こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「OA化」という言葉を耳にしたことがある方もいると思います。ビジネスでは「IT化」が拡大していますが、OA化とIT化は異なるものです。OA化も業種を問わず社内に推進すべきものですが、その詳細をご存じない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、OA化についての基礎知識や、社内で推進するメリット・ポイントについて解説します。混同されやすいIT化やFA化との違いも解説するので、ぜひご覧ください。
目次
OA化の3つの基礎知識
まずはOA化とは何かを理解するために、3つの基礎知識について順番に解説します。
OA化とは？
OA化という言葉は、「Office Automation（オフィスの自動化）」からきています。つまりOA化とは、デジタル技術を用いてオフィスの定型業務を自動化する取り組みのことです。
OA化という言葉の歴史は長く、1970年代から存在します。当時は、紙ベースのオフィス業務をコンピュータやFAXなどにより自動化・効率化することを主に指していました。しかし、現在ではこうした電子機器が広く普及していることもあり、あえてOA化という言葉を使うことは少なくなっています。
とはいえ最近のビジネスでは、パソコンの定型作業を自動化する「RPA」などが普及しています。オフィス業務を自動化するという意味では、こうしたケースも一種のOA化といえるでしょう。
OA化とIT化の違い
OA化と混同されやすい言葉に、IT化があります。IT化とは、デジタル技術を用いて業務改善する取り組みのことです。業務にデジタル技術を取り入れる点では、OA化とIT化は共通しています。しかし、IT化でいうところの「デジタル技術」や「業務」は、OA化のそれよりも広範囲を指す場合が多いのです。
たとえば、店頭販売をオンライン販売に移行したり、タイムカードを勤怠管理ツールに移行したり、といった取り組みもIT化に含まれます。インターネット経由のデータ通信や、高度なアプリ・システムの利用をともなうケースでは、多くの場合IT化が使われます。
つまり、デジタル技術の進歩にともなってOA化をより発展させた概念が、IT化といえるでしょう。「オフィス業務の無駄をデジタルで減らす」というOA化の根底にある考えは、現代のIT化にも通じているのです。
OA化とFA化の違い
もう一つ、OA化に似た言葉として「FA化」があります。FA化は、「Factory Automation（工場の自動化）」に由来する言葉です。つまりFA化とは、デジタル技術を用いて工場の生産工程や業務を自動化する取り組みを指します。例えば、人が目視で行っていた不良品の点検作業を、ロボットで自動化するのがFA化の一例です。
自動化する取り組みという点では共通していますが、OA化とFA化では自動化の対象が違います。OA化はオフィス業務の自動化であるのに対して、FA化は工場の自動化です。ただし、製造業には工場での生産だけでなくオフィス業務もあるため、OA化も求められます。
社内でOA化を推進するメリットとは
どのような業種でも、オフィス業務は企業にとって欠かせません。業種を問わずOA化のメリットは大きいため、積極的に社内で推進しましょう。OA化を推進するメリットは、主に次の2つです。
生産性の向上
人間が手作業で行う従来のオフィス業務には時間がかかるだけでなく、人的ミスが発生しやすいなどの問題もありました。その点、OA化により自動化すれば飛躍的に作業スピードが向上します。また、人的ミスによる手戻りも防げるため、大幅な生産性の向上につながるのです。
コスト削減
OA化によりオフィス業務を効率的なデジタル技術に置き換えることで、社員の人件費を大幅に削減できます。また、紙ベースの業務をデジタルに移行すれば、インクや用紙といったコストも発生しません。もちろんOA化を導入するための初期コストは必要ですが、長い目で見ればコスト削減の効果は大きいでしょう。
社内でOA化を推進するための3つのポイントとは
OA化のメリットは大きいものの、社内で推進するにあたって問題が発生する場合もあります。ここでは、社内でOA化を推進するためのポイントを3つご紹介します。
段階を踏んで導入する
オフィス業務をデジタル技術に置き換えるということは、元々その業務を行っていた社員の仕事内容も大きく変わります。また、自動化のためにRPAツールなどを導入する場合、ツールを活用するための作業が新たに発生するでしょう。業務へのインパクトが大きく、導入した直後はかえって生産性が低下することもあります。
いきなり全てのオフィス業務を自動化するのはリスクが高く、社員の負担も大きくなってしまいます。よって、OA化に取り組む際には、対象の業務やチームを限定して段階的に導入しましょう。新しい業務フローに慣れてきたら、徐々にOA化の対象範囲を拡大していくのが失敗しないためのポイントです。
事前教育をしっかり行う
業務への影響が大きいOA化の取り組みは、全ての社員が受け入れてくれるとは限りません。従来の業務に慣れている社員からは、当然ながら反対の声も上がるでしょう。そのため、経営者の一存だけでOA化に取り組もうとすると、足並みがそろわず失敗してしまいます。
よって、OA化の取り組みを実施する前に、全社的な教育を行いましょう。OA化の重要性やメリットなどを社員に伝えれば、理解も得やすくなります。また、新しい業務フローやツールの使い方などを教育しておくことで、導入してからの混乱を抑制できます。
使いやすいデジタル技術を選ぶ
デジタル技術は急速に進歩しており、今ではAIやIoTといった高度な技術を使えるツールが多く存在します。しかしこうした高度な技術は、社員が使いこなせないケースも少なくありません。オフィスに浸透しないのでは、導入にかかった高いコストだけが残ってしまいます。
よって、OA化のためにデジタル技術を選定する際には、使いやすいものを選びましょう。そうすることで社内に浸透しやすくなり、導入後の移行もスムーズになります。無料トライアルがあれば、導入前に使用感を確かめるのも良いでしょう。
まとめ｜オフィス業務を効率化するなら「グループウェア」がおすすめ
今回はOA化についての基礎知識や、社内で推進するメリット・ポイントについて解説しました。
OA化を社内に推進することで、オフィス業務の生産性が向上し、コスト削減も期待できます。OA化の取り組みには、デジタル技術の導入が必要不可欠です。しかし高度なデジタル技術を導入しても、社員が使いこなせないのでは、オフィス業務の効率化にはつながりません。
オフィス業務を効率化するなら、「グループウェア」がおすすめです。社内の情報共有やコミュニケーションに役立つ機能を複数搭載したITツールで、業種を問わず導入されています。オンラインでスケジュール共有できる「カレンダー機能」などを用いることで、オフィスと外回りの連携もスムーズになるでしょう。
オフィス業務の無駄をなくしたい方は、ぜひグループウェアの導入をご検討ください。
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