こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内外のやり取りで、ほとんどの方がビジネスメールを使っているでしょう。ビジネスメールで注意すべきなのが、書き出しのマナーです。ビジネスメールの書き出しは「第一印象」を決める要素であり、マナー違反をすると印象を悪くしてしまいます。
そこで本記事では、ビジネスメールの書き出しで注意すべき5つのマナーを例文も交えてご紹介します。ビジネスメールのマナーに不安を抱えている方は、ぜひご覧ください。
目次
ビジネスメールの書き出しで注意すべき5つのマナー
ビジネスメールの書き出しで注意すべきマナーは、主に5つです。一つずつ、例文も交えて順番にみていきましょう。
宛先をしっかり明記する
最初に、宛先をしっかり明記しましょう。「拝啓」などの前置きは不要です。
ビジネスでは一つのメールアドレスを共用したりメーリングリストを使用したりするケースも多く、必ずしも意図した相手が読んでくれるとは限りません。また複数の宛先へメールを送る場合、宛先が不明確だと誰に向けた内容なのかわからなくなりがちです。社内外を問わず、確実に相手を特定できる宛先を記載することが重要となります。
社外向けの場合は、「会社名・部署名・役職名・氏名」の順に記載するのが基本です。社内向けの場合は、「部署名・役職名・氏名」の順に記載しましょう。同じ部署でお互いに知り合っている関係なら、部署名は省略して構いません。
- 【社外向け】〇〇株式会社 営業部 主任 田中一郎様
- 【社内向け】企画部 部長 鈴木二郎様
いきなり本題から入らない
宛先を記載したあとに、いきなり本題から入るのはNGです。
わかりやすい文章を書くうえで、結論から書くのが良いとされます。しかしビジネスメールでは、いきなり本題から書くと乱暴な印象を与えてしまいます。社内外を問わず、宛先のあとは「挨拶＋名乗り」で書き始めましょう。
社外向けの挨拶としては、「いつもお世話になっております」などがポピュラーです。宛先と同様に、名乗る際にも自分を確実に特定してもらえるよう、会社名や部署名を入れる必要があります。社内向けであれば、「お疲れ様です」が無難でしょう。
- 【社外向け】いつもお世話になっております。△△株式会社 営業部の佐藤三郎です。
- 【社内向け】お疲れ様です。企画部の山田四郎です。
用件を簡潔に記載する
名乗ったあとは、相手への用件を簡潔に記載しましょう。
経緯を長々と書くと、相手がどうしたら良いかわからずストレスを与えることに。反対に用件を簡潔に記載することで、その後の詳細な内容をスムーズに読み進めやすくなります。
ビジネスメールの用件には、「確認」「相談」「連絡（情報共有）」と様々な種類があります。どのような用件のメールか、ひと目でわかるように記載しましょう。
- 【確認の場合】先日の〇〇に関して2点確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 【相談の場合】△△の件でご相談させていただきたく、ご連絡いたしました。
- 【連絡の場合】□□の詳しい情報に関して、本メールにてお伝えさせていただきます。
挨拶は相手との関係性・距離感に合わせる
相手との関係性や距離感に合わせた挨拶を選びましょう。
よくある間違いが、先輩・上司に向けて「ご苦労様です」という挨拶。「ご苦労様です」は目下の人に使う言葉のため、失礼にあたります。「お疲れ様です」としましょう。
また社外向けの挨拶も、「いつもお世話になっております」だけではありません。相手との関係性や距離感によって、バリエーションを持たせましょう。たとえば、まだ付き合いが短い顧客に対しては、「大変」などと付けてより丁寧にするのがおすすめです。
- 【付き合いが短い顧客】いつも大変お世話になっております。
- 【自社商品のユーザー】いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。
「書き言葉」を用いる
ビジネスメールで「話し言葉」はNGです。「書き言葉」を用いるようにしましょう。
よくある間違いが、ビジネスメールで取引先に対して「御社」と使うケース。「御社」は話し言葉であるため、正しくありません。ビジネスメールで相手の会社を指す場合は、「貴社」を使いましょう。
ビジネスメールの書き出しで誤用しやすい話し言葉を下表にまとめたので、ぜひ参考にしてください。
| 話し言葉（NG） | 書き言葉（OK） |
|---|---|
| 御社 | 貴社 |
| すみません | 申し訳ございません |
| さっき | 先ほど |
| ですので | そのため／つきましては |
社内でのやり取りには「ビジネスチャット」がおすすめ
ビジネスメールの書き出しには、様々なマナーがあることをお伝えしました。社外の相手とやり取りする際には、ビジネスメールが避けられません。しかし、マナー違反に注意しながらビジネスメールを作成するのは、時間がかかる上に精神力も使います。
社内でのやり取りを効率化するなら、「ビジネスチャット」を活用しましょう。ビジネスチャットは、離れた相手とチャット形式でやり取りができるITツールです。ここでは、社内のやり取りをビジネスチャットで行う2つのメリットを解説します。
やり取りに時間がかからない
ビジネスチャットで相手とやり取りする場合、本文を入力して送信ボタンを押すだけでメッセージを送信できます。メールのような煩わしさがないため、何往復も続くやり取りでも時間がかかりません。メールのやり取りで発生する無駄をなくすことで、他の業務に使える時間が増えるでしょう。
メールほどはマナーが厳しくない
ビジネスチャットの場合、メールほどはマナーが厳しくありません。もちろん言葉遣いなど最低限のマナーはありますが、挨拶を簡単に済ませても問題になることは少ないでしょう。簡易的な確認などのやり取りであれば、マナー違反を気にし過ぎずに済みます。また相手は事前に決めるため、宛先の記載も不要です。
まとめ｜ビジネスメールの書き出しマナーを押さえましょう！
今回は、ビジネスメールの書き出しで注意すべき5つのマナーを例文も交えてご紹介しました。
ビジネスメールでマナー違反をすると、相手からの印象を悪くしてしまいます。特に社外とのやり取りでは、ビジネスメールのやり取りが避けられません。今回ご紹介したビジネスメールの書き出しマナーを押さえておきましょう。
社内とのやり取りであれば、ビジネスチャットを使うのがおすすめです。繰り返しのやり取りでも時間がかからず、業務効率化につながります。ビジネスメールのやり取りに不便さを感じている方は、ぜひビジネスチャットの導入をご検討ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
私たちは、予定共有ができるスケジュール管理クラウド「クロジカスケジュール管理」を提供しています。 豊富な知見を活かし、お客様のお仕事に合ったご利用方法をご提案します。 チームの情報共有でお悩みの企業の方は、気軽にご相談ください。
