こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
「他部署との情報共有が難しい」という悩みを抱えるビジネスパーソンは、多いのではないでしょうか。他部署との情報共有がうまく行えないと、さまざまな問題が発生します。こうした問題の発生を防止するためには、他部署との情報共有が難しい理由や問題点、その解決策を把握することが大切です。
そこで本記事では、これらの情報について一通りお伝えします。他部署との情報共有にお悩みの方は、ぜひご一読ください。
目次
他部署との情報共有が難しい3つの理由
そもそも、なぜ他部署との情報共有は難しいのでしょうか。まずは、考えられる3つの理由について解説します。
口頭での情報共有がしづらいため
当然ながら離れた場所にいる他部署の社員とは、口頭で情報共有がしづらいでしょう。拠点やフロアーが同じだとしても、口頭でやり取りするためには移動の必要が生じます。必要なことを伝えるために多くの時間がかかりやすいため、情報共有がおろそかになりがちです。
また、拠点自体が別の場所にある部署の場合は、電話やメールを用いるしかありません。しかし、電話だと会話のキャッチボールに時間がかかりやすく、メールだと相手がメールを読んで返信するのを待つ時間が必ず発生します。こうした非効率的なやり取りを敬遠する方も多いでしょう。
縦割り組織が多いため
日本企業には、それぞれの部署の独立性が高い縦割り組織が多くあります。縦割り組織だと、そもそも他部署との情報共有に必要性を感じていないケースも珍しくありません。基本的に自部署だけで業務を完結しようとすることが多く、必要な情報共有が行われないことも多々あるのです。
アナログ体質な職場が多いため
業種にもよりますが、まだまだアナログ体質の職場も多くあります。特に多いのは、ホワイトボードで自部署のスケジュールを管理しているケースです。ホワイトボードに書かれた内容は直接見るしかないため、他部署の社員が把握することは手間がかかってしまいます。
他部署とうまく情報共有できないことで生じる3つの問題
他部署との情報共有がうまくいかないと、どのような問題が生じるのでしょうか。ここでは、3つの問題について解説します。
業務効率が低下する
たとえば企画部と設計部のような部署間では、連携しながら業務を進めていくことになるでしょう。しかし、オンラインで情報共有する仕組みが確立していないと、口頭やメールでの情報共有が増えがちです。口頭のやり取りだと前述のとおり移動の手間が発生しますし、データとして残らないため確実性に欠けます。
メールのやり取りだと、他の業務連絡などで埋もれてしまう恐れがあります。また、多くのメールが飛び交って情報が整理できず、認識違いが生じることもあるでしょう。情報共有に手間やミスが発生すると、業務効率を大きく低下させることになります。
組織体制の変化に対応できない
十分な情報共有が行われない縦割り組織では、他部署の社員と交流することは少ないでしょう。自部署の社員としか信頼関係を築けていないと、異動などの組織体制の変化に対応できないのです。他部署のルールや雰囲気がわからないため、別の部署へ異動した社員は一から覚えていく必要があります。
特に、独自のシステムを使っている部署では、システムの使い方などの教育に多くの時間を費やすことになるでしょう。最悪の場合、新しい部署になじめず離職するようなケースも考えられます。
有用なノウハウを活用できない
ある部署内では常識でも、他部署には知られていないノウハウもあるでしょう。こうした有用なノウハウは、部署をまたいで共有することで全社的な生産性向上につながります。しかし情報共有が不十分な職場だと、ノウハウの共有も行われません。
結果として、同じ作業でも部署によって大きく生産性が変わる、という状況が発生します。有用なノウハウを活用できないことは、企業全体で見ると大きな損失となるのです。
他部署との情報共有を簡単にするおすすめITツール3選
このように、他部署との情報共有がうまくいかないと、さまざまな問題が発生します。こうした問題の発生を防ぐためには、「ITツール」を活用するのがおすすめです。業務効率化を目的としたパソコンなどで使えるツールで、導入している企業も増えています。
ここでは、他部署との情報共有を簡単にするおすすめITツールを3つご紹介します。
全社的にスケジュール共有できる「スケジュール管理ツール」
スケジュール管理ツールはその名の通り、スケジュールの管理・共有に役立つITツールです。全ての社員のスケジュールをWebブラウザから容易に把握できるため、他部署の動きもわかります。選択した社員のスケジュールは、カレンダー形式で色分けして表示されるので、誰が何をしているのかが一目瞭然です。
また、スケジュール管理ツールの多くはスマートフォンにも対応しています。そのため、外出時やリモートワークでもスケジュールの更新や確認が可能です。場所を問わずリアルタイムにスケジュール共有できることで、急な状況変化にも対応できる強い組織づくりにつながります。
ノウハウを共有できる「社内Wiki」
社内Wikiは、有用なノウハウをWeb上で登録・共有できるITツールです。全ての社員が部署をまたいでノウハウを閲覧できるため、全社的な生産性向上につながります。表や画像の挿入により、わかりやすくノウハウを整理できます。
全社的に情報発信できる「社内SNS」
社内SNSは、自社専用のSNSとして使えるITツールです。投稿内容は全ての社員がチェックでき、部署内の活動などをお互いに情報共有できます。落とし物の情報展開など、幅広い用途に利用可能です。
いいねやコメント返信機能などを活用すれば、社内のコミュニケーションが活発になるでしょう。
まとめ｜ITツールで、他部署との情報共有を簡単に！
今回は他部署との情報共有が難しい理由や問題点、その解決策についてお伝えしました。
企業は、さまざまな部署がそれぞれ機能することで成り立っています。企業を発展させるうえでも、自部署だけの情報共有では不十分です。ITツールを導入することで、他部署との情報共有における難しさを解消することが求められます。
ITツールを導入するなら、幅広い機能を兼ね備えた「グループウェア」がおすすめです。今回紹介したスケジュール管理ツールや社内Wiki、社内SNSなどのさまざまな機能がまとめて搭載されています。部署間の情報共有を活性化して企業を発展させたい方は、ぜひグループウェアなどのITツールをご導入ください。
スケジュール管理のことなら、私たちにご相談ください。
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