こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
ビジネスでは、情報が煩雑化する問題が発生するケースを見かけます。多くの場合、情報共有の方法が明確になっていないことが原因です。情報共有方法を仕組み化し、ツールを使用することで、情報が整理できます。
本記事では、情報が煩雑化する原因と、改善するポイントについて解説していきます。社員間での情報共有に悩んでいる経営者や管理職の方の参考になれば幸いです。
目次
情報が煩雑化する原因
情報が煩雑化する原因には、共有方法が定まっていないことや、複数のツールが使用されていることが挙げられます。また、情報がフィルタリングされてしまうことも、情報が煩雑化する原因の一つです。
この章では、情報が煩雑化する原因について解説していきます。
口頭で情報共有してしまう
情報共有が煩雑化する原因の中でもよくあるケースは、情報共有方法が定まっていないことです。電話や対面を問わず、口頭での情報共有で終わらせてしまう従業員とメールや情報共有ツールで情報共有をする従業員がいる場合、情報が煩雑化するのは明らかではないでしょうか。
しかし、実際にこのようなケースをよく見かけます。ベテランの管理職が中間管理職に口頭で情報を伝え、その情報が一般職まで共有されないというようなケースもあります。
職級を問わず情報共有方法を統一するだけでも、情報の煩雑化は防げるはずです。そのためにも、従業員全体で情報共有方法を統一する必要性や、情報共有をする目的を認識することが大切です。
複数の情報共有ツールが使われている
複数の情報共有ツールが使用されていることも、情報が煩雑化する原因になります。部門内やチーム内で情報共有方法を統一すること自体は良いことです。しかし、部門やチームによって異なるツールを使用した場合、複数の部門やチームに関わる従業員にとっては混乱の原因になります。
部門間やチーム間で情報収集する場合、新たに情報を入力し直す、データを作り直すといった二度手間が発生するケースも見かけます。基本的には、会社として情報共有ツールを統一することがポイントといえるでしょう。
情報がフィルタリングされている
フィルタリングされていることによって、従業員の要望や顧客からのクレームなどの情報が煩雑化するケースもあります。情報共有方法やツールが定まっておらず、口頭での伝達や会議によって情報がフィルタリングされてしまうケースを見かけます。
情報がフィルタリングされることで「必要な情報が伝わらない」「内容が変わってしまった」といった事態が発生し、トラブルにつながるというわけです。情報共有方法を定めるだけで、このようなトラブルは回避できるはずです。
ビジネスにおける情報共有の目的
ビジネスにおける情報共有の目的は、情報の煩雑化を防ぐことではありません。トラブルへの迅速な対応や社員間の信頼関係の構築、そして生産性向上につなげるためです。
目的を理解することが、情報共有方法改善の第一歩となります。この章では、ビジネスにおける情報共有の目的について解説していきます。
トラブルに迅速に対応するため
情報共有の一番の目的は、トラブルに迅速に対応することです。業務の情報が煩雑化している場合、知識やノウハウが属人化する可能性があります。その場合、知識やノウハウを持っている従業員がいなければトラブル発生時に対応できません。
知識やノウハウを持った従業員が退職したことで、その業務のことを理解している方がいなくなり、トラブル発生時に対応できないといった話は珍しくありません。
情報共有方法を定めることで、知識やノウハウの共有が可能になり、業務の属人化を防ぐことにつながります。その結果、トラブルが発生した場合でも、特定の従業員に頼ることなく迅速に対応できるでしょう。
信頼関係の構築
信頼関係の構築も情報共有の目的の一つです。情報が煩雑化している場合、どこに正しい情報があるのかわかりません。従業員は、自分が知らない情報があった場合や知っている情報が間違っていた場合、不信感を持ちます。疎外感をもってしまう方もいるでしょう。
その結果、会社や組織に対する信頼がなくなり、人間関係にも影響が出てくることも考えられます。企業にとっての財産は従業員です。情報の煩雑化を防ぐだけで、正しい情報が共有できて、従業員が不信感を持つことがなくなります。さらには、従業員間のコミュニケーション促進にもつながるのです。
コミュニケーションが促進されることで、信頼関係構築にもつながるでしょう。
生産性向上
生産性向上も、ビジネスにおける情報共有の目的です。情報が煩雑化している場合、正しい情報を確認するためのコミュニケーションが発生します。このコミュニケーションは情報が正しく共有されていれば必要ないものです。
つまり、情報の煩雑化は、無駄な工数が発生しているということです。正しく情報共有できれば、無駄なコミュニケーションがなくなって工数も削減されます。顧客からの問い合わせやトラブルにも迅速に対応できるため、顧客満足度向上、ひいては売上向上や生産性向上にもつながるでしょう。
情報の煩雑化を改善するポイント
情報の煩雑化を改善するには、仕組み化とリアルタイムでの情報共有がポイントです。仕組み化することで、情報が煩雑になることなく情報を共有できます。リアルタイムでの情報共有にはITツールの利用がおすすめです。この章では、情報の煩雑化を改善するポイントについて解説していきます。
仕組み化
情報共有の煩雑化を改善するために、仕組み化は欠かせません。使用するツールを限定するのはもちろん、報告内容のフォーマット化も必要です。フォーマットがない場合、報告する側によって情報のばらつきが出てくるため情報を網羅できません。
テキストベースでの報告の場合、事実と所感が混合してしまい、正しい情報がわからなくなるケースもあります。5W1Hを網羅できるフォーマットを作成し、情報を見える化することがポイントです。
また、使用方法のルール化も大切です。ツールだけを限定しても、使い方が統一されていなければ情報は煩雑になります。データの格納場所や報告ルート、権限などのルールを定めることで、仕組み化しましょう。
リアルタイムで情報共有
情報は鮮度も大切です。どんなに正しい情報を共有できても、対応が遅れてしまってはその情報を活かせません。リアルタイムで情報を共有することで、トラブル発生時に迅速な対応ができます。
スマホで連絡ツールとして使用しているSNSでも、常にスマホをチェックするわけではなく、通知があってアクションを起こすことがほとんどのはずです。ビジネスにおいても、通知機能を使用することでリアルタイムで情報共有ができます。
使用するツールを選ぶ際は、通知機能が搭載されているかどうかもポイントといえるでしょう。
情報共有ツールとしてグループウェアを使用する
情報共有に使えるツールとしておすすめなのは、グループウェアです。グループウェアには、進捗管理機能やデータ格納機能など情報共有に適した機能が搭載されています。
さらに、情報共有においてはチャット機能が効果的な役割を果たします。チャット機能を使用することで、リアルタイムでのコミュニケーションを取ることが可能です。トラブル発生時にもチャット機能を利用してトラブルがあったことを報告できれば、迅速な対応ができるでしょう。
また、グループチャットは従業員の特性に合わせたコミュニケーションにも役立ちます。従業員の中には、対話でのコミュニケーションを苦手とする人もいるはずです。そのような従業員とのコミュニケーションにもチャット機能は有効です。
さまざまなタイプの従業員とコミュニケーションを取ることで、人間関係も円滑になり、信頼関係構築、ひいては生産性向上へとつながるでしょう。
まとめ｜情報共有を仕組み化し、生産性向上につなげよう
情報が煩雑化するのは、情報の共有方法が定まっていないことや、複数のツールを使用していることが原因です。情報共有の目的は、トラブルへの迅速な対応や社員間の信頼関係の構築、生産性向上につなげるためです。
そのためには、情報共有の仕組み化とリアルタイムでの情報共有がポイントになります。リアルタイムでの情報共有には、グループウェアの導入がおすすめです。グループウェアの進捗管理機能やデータ格納機能、チャット機能は、情報共有の仕組み化に適した機能です。
情報共有を仕組み化し、生産性向上につなげましょう。
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