こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
医療では、診療や治療でIT技術の導入が進んできました。その一方で、病院をはじめとした医療機関では情報共有のデジタル化が進んでいないケースがあります。デジタル化が進まない場合、情報共有に時間がかかり、患者の待ち時間や職員の勤務時間増加にもつながる可能性があります。
患者や職員の負担を減らすためにも、情報共有のデジタル化は大きな課題の一つです。本記事では、病院で情報共有のデジタル化が進まない原因やデジタル化を進めた場合の効果やポイントについて解説していきます。病院での情報共有方法に悩んでいる方の参考になれば幸いです。
目次
病院でデジタル化が進まない原因
病院で情報共有のデジタル化が進まない原因には、デジタルツールへの苦手意識やセキュリティ面のリスクが挙げられます。基本的には、これらの原因について対策を打つことでデジタル化は進みます。
この章では、病院でデジタル化が進まない原因と、その対策について解説していきます。
デジタルツールに苦手意識がある職員がいる
デジタル化が進まない多くの原因は、デジタルツールに苦手意識がある職員ではないでしょうか。どんなに便利なデジタルツールがあっても「やったことがない」「今までのやり方で問題ない」と、そもそもツールを使うことにもたどり着かないケースもあります。
この場合、研修や教育でツールに触れる機会を与えることが有効です。実際にツールを使用することで、苦手意識がなくなるケースもあります。デジタルツールのどこに苦手意識があるのかを聞き出し、その部分に対して教育を実施すると良いでしょう。
セキュリティリスク
セキュリティリスクに対する不安も、デジタル化が進まない原因です。病院では膨大な個人情報を扱います。USBメモリーに患者のデータを入れて外出し、そのUSBメモリーを紛失すれば、患者の個人情報が流出することになります。コンピュータウイルスの感染からデータの紛失や流出があるかもしれません。
しかし、これは紙でも同じことです。紙であろうが電子データであろうが、安全に取り扱うための対策をとっていれば問題ありません。そのためにも、使用方法のツール化やコンピュータウイルス対策をしたうえで、デジタル化を進めることが大切です。
外部の医療機関の情報を取り扱うため
外部の医療機関の情報を取り扱うケースがあることも、デジタル化を進められない原因の一つです。外部の医療機関と文書のやり取りをする場合、持ち込まれるのは紙の文書です。
確かに連携が進んだことで、電子データに対応している医療機関もあります。しかし、地域差や医療機関ごとの差があることも事実です。この場合、すべての作業をデジタル化しようと思わないことが大切です。
確かに外部からもらった紙の文書はデジタル化できません。しかし、デジタル化できる業務を探せばいくらでも見つかるはずです。アナログも残しつつ、デジタル化できる業務を増やしていくこともデジタル化を進めるうえで大切な考え方です。
グループウェアで情報共有のデジタル化を進めた場合の効果
情報共有のデジタル化には、Officeソフトや独自システムを導入している病院もあります。今回おすすめするのは、グループウェアです。グループウェアにはチャット機能やデータ管理機能などの、情報共有に適した機能が搭載されています。
この章では、グループウェアで情報共有のデジタル化を進めた場合の効果について解説していきます。
業務の効率化
グループウェアで情報共有をデジタル化した場合、大きな成果となるのは業務の効率化です。グループウェアにはチャット機能があります。チャット機能を使えば、電話やメール、紙といった方法に比べ、スピーディーなコミュニケーションが可能になります。
既読確認機能があることもメリットです。この機能により「言った、言わない」が原因となるトラブルの防止につながるでしょう。タスク管理機能やグループ機能は、情報の整理に役立ちます。
タスク機能は、業務の抜け漏れ防止への効果が期待できる機能です。グループ機能を使用すれば、テーマごとにデータを整理できるため、過去の情報を確認する時間の削減につながります。
整理された情報やチャット機能でのやり取りは、直接業務に関係ない若手職員が閲覧することも可能です。チャットのやりとりを見るだけでも、ノウハウを学ぶことにつながります。
情報共有のデジタル化は、直接の業務だけではなく、教育面での効率化にも効果があるということです。
情報をリモートで共有できる
グループウェアなら、来院情報をリモートで共有できます。例えば、新型コロナウイルス陽性者が来院した際に、情報をリアルタイムで共有することが可能です。リモートで情報共有できれば、発熱外来と通常外来の受付を分けていても、リアルタイムで来院情報を共有することができます。リアルタイムで来院情報を共有すれば、職員の不用意な接触防止や、検査スタッフの準備への対応も可能です。
また、患者からの質問による回答を共有することもできます。例えば、新型コロナウイルスのワクチンや後遺症に関する患者から多く寄せられた質問をまとめておきます。さまざまな症状や質問に対する回答を共有することで、正しい情報を患者に伝えることが可能です。
デジタルツール導入時のポイント
デジタルツールを導入するだけでは、デジタル化は進みません。デジタル化する業務を限定する、ルールを設けるといった対策を打つことで、デジタル化は進んでいきます。この章では、デジタルツール導入時のポイントについて、解説していきます。
デジタル化する業務を限定する
グループウェアに限らず、デジタルツール導入時のポイントは利用業務を限定することです。特にデジタルツールへの抵抗感がある職員にとって、すべての業務をデジタル化した場合の負担は大きくなります。
「新型コロナウイルスに関する情報だけデジタル化する」「スケジュールだけデジタル化する」といったように、デジタル化する業務を限定することで、少しずつデジタルツールに触れるようにしましょう。デジタルツールへの抵抗感がある職員も、いずれ対応できるようになるはずです。
使用時のルールを設ける
使用時のルールを設けることも、デジタルツール導入時のポイントです。特にグループチャットでは、情報がリアルタイムで確認できる反面、情報量も増えます。チャットでの報告に対し、「確認しました」といった返信をすることで業務の手が止まり、作業時間が増えてしまうケースもあります。
このようなケースに対応するためにも「既読がつけば返信不要」「返信はスタンプ」といったルールを設けることが大切です。あくまでも効率化が目的であることを忘れないようにしましょう。
使いやすいUI
使いやすいUIかどうかもデジタルツールを導入するポイントです。使いにくいツールの場合、作業へのストレスが溜まることから、ツールを使用しなくなるケースも少なくありません。
使ってもらえるツールを導入するだけでも、デジタル化は進むといえます。直感的に操作できてわかりやすいUIのツールを導入すれば、デジタルツールへの抵抗感がある職員も受け入れやすくなるでしょう。
まとめ｜グループウェアで情報共有のデジタル化を進めよう
病院で情報共有のデジタル化が進まない原因には、デジタルツールへの苦手意識がある職員がいることやセキュリティリスク、外部からの情報があることが挙げられます。このような原因に対し、デジタル化する業務を限定する、ルールを設けるといった対策を打つことでデジタル化は浸透します。
情報共有のデジタルツールとしては、グループウェアがおすすめです。グループウェアにはチャット機能やデータ管理機能などの、情報共有に適した機能が搭載されています。グループウェアで情報共有のデジタル化を進め、業務効率化につなげましょう。
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