こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
わざとではないにしろ、これまでダブルブッキングが発覚した経験がある人は、少なからずいるでしょう。ビジネス上のダブルブッキングは、自社だけの問題ではなく取引先などの相手が関係するため、対応方法が重要です。
この記事では、ダブルブッキングをしてしまったときの対応方法、さらにはダブルブッキングをしないスケジュール管理をまとめています。ぜひ、今後のスケジュール管理の参考にしてみてください。
目次
ビジネスでダブルブッキングを起こしてしまったら？
ビジネスにおいてダブルブッキングの対応の仕方を間違えると、大事な取引先に迷惑をかけてしまったり、その後の仕事に悪影響が出たりする恐れがあります。ここでは、ダブルブッキングが起きた際の対応の仕方を順に考えていきます。
電話で直接謝罪する
ダブルブッキングをしてしまったら、まずは直接電話で謝罪の連絡を入れることが重要です。約束を果たせない場合は、一刻も早くその旨を相手に伝えなくてはいけません。
謝罪をする際に相手の気分を害さないようにと言い訳をしがちですが、ビジネスで何より大切なのは、早急に連絡することです。予定の変更をしてもらう必要があるなら、なおさら謝罪の気持ちを真摯に伝えましょう。
このように、思いもよらずダブルブッキングをしてしまった場合は、素直に相手に謝ることが一番です。万が一そのことで相手が怒ってしまっても、受け止めるしかありません。
謝罪メールを送る
電話がつながらない場合は、一刻も早く謝罪のメールを送り、予定の変更やお断りを伝える必要があります。先に電話で謝罪を伝えた場合でも、改めて調整後の予定と謝罪の言葉をメールの文面に残すとよいでしょう。
謝罪メールでは、電話と同様に相手に謝罪の気持ちと反省を伝えます。謝罪の気持ちを文字で表現するのは非常に難しいものですが、言い訳にならないように、シンプルな言葉で伝えることが大切です。
また、いくら謝意を込めたとしても、長文のメールは相手にとって迷惑になりよい印象を与えません。そして、同じことを繰り返さないための対策についても触れ、相手との信頼関係を崩さないよう細心の注意を払い、文面を作成することが大切です。
＊参考 【ビジネス向け】誠意が伝わる謝罪文を書くためのポイントと例文
予定を調整する
ダブルブッキングとは、要するに同時刻に2つの予定が入っているということです。つまり、どちらか一方は予定を調整しなければならないため、なるべく早く再調整の予定を相手に伝える必要があります。
電話で謝意を伝える際、新しい候補日を提示できるとお互いの予定を早急に確認でき、日程調整がスムーズです。また、日程調整が済んだらその旨をメールで送っておくと、相手も文面で確認できるため、間違いがありません。
ダブルブッキングは、場合によっては相手からの信頼を失いかねません。予定を調整する際は、再びダブルブッキングにならないよう他に予定がないか念入りに確認し、慎重に日程調整を行うことが重要です。
きちんと対応する
ダブルブッキング後のスケジュールを調整する際、どちらの予定を調整するかは、相手との関係や仕事の緊急性、重大性などによって変わります。再調整に応じていただいた相手には、次の約束の際に改めて謝罪の言葉を述べ、誠意をもって相手に接し、関係性を保つために努力することが大切です。
ビジネス上のダブルブッキングはなぜ起こるのか
ビジネスにおけるダブルブッキングは、ほとんどがスケジュールの勘違いや、時間調整のミスなどのヒューマンエラーによるものです。ここでは、ダブルブッキングが起こる主な原因を考えていきます。
忘れていた
単純なミスと思われがちですが、最も多い原因は予定の失念です。予定の日時をしっかり把握していれば、当然ダブルブッキングをすることはありません。
また、ほかの業務が立て込んでいたり、別の作業をしている最中に約束したりなど、頭が回らない状況で予定を入れることがダブルブッキングの要因になる場合があります。それに加えて、急な予定変更などさまざまな事情もあり、全ての予定を記憶するのはそもそも無理な話なのです。
確認不足
記憶を頼りに予定を立てたり、スケジュール帳などを使用して管理をしたりしていても、それを確認しないとダブルブッキングが起きる場合があります。記入間違いや、単純な見間違いということもあるかもしれません。
また、自分以外に同僚や上司などが関わる予定の場合は、特に注意が必要です。上司には気を配ったけれど、同僚や自分のスケジュール確認を忘れてしまい、ダブルブッキングになってしまったというケースもあります。
このように、慌てて予定を立てると、ダブルブッキングを起こしかねません。落ち着いて予定を確認すればよかった、と後悔しないよう順を追って予定を立てることが重要です。
スケジュールに余裕がない
約束は、自分一人のことではなく、相手がいることです。そのため、自分だけでは解決できないスケジュール変更が生じる場合があります。
例えば、先方に予定が入り、少し時間がずれることがあるかもしれません。その場合、事前に調整できるだけの時間があれば問題ないですが、スケジュールに余裕がないと難しいでしょう。
また、公共交通機関の遅れなどが生じた場合も同様です。予定が後ろ倒しになった場合、予定を詰め込みすぎてスケジュールに余裕がないと、ダブルブッキングが起きてしまいます。少しの予定のズレが、次第に大きな時間のズレになっていくのです。
情報が共有されていない
先方とのスケジュールの情報共有が十分できていない場合、ダブルブッキングが起きる可能性があります。特に時間の変更などがあった場合、関係者に最新情報が共有されていないと問題が生じてしまいます。
メールや電話などで約束した場合は、すぐに仲間と情報を共有する必要があります。そのタイムラグが大きくなると、ダブルブッキングなどが起きるリスクが高まります。管理ツールへの記入ミスや仲間への伝達漏れは、ダブルブッキングの大きな原因の一つです。
スケジュール管理方法が複数ある
スケジュール管理を複数の方法で行うことも、ダブルブッキングが起こりやすい原因の一つです。スケジュール管理にはさまざまな方法がありますが、便利だからといって全てとり入れようとすると、逆に管理しにくくなります。
例えば、スマホアプリと手帳を併用してスケジュール管理を行っていた場合、スマホアプリには予定を登録して手帳には記載し忘れたことで、ダブルブッキングが起こります。
また、スケジュール管理をするツールが明確に決まっていないと、スケジュールを追って確認する際に、どの予定が最新なのか判断がつきません。そうなると、スケジュールを正確に把握できず、ダブルブッキングのリスクが相当高くなります。
ダブルブッキングを避けるスケジュール管理とは
これまで見てきたとおり、ダブルブッキングはスケジュールの確認不足がその要因の多くを占めます。ヒューマンエラーをなくすことは難しいため、完全にダブルブッキングを防ぐことは難しいかもしれません。
しかし、きちんとしたスケジュール管理をすれば、ダブルブッキングのリスクを大幅に減らすことが可能です。ここでは、どのようなスケジュール管理をすれば、ダブルブッキングを避けられるか考えていきます。
スケジュール管理方法を統一する
先述のとおり、スケジュール管理を複数の方法で行うと、どれが最新の情報なのかや誰に予定を確認するべきか把握しにくくなります。そのため、スケジュールの管理方法を統一することが非常に大切です。特に、予定の変更があった場合のスケジュール調整は、明確なルールを設ける必要があります。
スケジュール管理の方法を統一していれば、確認漏れなどのミスが減り、情報共有も簡単に行うことができます。また、自分が使いやすいツールを取り入れることも、正確なスケジュール管理を行うためには大切です。
リアルタイムで更新する
スケジュール管理方法を統一していても、その情報がリアルタイムで更新されなければ何の意味もありません。予定が入った場合、また予定変更があった場合は、すばやく最新情報をツールに反映させる必要があります。
このような情報共有は、ダブルブッキングを防ぐ大切なポイントです。リアルタイムで最新情報が共有されれば、上司や同僚のチェックも加わり、ダブルブッキングのリスクを減らせるかもしれません。
スケジュール管理ツールを活用する
従来の手帳も、立派なスケジュール管理ツールです。しかし、より効率的なスケジュール管理ツールを活用すれば、個人の予定に限らずビジネスにおけるスケジュール管理に役立ちます。
スケジュール管理ツールにはさまざまな機能が搭載されており、なかにはダブルブッキングが起きないように、関係する人のスケジュールを踏まえて最適な日時を自動提案する機能もあります。また、リマインダー機能を活用すれば、スケジュールに合わせて通知が届き、予定を忘れるミスを防げます。
確認を怠らない
スケジュール管理ツールを導入していても、これを確認する習慣がなければダブルブッキングのリスクはなくなりません。予定を入れる際には、その時点のスケジュールを確認する習慣をつけることが大切です。そのスケジュールが最新なのか、他に関係する人や場所に問題がないのか、余裕のあるスケジュールになっているかなどを確認します。
その確認を毎回の約束で行うことができれば、万が一ダブルブッキングが発生しても、早い段階で気付けるかもしれません。対応が早ければ早いほど、スケジュール調整もしやすくなります。
どんなに便利なツールがあったとしても、最後には人の目で確認する必要があるということを決して忘れないようにしましょう。そして、一日の始めか終わりにスケジュールを再確認し、見落としている予定はないか、ダブルブッキングのリスクはないかチェックすることが大切です。
まとめ｜ダブルブッキングはスケジュール管理で再発防止に努めよう！
ダブルブッキングは、完全に避けることは難しいですが、ビジネス上では致命的なミスになりかねません。ダブルブッキングをしてしまったら、直接電話で相手に誠心誠意謝ることが大切です。
そして、同じミスをしないようにスケジュール管理を見直すことが重要です。うっかり忘れていたということを避けるためにリマインダー機能のついたスケジュール管理ツールを活用することも検討できます。
多忙の日々だからこそ、スケジュールの確認を怠らずに効率よく仕事ができる方法を、ぜひ取り入れてみてください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
