こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
タスクやスケジュールの管理を効率化するツールはたくさんありますが、一体どれを使えば良いのかと悩まれる方も多いでしょう。
多機能のツールを採用しても、使わない機能があったり、作業が複雑になってしまったり、導入する際は十分検討する必要があります。
本記事では、タスク管理とスケジュール管理の違い、管理のポイント、おすすめのタスク・スケジュール管理ツールについて、ご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
目次
タスク管理とスケジュール管理の違い
ビジネスシーンにおいて、日々の業務をこなすためにスケジュール管理とタスク管理を行うことが大切です。スケジュールを立てたりタスクを終わらせたりすることは日常的に行っていても、言葉の意味を明確に答えられる人は少ないのではないでしょうか。
タスク管理とスケジュール管理の意味を解説したうえで、管理のポイントや選び方、オススメツールについてご紹介します。
タスク管理とスケジュール管理の違いは、日時が決まっているかどうかで区別できます。タスクは一人でできる作業が多く、スケジュールは相手と一緒に行う作業が多いです。詳しく解説します。
タスク管理とは
タスク管理とは、ビジネスシーンでは一仕事や課題といった意味で使われています。個人に割り振られた、短時間で終わる作業を表すことが多いです。個人に振られたタスク作業をメンバーで共有することもあります。
開始時間は決まっておらず、期限のみを設定することが多いです。期限や自分の業務に合わせて、優先順位を決めてタスクを消化していくと業務が効率化できます。リモートワークやチーム内の進捗状況を確認する時間がない時に、タスク管理ツールがあると一目で確認できます。
スケジュール管理とは
スケジュール管理とは、日時や相手が決まっている予定を管理することです。取引先との商談やチーム内での会議などが当てはまります。管理を行うことでダブルブッキングや予定を忘れることがなくなります。
移動時間や準備の時間も確認してスケジュールを立てておくと、スムーズに業務の消化が可能です。スケジュール管理での準備にかかる所要時間を把握するのは経験が必要になります。
タスク管理とスケジュール管理のポイント
タスク管理とスケジュール管理を行ううえで大事になるのは、タスクを細分化して重要度や緊急度によって優先順位をつけることです。作業の順番を決めてから行うことで、作業の間に次に行うタスクを悩む時間が短縮できます。
作業時間を少し長めに取っておくとタスク間に余裕が生まれ、焦って作業を行うことが減らせます。チーム内でタスク管理を共有できると、手の空いた人がサポートに回るなど、チーム全体で余裕をもってタスクを消化することが可能です。
タスクを組む際には作業を同時に連続して行うことで、時間効率を上げられる類似性の高い作業はまとめて行うことが大切です。作業者の集中力を持続させるために、休憩時間も考慮してスケジュールを組むと余裕のある業務が可能になります。
タスク管理やスケジュール管理を効率的に行うためにスケジュール管理ツールの導入も検討しましょう。タスク管理とスケジュール管理を一元化することが可能です。最近は多くのツールが提供されているので、自社にあったものを導入することで業務効率化ができます。
タスク管理・スケジュール管理ツールの選び方
自社にあったタスク管理やスケジュール管理の選び方は次の4つです。
- 利用人数の制限
- 操作性と機能性
- 既存ツールとの相性
- 運用コスト
それぞれについて解説するので、業務効率化につながるツールを選定しましょう。
利用人数の制限
管理ツールには利用できる人数によって利用料金が変わり、利用人数に制限があります。利用する人数を把握してから選定を行うことで自社に最適なツールを選定できます。
自社の業務が拡張性のある場合、柔軟に利用プランの変更できるものを選ぶことが大切です。利用人数が増えたときにプランの変更だけで対応できると、新しいツールを選定する手間が減ります。
操作性と機能性
スケジュールを選定するうえで大切なことは、自社の業務効率化にあった機能がついているかどうかです。ツールによって搭載されている機能が違います。自社で必要な機能がついてるツールを導入することで業務効率化が可能です。
ツールを選定する前に自社の足りていない機能を洗い出しておきましょう。コミュニケーションツールが不足しているのであれば、チャット機能がついているもの、リモートワークを導入している企業であればWeb会議機能がついているものがオススメです。
タスク管理やスケジュール管理ツールを選定する際には、ITリテラシーにかかわらず使用できる操作性も重要です。せっかく導入してもチームメンバーの全員が使用しなければ業務効率化はできません。
操作性が悪いツールを導入してしまうと、勉強会の開催やマニュアルの作成など、企業に余分なコストがかかってしまいます。直感的に操作できるシンプルで簡単なツールがオススメです。
既存ツールとの連携
スケジュール管理やメール機能などのツールをすでに導入している企業は、既存ツールと連携できるかどうかの確認が必要です。連携できないとデータを移植する手間や新しく設定を行う手間が増えてしまいます。
多機能のタスク管理ツールやスケジュール管理ツールを導入するときは、既存ツールの利用を減らすことができないか検討しましょう。利用ツールの一元化をすることで運用コストの削減やツールの扱いに慣れる時間を短縮できます。
運用コスト
無料で利用できるツールも提供されていますが、多機能や容量の大きいツールは有料になっていることが多いでしょう。選定を行う際には、業務効率化によってコストダウンできる金額と運用コストを比較して検討することが大切です。
無料期間や無料プランが提供されているツールを運用することもオススメです。いきなり有料ツールを導入しても、自社に合わずツールを変更すると余分なコストがかかってしまいます。
タスク管理・スケジュール管理ツールオススメ7選
タスク管理ツールやスケジュール管理ツールはさまざまな種類が提供されていて、選定するときに迷ってしまいます。人気のツールをご紹介するのでそれぞれ検討してみましょう。
Trello
Trelloは、アトラシアン株式会社から提供されているタスク管理ツールです。機能性に優れていて操作性も簡単なので誰でも活用できます。付箋を貼るような感じでタスクやスケジュールを追加が可能です。
フリープランも用意されていて、有料プランはファイルの容量によって変更できます。業務の規模によって容量を拡張できるので、運用コストを抑えられる点もオススメです。Google Driveなどとも連携できます。
Jooto
Jooto（ジョートー）は、株式会社PR TIMESから提供されているタスク管理ツールです。視認性のいいシンプルなデザインが特徴で、誰でも直感的に運用できます。複数のプロジェクトを一つのダッシュボードで管理できるのでダブルブッキングも防げます。
有料プランもコストが低く抑えられているので、法人からフリーランスの人まで利用されている人気のツールです。他のツールとの連携はあまりできない点には注意が必要です。
Microsoft To Do
Microsoft To Doは世界で利用されているMicrosoft社独自の独自のツールです。世界的な大企業から提供されているので高い信頼性を誇ります。ネット環境さえあれば、デバイスを選ばずログインできる点も強みです。
マイクロソフトのアカウントがあれば誰でも無料で利用できます。リマインダー機能もついているので予定の抜けや忘れも防げます。プライベート用の機能もあるので、ビジネス以外の場面でも利用が可能です。
Backlog
Backlog（バックログ）は株式会社ヌーラボから提供されている、国内シェアNo1のタスク管理ツールです。シンプルなデザインでツールの扱いに慣れていない社員でも使用できます。タスクの期限や担当者が入力できるので対応忘れの防止にもなります。
連携できるツールも多いので、既存ツールのデータを簡単に移行が可能です。無料プランはあるものの、月額料金が少し高くなっている点には注意が必要です。
Asana
AsanaはAsana Japan株式会社から提供されているタスク管理ツールです。世界195ヶ国で利用されていて、わかりやすさを重視したデザインが人気です。優先度カスタムフィールドという機能をつかえば重要なタスクを表示できます。
進捗状況をチーム全員で確認できるので、活発に業務のフォローを行い効率的なタスクの消化が可能になります。他のツールとの連携も充実していて使い勝手がいい点もメリットです。
Chatwork
ChatworkはChatwork株式会社から提供されているビジネスチャットツールです。チャット機能で有名なツールですが、機能が充実しておりタスク管理やスケジュール管理のさまざまな場面で役に立ちます。
タスク管理ツールと比べて料金が割安になっており、セキュリティ性も高いです。チーム全体でのタスク管理も可能で情報共有も簡単に行えます。
Wrike
Wrikeは、Wrike Japan株式会社から提供されているツールです。スケジュール管理機能以外にも分析機能を搭載していて、進捗状況を一か所で確認できる点がメリットです。
チーム内だけでなく社外の人ともコミュニケーションがとれます。料金プランも5種類提供されているので企業にあったプランを導入できます。
まとめ｜タスクとスケジュールを管理して、業務を効率化しよう！
タスク管理やスケジュール管理の特徴や選定の仕方、オススメのツールについてご紹介しました。日々の業務を確実に消化するために管理ツールは必要です。優先順位や担当者を決めて無理のないスケジュールを作成しましょう。
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールは多くの商品が提供されています。企業に必要なツールや運用コストを見極めて、最適なものを導入することがオススメです。タスク管理を行ううえで、チーム全体でのマネジメントを行い業務の効率化を達成しましょう。
＜参考記事＞
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