株式会社共同建築設計事務所様は病院や老人ホームなど医療福祉の建築を中心に意匠設計されている一級建築士事務所です。一般病院からリハビリ施設・老人ホームまで幅広く手掛けておられ、医療福祉の建築設計において様々な賞を受賞しておられます。
また、今年で創立65年目になりますが、創業から現在に至るまで「生活（治療･リハビリ･生きる）のための空間はいかにあるべきなのか」を大切に、深く考え、個々の多様な能力を尊重し、機能的で豊かな生活空間の可能性を追及し続けて成長されています。
当初、本社と支社現場のスケジュール確認が取りづらく、本社内でも予定表の記載がバラバラで社内外の予定管理・情報共有に苦心されていました。そんな同社が「クロジカスケジュール管理」導入に至った経緯や現在のご利用状況、得られているメリットなどについて、総務部の本常様と及川様のお二方にお話を伺いました。
成長し続ける『私たちのデザイン』
── 貴社の事業内容を教えてください。
本常様：弊社は、医療福祉施設を中心に公共施設・住宅等の企画・設計・工事監理を一貫しておこなう一級建築士事務所です。「個室的多床室（ベッド毎に専用の窓がある病室）」や「クラスター型病棟（リハビリを促進する治療の場を選択出来る病棟）」など、患者様や現場で働くスタッフに機能的で豊かな生活空間を過ごしていただく為にオリジナルな建築デザインを考え、設計しております。
── 貴社が「医療福祉施設」にフォーカスするに至った経緯を教えてください。
本常様：そもそも弊社は、東京大学 吉武研究室の病院建築の研究成果を実現するために生まれた設計事務所です。 医療福祉は専門性が高い領域のため、他の出来上がった作品（建築物）を見て、高い評価をいただいた結果が次の仕事に繋がるケースが多いですね。
医療福祉施設はそこで療養する人、働く人にとって安心、かつ快適で豊かな空間であるべきという考えに変わりはありません。その基本を阻害することなく、将来起こりうることについても考えを巡らせ、それをクライアントと共有し運用を含めて構築していかなければならないと強く感じております。
エクセルを使用した社内外とのスケジュール管理は確認しづらく、記載もバラバラ...
── 『クロジカスケジュール管理』導入前に抱えていた課題や悩みをお聞かせください。
本常様：当時、本社では同じ建物の中で部署毎に4か所に分かれて業務を行っている状態でした。各部署の予定表をエクセルで作成し、週間表示をさせた紙を会社の壁に貼って、毎日張り替える作業をしていました。エクセルで管理したものを部署毎に各自で更新して、総務部で電話確認をし、各部署から再度回収して1枚にまとめる作業を繰り返していました。本社のみならず、地方支社の予定の把握も非常に難しかったですね。
及川様：当時は記載の方法がバラバラで、スケジュールが確認しにくかったです。あとは、行事案内や出欠確認に手間がかかっていました。
本常様：2012年頃、当時の社長が予定管理を改善する為にグループウェアの利用を検討していました。実際行動に移して探し始めてから時間がかかりました。使ってみたいとは思うものの社内に浸透するかどうかの懸念や、ピンと来るものが正直ありませんでした。クロジカさんに出会うまでは。
── オープンソース版の時代からご利用いただき、約50名様にてご利用いただいておりますが、最終的に導入する決め手となったポイントはどんな点でしたか。
本常様：1番の決め手になったポイントは「スケジュール共有のしやすさと見やすさ」ですね。スケジュール共有における利便性の良さとコスト面が非常に大きかったです。
シンプルで使いやすいクロジカでスケジュールを管理することにより、今までかけていた手間が不要になり、社内スケジュールの情報共有が導入前とはまるで別物になりました。
社内浸透性の観点でも、出社するなり社員がクロジカのタイムカード機能の操作をすることが日々の日課になっております。
── 具体的には『クロジカ』の機能面でご愛用いただいてる部分はどの機能になりますか？
本常様：「カレンダー機能」ですね。クロジカなしでは今はもう業務が進まないです。自宅や外出先でオンライン会議を繋げる時にURLを予定に貼ることで、対象者にメールを送る手間が必要無いのがとても便利ですね。クロジカ自体もネット環境さえあれば全国からアクセスできるということがメリットとして大きいですね。
及川様：私が感じるのは「簡易在籍確認」ですかね。総務部としては、電話を受けることが多いので、所員の在籍の状況が一目でわかり、電話対応がしやすくなりました。
── 最後に、貴社が今後取り組んでいきたいことをお聞かせください。
本常様：会社としてはその時々に良い作品を設計し、その作品が結果として次の仕事に繋がるということを長年続けていますので、今まで積み上げてきた作品の中で見つけた「大切にすべきもの」を作品ごとに深め、成長させることです。病院の患者様はもちろん、働くスタッフも尊重し、機能的で豊かな生活空間の可能性を追及し続けていきたいと考えております。
及川様：総務部としては、設計部のメンバーが設計に集中できる環境を整備することですね。設計部のメンバーが雑務に時間を取られないようにしたい。その意味でもクロジカを導入したことで、設計部のメンバーが業務以外に時間が取られることが大きく減少しました。結果、業務に集中する為の環境作りができましたね。
チームが一丸となって業務に取り組めているのは、ひとえにクロジカの存在が大きいと感じています。今後もクロジカに支えられながら、チームの一員として会社に貢献していきたいと考えております。
