こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
管理職のマネジメント能力として、組織全体のタスク・スケジュール管理や適材適所に人材を配置することが必要です。
負担の大きい業務ですが、マネジメント能力の向上は、組織のためだけではなく自分自身のメリットにもなります。
本記事では、成果を出すために必要なマネジメント能力や方法、マネジメント能力向上における管理職のメリットについて解説します。マネジメントに役立つツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
成果を出すために必要なマネジメント能力4選
組織の業務効率を上げて成果を出すために必要なマネジメント能力は、以下の4つです。
- コミュニケーション能力
- 教育力
- 目標設定・アセスメント能力
- 技術力
コミュニケーション能力
組織で仕事を行う際に、円滑なコミュニケーションは欠かせません。コミュニケーションがとりやすい環境は、管理職が主体的に作る必要があります。業務中は「報告・連絡・相談」を組織で密に行うことで、問題が起きた際にも迅速に対応できます。
しかし、普段からコミュニケーションが密にとれていないと、共有される情報が限られ、対応が遅れることもあります。そのため、管理職が率先して進捗状況を確認したり、部下が報告や相談しやすい雰囲気を作ることが重要です。
人間はノンバーバルコミュニケーションから多くの情報を得ているので、言葉だけではなく表情や態度などから話しかけやすい雰囲気を作ってください。
また、得られた情報やチームの目標・課題を正しく伝える力も求められます。組織が一体となって問題解決を図るためには、管理職のアウトプット力も重要です。
教育力
管理職は「コーチングスキル」を身に着けて、優秀な人材を育成する必要があります。
組織で円滑に業務を遂行するためには、優秀な人材の育成が不可欠です。管理職は率先して人材育成に取り組みましょう。
人材育成のための教育で、ただ組織の考え・方針を押し付ける方法は反発を生みやすく、何よりその人材の応用力を削いでしまいます。応用が利かない人材は「優秀な人材」とはいえないでしょう。
また、優秀な人材が育たないといつまでも仕事を任せられず、業務の分担ができなくなります。そのため、コーチングスキルを身に着けて部下が自分で論理的に考えられるよう導く必要があるのです。
目標設定・アセスメント力
管理職は業務全体の情報・状況を適切に評価し、そのうえで目標設定をする必要があります。業務を効率的に実施するためには、適材適所の人材配置や経営上無理のない予算・期間設定、スケジュール管理が重要です。
管理職はこのように多角的な視点を持って計画を立てなければなりません。
業務遂行中には、社員から異なる意見や案が出る、問題が発生するなどの事態も想定されます。管理職はその都度、組織の利益を優先しながら判断を下す必要があるでしょう。
技術力
管理職は、その分野の専門スキルも備えておく必要があります。営業職であればプレゼン・交渉力、医療職であれば最新の知識や治療スキルが求められるのです。
これらの知識やスキルはプレイヤーに求められるイメージが強いですが、管理職が自ら手本を示すことで部下からの信頼が得られます。
また、部下では対処できない問題が現場で起こった際に、解決する役目は管理職にあります。問題解決のための知識やスキルがなければ、現場で対処できません。
そのため、技術力も管理職にとっては重要なマネジメント能力なのです。
部下のマネジメント方法
人・物・お金など多角的なマネジメントが求められる管理職ですが、中でも部下のマネジメント方法に悩む方が多いようです。
部下のマネジメント方法としては、以下の3つが挙げられます。
- 部下から話しかけられやすい雰囲気を作る
- 部下の強みを活かす
- 部下と問題点を共有する
部下から話しかけられやすい雰囲気を作る
管理職は、部下から話しかけられやすい雰囲気を作る必要があります。
話しかけにくい上司への報告・連絡・相談を部下がためらうことで、生産性が低下し業務効率が落ちてしまうからです。上司に尋ねれば5分で解決する事案も、部下が自分だけで考えると1時間取られる場合もあります。
無駄な時間を浪費しないためにも、部下の心理的安全性を確保しましょう。具体的には、上司に声かけするタイミングや事柄を明確にすることです。
「自分で〇分調べても分からなかったら聞いて」「今は忙しいけど、〇時からなら相談に乗れるよ」このように基準が明確になることで、部下は上司に怒られる不安から解放されます。
また忙しいときはつい眉間にしわが寄り、無表情になりがちですが、部下からすれば不機嫌な上司に話しかけるのは勇気がいります。自分が醸し出す雰囲気も意識的に作りましょう。
部下の強みを活かす
部下の強みを活かすことは、組織のマネジメントにおいて重要です。管理職は部下の仕事内容や人柄を評価する際、問題点や欠点など悪い面に目が行きやすくなります。
しかし、人は問題点を指摘されるよりも強みを尊重された方がモチベーションが上がるものです。そのためにはしっかりと育成計画を立てて、適切な業務を振り、フィードバックを行いましょう。
株式会社ユニクロでは、トレーナーが個々の部下の育成計画を立て評価とフィードバックを繰り返し実施しています。そうすることで部下が成長し、より多くの業務を任せられるようになるのです。
このように、業務を振った後も放置せず、繰り返し一緒に振り返ることで次につながり、部下の強みが組織に還元されます。
部下と問題点を共有する
部下と問題点を共有し組織の一員として頼りにすることで、組織の団結力が高まり、生産性が向上します。
「部下がいつまでも主体的に動けない」「うちの部下はいつも指示を待っているだけ」このようなお悩みをお持ちの場合、もしかしたらその部下には考える機会が与えられていないのかもしれません。
管理職は自分の考えを部下に押し付けるのではなく、課題を明確にしたうえで意見を求めることが重要です。そうすることで、個々の組織の人間の能力を最大限に発揮できます。
管理職に少しでも頼りにされることで、部下に責任感や達成感が生まれ、成長につながるでしょう。
管理職がマネジメント能力を向上させるメリット
高い能力が求められて負担のかかる管理職ですが、マネジメント能力向上による組織へのメリットは大きいです。
また、管理職が高いマネジメント能力を身に着けることで、結果的に自身の負担を軽減できます。
管理職がマネジメント能力を向上させることで得られるメリット3つについて以下に解説します。
組織の業績が向上する
管理職がマネジメント能力を向上させると、比例して組織の業績も向上します。マネジメントが成功している組織では、社員のモチベーションが高まり、結果として全体のパフォーマンスが向上するからです。
組織が成長する過程では、慣れない作業やわからないことも増え社員の不安も高まります。
株式会社リクルートライフスタイルでは、オープンな情報共有スペースを設けて組織全体で情報共有することにより、生産性の向上を可能にしました。また、ポイント付与制を導入し、社員同士の積極的な質問回答を促進しています。
適切なマネジメントは組織を活性化し、業績向上に寄与するのです。
転職に有利
高いマネジメント能力は、転職の際に有利です。特にハイクラス転職を目指している方には必須の能力でしょう。
厚生労働省が2020年に実施した転職者実態調査によれば、事業所の6割以上が管理的・専門的な業務に転職者を採用した理由として「経験を活かし即戦力になるから」「専門知識・能力があるから」を挙げています。
また「これまでの経験・能力・知識」は、転職者の処遇を決定するうえで重要な要因の一位を占めるのです。
マネジメントスキルを身に着けることは、自身のキャリアアップに直結します。
自分にかかる負担が減る
適切なマネジメントは、結果的に管理職にかかる負担を減らします。マネジメントによって優秀な人材が育ち、業務スケジュールの無駄を排除することで業務が円滑になるからです。
業務が滞ると現場に支障が出ますが、その場合、管理職はプレイヤーとしてフォローに回らなければなりません。その分業務負担が増えてしまいます。
株式会社パーソナル総合研究所が2019年に実施した調査によれば、管理職になって残業時間が増えた人は47.7%に及んでいるのです。
業務負担が増える管理職も、人材や資材・時間を効率よくマネジメントすることで、負担軽減につながるでしょう。
おすすめのマネジメントツール
業務効率を上げるためには、マネジメントツールを活用するとよいでしょう。用途別におすすめのツールを紹介します。
スケジュール・タスクマネジメントツール｜Asana
スケジュール・タスクマネジメントツールにはAsanaがおすすめです。世界中で10万社以上の企業に導入されており、国内でも普及しています。Asanaはレイアウトを自由に選択できるので、タスクやメンバーの進捗状況が可視化しやすいです。
またGoogleカレンダーやGmailを含む数百種類以上のアプリと連携しているため、タスクを一元管理できます。
無料版では共有できる人数が10人と限られているので、ある程度規模の大きい企業の場合は、有料版を使うことも検討しましょう。
人材マネジメントツール｜HiManager
人材マネジメントにはHiManagerがおすすめです。Himanagerは効率的な人事評価・目標管理に有効なツールで、社員のエンゲージメント向上に貢献するでしょう。
特にリモートワークに特化した機能が豊富で、直接会話ができなくても進捗・達成状況を共有できます。
フィードバックの反映に時間がかかる場合があるので、SlackやChatworkなどのコミュニケーションアプリと併用するとよいでしょう。
まとめ｜マネジメントツールも活用して業務効率を上げよう
管理職にとって業績を上げることは優先すべきタスクであり、そのためにはマネジメント能力の向上が必須です。
業績を上げるためのマネジメント能力として、まずはコミュニケーション能力・教育力・目標設定力・技術力を身に着けましょう。多くの管理職にとって悩みの種である部下のマネジメントでは、話しかけられやすい雰囲気作ることや部下の強みを活かすこと、部下と問題点を共有することが重要です。
マネジメント能力を向上させることで、転職や業務負担の面で管理職に有利に働きます。
また、マネジメントにスケジュール管理能力は欠かせません。マネジメントツールは、組織全体でタスクや人材を可視化し、共有することに役立ちます。
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