こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
情報共有が上手くいかないと悩んでいませんか？情報共有不足が原因で仕事の生産性が下がってしまうことはたびたびおこります。この記事では情報共有ができない職場の特徴と原因、そして対策についてご紹介します。社内で情報共有が上手くいかないとあきらめる前に、原因と対策を知って生産性をあげていきましょう。
情報共有ができない職場の特徴
仕事をする上でチームの情報共有はとても重要です。なぜなら情報共有が迅速かつ正確に行われることで、仕事の生産性や効率化を図ることができるからです。しかし、情報共有が上手くいかない場合、古い情報や誤情報で作業を進めてしまえばトラブルに発展しかねません。
ではなぜ情報共有が上手くいかない場合があるのでしょうか？ここでは当てはまったら注意が必要な『情報共有ができない職場の特徴』を3つあげてみました。
個人プレーが多い
情報の伝達は基本、上から下に流れます。しかし流れた情報は必ず確認が必要なので下から上に戻り、さらには横に流れていきます。結果一方通行にはなりません。しかし情報共有が上手くいかない職場の場合、情報伝達が一方通行になる場合が多く、この原因は両者のパワーバランスが原因で起こります。
例えば上司がいつも忙しく確認に時間がとれない、パワハラぎみで部下が質問やミスの報告がしづらい人格である、また上司が部下を放置して情報を把握しているか確認を怠る、同僚が嫌いだ、など様々です。これらはお互いの信頼関係が不足していることから起こり、結果、個人プレーが多くなる原因となります。
部署が孤立している
古い縦割りの組織の場合、他の部署と競い合うあまり別部署は敵だという意識の中で仕事をしている場合があります。結果、同じ会社であっても情報共有がされない、もしくは遅れて別の関係ないところから情報が入るという場合があります。
この場合、組織力が発揮できずビジネスチャンスの損失を招くことがあります。
ただし、このような組織の風土は一朝一夕にできたものではなく、個人で変えるのは容易ではありません。この場合、組織変革に影響力を持つ経営者や経営陣が早く対処するほかないでしょう。
社内情報が多すぎる
情報共有はしているもののなぜか正確な情報が伝達されないという場合、情報発信や共有の仕方に問題がある場合があります。例えば、誰かから情報が一斉送信された場合、その情報が必要かどうか受け取った社員側でチェックをしなければならず、重要なメッセージを見落としてしまうことが考えられます。
つまり社内情報が多すぎて重要な情報が埋もれてしまうのです。この場合、発信者側で情報を精査して誰に何を届けるのか仕組み化しなければなりません。
情報共有ができないと何が起こる？
情報共有の基本は『報・連・相』です。しかし出来て当たり前と言われるこの『報・連・相』は仕事を行う上で非常に難しい作業です。では『報・連・相』が難しいことで情報共有ができない場合、どのような問題がおこるのでしょうか？具体的に考えていきましょう。
人間関係の風通しが悪くなる
そもそも情報共有にはお互いの信頼関係が良好で、上司や部下、同僚など立場に関係なく互いの意見を伝えあうことができる環境が必要です。しかし、情報共有が不足すると良好な人間関係が保ちづらくなり、風通しが悪くなります。風通しの悪い職場は離職率が高くなりがちですので、早急に風通しの良い職場に改善する必要があります。
必要な情報が不足して業務に支障がでる
情報共有のポイントは迅速かつ正確な情報を必要な量だけ取得することにあります。もし情報に過不足がある場合業務に支障がでてしまうのです。良くある事例としては、『あの人とこの人で言っていることが違う』『あの人に何回も指示をあおがなければ仕事が進まない』などの状態の時、情報の過不足があると言えるでしょう。
生産性があがらない
仕事は組織やチームで進めます。情報共有が出来ていない場合、情報や知識が属人化します。属人化とは『その人でなければ知らない情報がある』という事です。つまりその人がいなければ業務が回らず、また、他の社員へ必要な知識や技能、有益な情報が伝わらないことで、個人の仕事量が増え、業務に支障をきたしてしまうことが考えられます。そのため情報共有が出来ない場合、生産性があがらない事態を招きます。
組織が弱体化する
強い組織と弱い組織の違いは生産性があるかないかです。知恵を生み出し、社会に貢献する価値を生み出すには一人で出来ないことを組織で行う、これが企業と言えるでしょう。この価値を生み出す強い組織は、組織内のメンバーが必要な情報をしっかり共有し、何かトラブルがおきても組織全体でフォローをすることができます。逆に弱い組織は情報共有が滞り、組織内で争いやトラブルがおこるため価値提供ができず組織が弱体化します。
情報共有ができない原因と対策
ここまで情報共有ができない職場の特徴や、情報共有ができない場合におこることを確認してきました。では、何か解決策は無いのでしょうか？ここでは原因別の対処方法について解説していきます。
ルールがない
情報共有には具体的なルールが必要です。明確なルールがきちんと運用されていれば実は情報共有は難しいことではありません。しかし明確なルールというのは簡単でなければなりません。ルールを難しくし過ぎてしまい逆につまずく企業が多くあります。なぜなら情報が滞ってしまうからです。明確で簡単なルールを作るようにしましょう。
環境が整っていない
情報共有がしにくい環境であると情報が滞ります。まずは人間関係を見直しましょう。縦割り、横割り関係なく情報交換がしあえる環境はとても大事なので、例えば社内で部署関係なくコミュニケーションが図れる機会やイベント、場所などを作ってまずは人間関係から整えると環境も整いやすいでしょう。
そして次に情報共有ツールを導入し、作業を効率化しましょう。情報共有ツールを導入すると誰もが均一な情報を共有することができます。このように内的部分・外的部分、双方向から環境を整えていくと良いでしょう。
情報発信する人がいない
情報を発信する担当者が決まっていないことはメリットでもありデメリットでもあります。なぜなら基本的に情報の属人化は業務が発展しないからです。しかし、情報の発信には混乱を招かないために一元管理が必要です。
そのためまずは情報共有のタスクを洗い出し、個人だけで対応するのではなく、情報を管理する部署や組織、複数のメンバーで担当をローテーションするなど、責任を分散させましょう。これで情報が属人化することを防ぎつつ、あえて情報発信の担当を決めてしまえば、情報が混乱することなく受け取り手にスムーズに届けられるようになります。
タスク優先度の整理がされていない
正確で迅速な情報共有が生産性を高めます。しかし、次から次へとタスクに追われて情報共有をないがしろにしてしまうと、せっかくの情報も活かすことができずに終わってしまうことでしょう。まずはどのタスクを優先的に行うのか組織で明確にしておく必要があります。この情報がきたら、この順番で発信するなど、テンプレート化しておくと良いでしょう。
情報共有のメリットやデメリットがわかっていない
そもそも情報共有のメリットやデメリットがわかっていない場合、情報共有は大切だという意識は欠如するのではないでしょうか。しかし情報共有は個人だけの問題ではありません。社員一人一人が自覚なくしてこの考えは成り立たず、わかっていて当然、知っていて当然と考えずに、情報共有の重要性や効果について社員教育を行う機会を設けると良いでしょう。
もし情報共有ツールを導入している場合は、定期的に新しい機能や効果的な使い方もあわせて教育を行うようにすると、さらに生産性が高まり有益な時間となるでしょう。
効果的な情報共有にはグループウェアの導入がおすすめ
組織で仕事を行うには情報共有がかかせません。しかし情報共有が上手くできていないことに悩まされている企業は多くあることでしょう。この場合、必ず原因と対策があります。自分の組織で何が問題なのか把握することができれば、あとは対策をするだけです。
なお情報共有の一元管理についてはグループウェアが役に立ちます。なぜなら情報の管理や扱い方が簡単でカスタマイズも可能だからです。なおグループウェアの導入を検討するなら、社員に情報共有の意義を教育することで、ツールも情報共有も勉強ができて仕事の生産性があがることでしょう。情報共有ができないと悩むならまずはツール面から改善してみてはいかがでしょうか？
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