こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
人口減少と少子高齢化が深刻な日本では、自治体の職員数を増やせない現状があります。その反面、自治体の役割は多様化して業務量が増え、質も求められています。
この矛盾を解消するためには、自治体の業務効率化が重要です。しかし、場当たり的な施策を行うと、かえって業務が煩雑化する恐れがあります。
これから、自治体における業務効率化の方法と業務改善に役立つアイデアなどをご紹介していくので、参考にしてください。
目次
自治体の業務が煩雑になる理由
最初に、自治体の業務が煩雑になる理由を確認していきます。自治体の業務が煩雑になる理由は、以下の2つです。
- アナログ業務が多い
- デジタルツールに強い人材の不足
自治体では、いまだにアナログな業務が多くあります。紙を使った業務やFAXを用いた業務フローなど、アナログな業務は多く残っています。ほかにも請求書や申請書などが、紙の帳票で運用されているケースもあります。
紙での管理には、検索する際に時間がかかったり保管する場所を用意する必要があったりするなど、デメリットが多くあります。煩雑さを軽減するために、ペーパーレス化の推進は重要な施策といえるでしょう。
しかし、従来の業務方法への依存や予算の制約などが進展の妨げになって、多くの自治体ではデジタル化が進まない状況です。
また、自治体にはデジタルツールに強い人材が不足しています。自治体で業務改善のためにデジタル化を推進しようとする際は、IT技術に精通した人物が必要です。さらに、現場の実情を把握している人材も求められます。
しかし、そのような人材は民間企業に集中する傾向があるのです。自治体が採用することは難しい状態といえます。
また、民間企業とは異なり、自治体は明確な競合相手が存在しません。そのため、新しい技術が取りこまれにくい環境になりがちです。倒産の恐れがないので、業務改善を進めないことも自治体の業務が煩雑になる要因となっています。
自治体の窓口業務の効率化が特に求められている
自治体で特に効率化が求められているのが、「窓口業務」です。 近年、人口減少や少子高齢化に伴う労働力不足が課題になっているため、窓口業務改革への関心が高まっています。
人口減少や少子高齢化が深刻化しても、自治体が持続して行政サービスを提供することが望まれているのです。
そのため、窓口業務におけるデジタル化の推進が期待されています。自治体の窓口では、いまだに紙ベースでの押印や必要な紙の書類があるなど、手続きに時間と手間が必要です。
昨今では、人々が日常的にデジタルツールに触れています。自治体が昔ながらの申請方法しか提供しないことに不満を抱いている利用者も少なくありません。
しかし、急いで不相応なデジタルツールを導入すると逆効果になり、余計に手続きが煩わしくなる可能性があります。
また、適当な予算を確保したうえで、システム導入を計画的に進めなくてはならない現状です。
まずは窓口業務にどのような課題があるのか、分析し把握することをオススメします。そして、窓口業務を効率化しながら存続させる方法を検討してみてください。
なぜ自治体に効率化が必要なのか
人口減少や少子高齢化が深刻化する日本では、2040年頃になると総人口が毎年100万人近く減少すると予想されています。人口が減少すると、自治体の税収も下がります。その結果、自治体の存続が難しくなる問題が出てくるでしょう。
住民サービスの多くは、自治体によって支えられています。しかし、自治体の税収が下がるなかでも、十分な住民サービスの提供が期待されています。そのため、自治体が業務効率化を図って、持続可能な行政を展開することが重要です。
自治体における業務効率化の方法
ここからは、自治体における業務効率化の方法をご紹介していきます。気になる方法があれば、実際に取り入れることをオススメします。
これらが、自治体における業務効率化の主な方法です。順番に解説していくので、確認してみてください。
作業マニュアルの作成
自治体における業務効率化の方法に、「作業マニュアルの作成」というものがあります。作業手順や判断基準をまとめた書類のことを作業マニュアルといいます。商務品質の向上や作業時間の削減などを目的に作成します。
例えば、出勤状況を紙の書類で作成し、別部署に報告する必要があるとします。この場合、多忙で書類の提出忘れなどが発生する可能性があるかもしれません。そこで、作業マニュアルを作成します。
職員の目にとまりやすい場所に設置すれば、書類の発送忘れを防止する効果を発揮するでしょう。さらに、書類の準備にかかる時間を短縮することも可能です。
紙の資料を電子化
「紙の資料を電子化」することも、自治体における業務効率化の方法の一つです。紙の資料や文書を電子的なデータに変換して管理、活用することを、電子化・ペーパーレス化といいます。
電子化・ペーパーレス化によって、保管スペースの削減やセキュリティの強化、業務効率の向上が期待されています。また、資料や文書を電子データで一元管理することで、
- 情報の検索の簡略化
- 迅速な対応の実現
- 情報漏洩のリスク軽減
などの効果があるのもメリットです。
アナログ業務をデジタル化
自治体における業務効率化の方法に、「アナログ業務をデジタル化」することも挙げられます。アナログ業務をデジタル化すれば、情報の共有と管理をスムーズに行うことが可能です。不要な業務の排除につながるので、業務効率化や人件費の削減も実現するでしょう。
また、今まではバラバラに運用されていた業務のシステム統一化を進めれば、住民にもメリットがあります。システムを同一化すれば、税務手続き、国民健康保険、国民年金など、さまざまな面で手続きのオンライン化が可能です。その結果、窓口の待ち時間が短縮されます。
AIツールの導入
「AIツールの導入」も、自治体における業務効率化の方法の一つです。例えば、AI音声認識システムを導入すれば、話し言葉を自動的にテキストに変換できます。その結果、文字起こしの作業を高速化することが可能です。
従来時間がかかっていた議事録作成にAIを活用することで、作成時間を半分にすることが期待できます。これにより、生産性の向上が実現するでしょう。
自治体の業務改善に役立つアイデア
自治体の業務改善を成功させるためには、「担当者だけではなく、組織全体で課題を共有する」という意識が重要です。組織全体に課題の理解を促す方法として、職員自身にサービスを利用してもらうこともオススメです。
住民へのサービスの課題を直接体験すれば、職員の気付きを引き出せます。また、職員から業務改善に関する新たな提案が生まれる可能性があるかもしれません。
職員が新しい業務内容に納得して意欲的に働けるよう、庁内で改善業務の目的を共有する場を設けることも効果的な方法です。
行政サービス改革（市区ランキング）
業務効率化に成功した自治体のランキングが知りたいと思っている人もいるかもしれません。成功事例を参考にして、自分たちの取り組みに活かしたいという考えもあるでしょう。
「全国自治体行政サービス改革度ランキング」というものが存在します。このランキングは、総務省が出した「地方行政サービス改革の取組状況等に関する調査結果」をもとに、独自に点数化して格付けされたものです。今回は2023年のデータを元に、ご紹介します。
ランキングTOP10
ここからは、「行政サービス改革（市区ランキング）のTOP10」をご紹介していきます。TOP10のランキングは、以下の通りです。
| 順位 | 自治体 | 点数 |
| 第1位 | 大阪府 河内長野市 | 95.5点 |
| 第2位 | 兵庫県 宝塚市 岡山県 岡山市 愛媛県 松山市 新潟県 三条市 | 94.0点 |
| 第6位 | 宮城県 亘理町 | 93点 |
| 第7位 | 京都府 南丹市 | 92.5点 |
| 第8位 | 北海道 旭川市 千葉県 袖ケ浦市 | 91.5点 |
| 第10位 | 埼玉県 越谷市 | 91点 |
1位は大阪府河内長野市
このランキングで第1位に輝いた自治体は、大阪府河内長野市でした。このランキングは、「総合窓口の設置数」「ICTの活用」など全19項目の総合得点で付けられています。
このランキングは2023年から始まったものですが、もし仮に昨年も同様の項目でランキングを付けるとしたらどうなるのかという順位も載っており、2022年も大阪府河内長野市が1位でした。
大阪府河内長野市では、今行っている業務を見直し、無駄をなくすところから始め、市役所内のすべての業務を見直したそうです。その中でも、ある程度ルーティン化できた業務に関しては、業者に外部委託したり、AIを活用したりということを進めています。
業務を切り出し、他の業者に委託するという点を推し進めたことが、1位に輝いた要因の一つです。
企業だけではなく自治体においても、日頃の業務を見直し、さらに効率化を上げていくことが重要な時代になってきているということです。
自治体の業務効率化に役立つツール
自治体の業務効率化に役立つツールに、「グループウェア」というものがあります。グループウェアとは、組織内のコミュニケーションを効率的に進めるためのITツールです。
特定のチーム間やグループで、情報を共有し管理することを目的にしています。
- スケジュール管理
- プロジェクト管理
- 文書共有
- チャット機能
- ワークフロー
など、幅広い機能を持っているのが特徴です。
自治体にグループウェアを導入すると、業務効率化や情報共有が強化されます。例えば市民からの申請書類の進捗状況や、異なる部門間での共同プロジェクトの情報を一元的に管理することが可能です。
このため、担当者がリアルタイムで情報にアクセスできます。会議のスケジュール調整や内部の文書承認プロセスもデジタル化でき、大幅な時間の削減が実現するのです。
従来の煩雑な業務が簡素化されるため、市民へのサービス提供や新しい取り組みに専念できるようになります。
さらに、自治体間での連携も格段に向上する効果も発揮します。従来、異なる自治体間での情報交換や協議は、紙ベースの文書や直接の会合が中心でした。しかし、グループウェアの導入によって、デジタル上での情報共有や連絡、スケジュールの調整が可能になりました。
その結果、隣接する自治体との共同プロジェクトや広域での取り組みの際に、スムーズな情報交換や協議が実現できます。また、文書のバージョン管理・承認フローもデジタル化されるため、過去の議論の内容を瞬時に確認することが可能です。
まとめ｜自治体の業務効率化を推進して負担軽減！
人口減少と少子高齢化が深刻な日本では、今後自治体の税収が下がることが予想されています。住民サービスを支える自治体には、業務効率化を図り持続可能な形で行政展開することが求められているのです。
業務効率化を実現するためには、まず業務の課題を明確化します。そして、
- 作業マニュアルの作成
- 紙の資料を電子化
- アナログ業務をデジタル化
- AIツールの導入
などの方法を導入してみてください。
自治体の業務効率化を推進して現場や職員の負担を軽減することで、持続可能な行政を展開することが可能になるでしょう。
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