こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
近年導入が進み注目されているグループウェアですが、詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、グループウェアのメリット・デメリットや、同期型・非同期型の違いを解説します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを目的としたアプリケーションソフトウェアです。ファイル共有機能やコミュニケーションのためのチャット機能、スケジュール管理機能などさまざまな機能が搭載されています。
業務効率化を目的として導入する企業も増えており、グループウェアの情報共有機能やコミュニケーションの簡略化で生産性向上を目指しています。リアルタイムでの情報共有が可能なので、場所を選ばずにファイルを複数の人で見て修正案を出しながら同時編集が可能になることでの効率アップに取り組んでいます。
このような機能を有効活用することで、業務効率化や仕事量の負担偏重の防止、資料や記録の改ざん防止なども期待できます。
グループウェアは1990年代に開発されました。しかし、当時はコストが高く大企業しか導入することができませんでした。現在ではコストの低いグループウェアがリリースされたことで、中小企業を中心に導入する企業が増えています。
コミュニケーションツールの分類
グループウェアでよく使用する機能として、コミュニケーション機能があります。コミュニケーション機能は、レスポンスの早さや一度に連絡を取れる人数などでタイプを分類します。
同期型と非同期型
同期型と非同期型は、コミュニケーションがリアルタイムで行われるかで区別されます。非同期型を蓄積型と呼ぶこともあります。メッセージなどを発信してから受信側が受け取り返信するまでの時間の長さが判断基準です。
同期型の代表的なツールとしては電話やテレビ会議などです。一方、非同期型の代表的なツールは電子メールやグループウェアが当てはまります。
一対一か複数人か
一対一でのコミュニケーションか複数の人で行われるコミュニケーションかでも区別できます。コミュニケーションツールの多くはどちらも行うことができますが、どちらを重視しているかで判断します。
1体1で代表的なツールは電話です。電子メールは複数人に送ることもできますが、1体1での連絡の方が多いのでこちらに当てはまります。一方、複数人での連絡を重視しているのはチャットやテレビ会議、グループウェアなどが当てはまります。
＊参考 @IT情報マネジメント｜各種コミュニケーション・ツールの強みと弱み -1/2
同期型のメリット、デメリット
同期型のメリットとデメリットを確認しておきましょう。同期型のメリットとデメリットを把握しておくことで、グループウェア導入の際に役立ちます。
同期型のメリット
同期型のメリットは、伝えたいことがすぐに伝わるという点です。伝えたいメッセージが緊急のときは、同期型のツールを使えば相手への伝達が早くできます。
テレビ会議型のツールは、参加者から画面共有できる機能もあります。距離が離れていても相談しながら作業ができることもメリットです。無駄な移動時間の削減や、リモートワークの推進も期待できます。
同期型のデメリット
同期型のデメリットはツールごとに紹介していきます。電話のデメリットは、相手側がレスポンスできる状況でなければ、その行為自体が無駄になってしまう可能性があります。また、相手側の業務を完全に拘束してしまうのもデメリットです。
テレビ会議型のデメリットは、参加者全員の日程の調整や時間枠の予約など調整が大変なことです。特定の相手とだけ相談報告をしたいときは少し使いづらいです。また、ツールの導入や設備の準備などテレビ会議をするのに準備が必要になります。
非同期型のメリット、デメリット
非同期型にもメリット、デメリットがあります。非同期型のメリットとデメリットもしっかりと把握しておき、グループウェアの導入に役立てましょう。
非同期型のメリット
非同期型のメリットは相手側の時間の拘束がなく、発信者と受信者ともに都合のいいときに利用できます。電子メールはすでに導入が当たり前になっているので、相手側にツールがなく使用できないことはまず無いでしょう。
グループウェアのメリットは、発信者が投稿すれば全員が確認できます。大量のデータを保管することも可能なので、紙の資料の保管を減らすことができて無駄な保管スペースを設置しなくてよくなります。
作業の進捗状況が可視化でき、押印もネット上で済ませられるなど数多くのメリットがあります。ここ数年で導入する企業が増えたリモートワークとの相性も非常にいいです。
非同期型のデメリット
非同期型のデメリットは、情報が多すぎて確認や検索に時間がかかってしまう点です。電子メールやチャットなどは、1日で100件以上のやりとりをすることもあります。内容を確認するだけで時間を取られてしまう人もいるでしょう。
メッセージが相手に届いたかどうかわかりにくい点もデメリットです。相手側がしっかり理解したかもわかりづらく、発信側の「送った」が「伝わった」にはならない場合もあります。受け取りに時間がかかってしまう場合もあるでしょう。
電子メールは文頭や文末に定型文などを入れることがマナーになっています。伝えたい内容以外の情報が多くなってしまうこともデメリットです。グループウェアは数多くの会社からサービスが提供されています。企業に合ったサービス選定にも時間がかかってしまいます。
グループウェアの選定方法
グループウェアを導入する前に確認しておきたいポイントがあります。同期型か非同期型かを踏まえたうえでそれぞれのポイントをしっかり確認してから選定を行いましょう。
部署によっても重視したいポイントは異なります。それぞれの意見を聞きながら選定をしていくことによって、企業にあったグループウェアを導入できます。事前にしっかりと選定を行えば、高額なプランに加入したものの使用しない機能が多くあるということが減らせます。
導入目的の確認
ITシステムやツールを新しく導入するときは、目的をはっきりさせてから選定することが大切です。目的をあらかじめ明確にしておくことで、グループウェア導入の判断基準になり導入した効果がわかりやすくなります。
また、具体的な内容を目的として設定しておきましょう。「進捗管理を可視化したい」や「押印の回覧待ちを減らしたい」、「テレワークに対応できる企業にしたい」などグループウェアの継続判断やツール変更、ツールの追加を考えたときに検討しやすくなります。
多機能のグループウェアを使いこなせずに十分な成果が発揮できないことも考えられます。目的をしっかり社員に周知徹底させてから運用や判断することが、グループウェアの有効活用につながります。
操作性
操作性が悪いと導入してから運用するまでの時間や実際に作業効率が向上するまでに時間が掛かったり、グループウェアの勉強会などを社内で開催する必要が出てきます。
グループウェアを導入しても使いづらくて社内に浸透しない恐れもあります。社員のITリテラシーの高低に関係なく操作しやすいツールを選ぶことは、運用が本格的にスタートするまでの時間短縮の面でも大切です。
既存ツールとの相性
グループウェアは、すでに会社に導入しているツールと連携できるとより便利に活用できます。ツールを導入する前に、既存のツールとの親和性が高い物を選ぶとスムーズに導入ができます。
既存ツールとの連携が可能かどうかと合わせて、グループウェアに拡張性があるかも確認しておきましょう。企業が拡大していくと、新しいツールやシステムの導入が必要になります。その際にスムーズに導入できるかも大切です。
無料プランでの運用
無料の使用期間や無料プランを用意しているグループウェアもあります。まずは人数や部署を絞って運用してみましょう。現場目線で機能や操作性を確認することができるので、導入後の運用が具体的にイメージできます。
会社に合っていないツールを導入してしまうと、無駄な作業時間や不要なコストが掛かってしまうリスクもあります。リスクを少しでも抑えるため、まずは無料で運用をスタートしてみましょう。
他のツールとの併用
グループウェアを導入する際は、他のツールとの併用も考えておきましょう。既存のツールと組み合わせたときの使いやすさやスペックで判断したり、ワークフローに特化して運用していきたいなら、お手頃なグループウェアとワークフローツールの同時導入を候補に入れたりするなど、柔軟な検討が大切です。
さまざまな視点から総合的に判断することで、企業にとって本当に使いやすいグループウェアを選定できます。
まとめ｜企業に合ったグループウェアを選定して作業効率を改善
ここまでグループウェアや同期型、非同期型について詳しく解説してきました。グループウェアの導入は、作業効率の改善につながります。積極的に導入を検討して作業効率を高めていきましょう。
どのようなツールにもメリットとデメリットがそれぞれあります。複数のツールを併用することによって各ツールのメリットが活かせるでしょう。状況に合わせたツールを使用することが大切です。
グループウェアの選定方法をしっかり確認してから、企業にあったグループウェアを導入しましょう。また、実際にグループウェアを使用してみることで選定基準が明確になります。
グループウェアをはじめて導入する場合は、使い方の説明や勉強会を行ってはやく運用に慣れるようにしましょう。企業に合ったグループウェアを運用していき作業効率改善につなげていきましょう。
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