され、各自が自分の都合に応じて○×△で回答できます。この回答はリアルタイムで集約され、主催者は全員の都合を一目で把握できる仕組みになっています。
スケジュール調整 → 予定確定 → 共有までを一気通貫で管理
クロジカのもう一つの大きな利点は、調整から確定、そして共有まで一つのプラットフォーム上で完結できることです。これにより、情報の分散や伝達ミスのリスクを大幅に削減できます。
予定が確定すると、自動的に参加者全員のカレンダーアプリに予定が登録されます。また、オンライン会議の場合はZoomとも連携し、会議用URLの自動生成と共有も行われます。
導入事例｜スケジュール調整の手間を大幅に削減し、業務効率が向上
株式会社共同建築設計事務所様では、クロジカスケジュール管理を導入することで、業務効率の大幅な改善を実現されています。
導入前は、各部署がエクセルでスケジュールを管理し、情報の共有や更新に手間がかかっていました。また、支社や現場とのスケジュール調整も困難で、情報の一元管理が課題となっていました。
クロジカスケジュール管理を導入後、スケジュールの共有が容易になり、情報の一元管理が可能となりました。特に、カレンダー機能を活用することで、オンライン会議のURLを予定に貼り付けるだけで、対象者に自動で通知されるため、手間が大幅に削減されました。
また、総務部門では、所員の在籍状況を一目で確認できるようになり、電話対応がスムーズになったとのことです。これにより、設計部門のメンバーは業務に集中できる環境が整備され、全体の業務効率が向上しました。
詳細な導入事例については、以下のリンクをご参照ください。
参照 ▶︎ カレンダー機能導入で業務効率が大幅に改善 | クロジカスケジュール管理
まとめ｜調整のストレスを減らすには"ツール×ルール"の仕組みがカギ
スケジュール調整のストレスを軽減するためには、適切なツールの導入と明確なルール設定を組み合わせた仕組みづくりが欠かせません。
ツールだけ、ルールだけでは限界があり、双方をうまく連携させることで初めて、誰でも一定の精度とスピードで調整できる環境が整います。また、調整後の予定共有やリマインドも含めたプロセス全体を一元管理することで、情報の分断や伝達ミスを防ぐことができます。
まずは小さな改善からでも構いません。スケジュール調整ツールの資料請求や無料トライアルを活用し、自社に合った方法を見つけることが、スムーズな調整業務への第一歩となるでしょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
