こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
福祉・医療業界はハードワークなうえに、クレームが発生しやすくその対応に多くの時間をとられる業界です。そのため業務効率化が求められ、グループウェアの導入は改善手段のひとつといえます。
この記事では、福祉・医療業界にグループウェアを導入するメリット、福祉・医療業界に向いている機能、グループウェアの選び方などをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
福祉・医療業界にグループウェアを導入するメリット
福祉・医療業界にグループウェアを導入するメリットとして、患者の待ち時間の短縮、クレームの減少、スケジュール管理のミス防止、申し送りの効率化などが挙げられます。この項目では、このような導入のメリットについてご紹介します。
患者の待ち時間の短縮
福祉・医療業界にグループウェアを導入すると、まず患者の待ち時間の短縮のメリットがあります。病院などの医療施設での待ち時間は、患者からのクレームの主な原因となっており、中でも予約したにもかかわらず待たされた患者のストレスはとくに強いものでしょう。
しかし、グループウェアを活用すれば、予約・利用状況をひと目で確認でき、患者自身が混雑状況を把握できるため、パソコンやスマートフォンから待ち時間を考慮して予約できます。
また、予約のたびに電話で問い合わせる必要もなく、ダブルブッキングなどのトラブルの予防にも効果的です。待ち時間を短縮することで患者の満足度を上げられる点も、病院側にとって嬉しいポイントですね。
クレームの減少
クレームの減少も、福祉・医療業界にグループウェアを導入するメリットのひとつです。福祉・医療業界ではクレームが多く発生します。福祉・医療業界では情報伝達がスムーズに行えず、クレームが発生してしまうことも少なくありません。
たとえば、スタッフが交代するたびに患者に同じ質問をしてしまうと、話が進まず患者の不満は大きくなり、さらに大きなクレームに発展してしまうこともあるのではないでしょうか。
このような状況を避けるためにも、グループウェアの導入は効果的です。情報共有機能を活用することでクレームの内容をスタッフ同士で共有したり、時系列で記録できるため、被害の拡大を防ぐことにもつながります。
スケジュール管理のミス防止
また、福祉・医療業界におけるグループウェア導入のメリットに、スケジュール管理のミス防止も挙げられます。たとえば、治療や検査に必要な設備をおさえる際、医師や検査技師などさまざまなスタッフのスケジュール調整が必要です。職種によって勤務体系も異なるため、医療機関のスケジュール管理はより複雑化しています。
また、介護施設においてもメインの介護職員の他に、看護師、生活相談員など多職種のスタッフが勤務しています。そのため、医療機関と同様にスケジュールの管理が難しく、手書きでの管理は人的ミスが発生する恐れがあります。
このような課題も、グループウェアを活用することで解決できます。管理画面を工夫することでスケジュール調整が容易になり、さらに通知設定機能を併用すればミス防止にもつながります。
申し送りの効率化
申し送りの効率化も、福祉・医療業界にグループウェアを導入するメリットのひとつです。福祉・医療業界では、業務を行ううえで必要な情報を伝える申し送りは欠かせません。
福祉・医療業界では基本的に24時間体制で患者を見守るため、スタッフ交代をする際に申し送りを行い、情報を継続して患者のケアをします。これまで申し送りではノートに手書きで情報を記録し、師長などに引き継ぎ事項を口頭で伝えるのが一般的で、全員が一箇所に集まる手間と時間が必要とされてきました。
しかし、グループウェアを導入すれば、複数のスタッフに大事な情報が一括で伝達でき、内容の記録もできるため過去の事例を振り返ることも簡単です。ブラウザ上での更新も簡単にできるため、新しいお知らせも手軽に追加できます。
福祉・医療業界に向いているグループウェアの機能
福祉・医療業界に向いているグループウェアの機能には、 設備予約機能、院内情報共有機能、スケジュール管理機能、掲示板機能などがあります。それぞれ解説しますので、確認してみてください。
設備予約機能
福祉・医療業界に向いているグループウェアの機能として、まず 設備予約機能が挙げられます。福祉・医療業界にはさまざまな施設があり、利用状況をリアルタイムで確認できる仕組みが求められているのです。
そこで役立つのが、グループウェアの設備予約機能です。病院や介護施設内の設備の予約が画面上でスムーズに行うことができ、リアルタイムで利用状況を確認できます。このシステムを使用することで、ダブルブッキングを避けられるメリットもあります。
情報共有機能
情報共有機能も、福祉・医療業界に向いているグループウェアの機能のひとつです。病院や介護施設では、常にリアルタイムの情報共有が求められます。対応が遅れると事態が悪化する恐れがあり、正確な情報共有が重要です。グループウェアの情報共有機能を活用すれば、情報を一元管理できるためスムーズな業務遂行に役立ちます。
スケジュール管理機能
また、福祉・医療業界に向いているグループウェアの機能として、 スケジュール管理機能も挙げられます。この機能を活用すれば、他職種のスタッフが勤務する病院や介護施設において、スケジュール管理を効率的に行えます。
掲示板機能
掲示板機能も、福祉・医療業界に向いているグループウェアの機能のひとつです。病院や介護施設では時差出勤を取り入れている場合も多く、正確に情報伝達できる機能が求められています。
グループウェアの掲示板機能は、入力した情報を一斉送信できるため、全体で情報を共有する場合に役立ちます。とくに24時間体制で動いている病院や介護施設では、必須の機能といえます。
福祉・医療業界に適したグループウェアの特徴
福祉・医療業界に適したグループウェアには、人手不足の施設で導入しやすいクラウド型、サポート体制が整っているタイプ、操作方法が簡単なものなどの特徴が挙げられます。それぞれ解説しますので、グループウェア導入の際の参考にしてみてください。
人手不足の施設で導入しやすいクラウド型
福祉・医療業界に適したグループウェアとして、人手不足の施設で導入しやすいクラウド型が挙げられます。福祉・医療業界は人手不足の施設も多く、最少人数で利用できるクラウド型も選択肢のひとつです。クラウド型は、サーバーの管理・運用などをすべて契約会社に任せられるため、グループウェアを維持するためのシステム面の人員を確保する必要がありません。
サポート体制が整っている
サポート体制が整っているという点も、福祉・医療業界に適したグループウェアと言えます。福祉・医療業界は専門職の集まりですが、ITに詳しくないスタッフも一定数いるのではないでしょうか。
その場合は、サポート体制が整っている製品がオススメです。グループウェアには豊富な機能が搭載されているため、気軽に問い合わせができる窓口があれば、不明点があった際にすぐに解決できます。
操作方法が簡単
福祉・医療業界に適したグループウェアに、操作方法が簡単なものというのも選択肢のひとつです。グループウェアを導入しても、使いにくいツールだと効率性を最大限に活かせません。
グループウェアを導入する場合は、使用するスタッフの年齢層やITレベルを考慮し、簡単に使いこなせる製品を選ぶことが大切です。まずは無料トライアル期間などを利用し、スタッフのITリテラシーとあうか事前に確認するようにしましょう。
福祉・医療業界にオススメのグループウェア
福祉・医療業界で活用するグループウェアには、 サイボウズOffice、 Garoon、desknet's NEOなどがオススメです。順にご紹介しますので、気になるグループウェアがあるか確認してみてください。
サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、中小企業に適したグループウェアとして人気を集めています。これまでの累計導入社数は7万社以上で、業界を問わず導入されています。
サイボウズOfficeにおける福祉・医療業界にオススメの機能は、誰が、何を、どのように申請・承認するのか流れを可視化するワークフロー機能です。また、カスタムアプリで、待機者リストやシステム連絡票などの情報を一元管理する機能も、業務効率化に役立ちます。
一方、サイボウズOfficeには画面や機能を自由にカスタマイズできないというデメリットもあります。自院にあったカスタマイズを求めている場合は、ほかのグループウェアを検討してみてください。
Garoon
Garoonは、中小企業から大企業まで幅広く対応しているグループウェアです。操作性がよく、外部システムとの連携にも長けている点が魅力のひとつであるといわれています。
福祉・医療業界においてGaroonのオススメの機能は、スケジュール機能や掲示板機能、ファイル管理機能が挙げられます。この機能は、情報共有やコミュニケーションを円滑にするだけでなく、電子カルテとの連携も可能なことから、病院などではより効果的に活用できます。全国各地の医療機関で導入されている点も、信頼できるポイントです。
一方、Garoonは多機能であることから、ITが苦手な人はすべての機能を把握しきれないというデメリットがあります。このような場合は、サポート体制が万全のグループウェアを選ぶようにしましょう。
desknet's NEO
desknet's NEOは、使いやすさが抜群かつ万全のサポート体制を整えているグループウェアです。ITに苦手意識がある場合でも、直感的に操作できるため簡単に使いこなせるため、職場内への定着も時間がかりません。
福祉・医療業界にオススメのdesknet's NEOの機能は、タイムカード機能、来訪者管理機能、スケジュール管理機能、回覧・レポート機能などが挙げられます。
一方で、スケジュールのアクセス制限や回覧・レポートなどのメール通知設定を、システム管理者が一括で設定できない点がデメリットといえます。管理者が一括で設定したい場合は、ほかのグループウェアを探すのがオススメです。
まとめ｜福祉・医療業界をグループウェアで業務効率化
福祉・医療業界はハードワークなうえに、クレームが発生しやすい業界です。そこでグループウェアを導入することで業務を効率化し、円滑に働ける環境をつくりましょう。
グループウェアは、スタッフだけでなく患者も満足する環境を構築できるためオススメです。導入する際は、製品の特徴を把握し、目的やニーズにあったものを選ぶようにしましょう。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
