こんにちは。「クロジカスケジュール管理」コンサルティングチームの林です。
社内会議や取引先との商談など、ビジネスで日程調整が必要なシーンは社内外問わずとても多いですよね。ビジネスでの日程調整には、メールが良く使われます。しかし日程調整にも様々なケースがあり、それぞれの状況に応じて適切なメールの書き方を把握している方は、少ないのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ビジネスで日程調整するメールの基本的な書き方について解説します。さらに、日程調整をより効率的にするための方法もご紹介します。
日程調整するメールの書き方が分からない方はもちろん、メールでの日程調整に効率の悪さを感じている方もぜひ、ご一読ください。
目次
ビジネスで日程調整するメールの基本的な書き方
ビジネスで日程調整するメールの書き方を、「件名」「冒頭の挨拶文」「用件」「末尾の挨拶文」という4つの要素に分けて解説します。
件名
件名には、メールの要点を簡潔に記載することが大切です。あまり重要ではない情報を多く入れてしまうと、要点がぼやけてしまい上手く伝わらない恐れもあります。具体的にいえば、「自社名」と「メールの目的」が分かる形となっていれば問題ありません。
■例
【XX株式会社】弊社〇〇サービスご提案の日程について
冒頭の挨拶文
冒頭の挨拶文についても最小限の情報にとどめて、用件に早くたどり着けるようにしましょう。基本的には、「簡単な挨拶」と「メールの目的」を入れればOKです。なお、件名で日程調整の旨がわかるようになっていれば、用件は「表題の件」などと表現しても問題ありません。
■例
株式会社□□
営業部 田中様
お世話になります。XX株式会社の鈴木です。
表題の件につきまして、連絡差し上げました。
用件【ケース別】
代表的なケースは3つあり、それぞれ用件の書き方が変わってきます。
自分から候補日程を提案する
自分のスケジュール上の理由で、日時を指定したいケースです。この場合は、自分の都合がつく日程を一通り記載し、先方に希望の日程を選択してもらうのが良いでしょう。ただし、こちらから要求する形となるので、失礼のない表現を心がける必要があります。
このケースでは、用件で以下の情報がすべて読み取れるようにしましょう。
- 場所
- 所要時間
- 候補日程
候補日程は基本的に3日後以降の日時とすべきです。もし急な日程での調整がどうしても必要な用件の場合は、「急な日程で誠に恐れ入りますが」などと添えるのが良いでしょう。また、先方が回答しやすいよう候補日程には番号を振ることをおすすめします。
■例
もし差し支えないようでしたら、貴社にお伺いして１時間ほど頂戴できればと存じます。
下記日程のご都合はいかがでしょうか。
①6月15日(火) 14:00 〜 15:00
②6月16日(水) 11:00 〜 12:00
③6月18日(金) 13:00 〜 14:00
田中様のご都合の良い日程をお知らせいただけましたら幸いです。
先方の希望日時を確認する
自分から日時を指定する必要が特になければ、先方の都合に合わせて希望日時を確認するのが良いでしょう。ケース1と同様、場所や所要時間が読み取れるようにする必要があります。なお、こちらからお願いする用事の場合は、自分から先方の会社に出向くのが普通です。
■例
もし差し支えないようでしたら、貴社にお伺いして1時間ほど頂戴できればと存じます。
つきましては、田中様のご都合の良い日程をいくつかご教示いただけましたら幸いです。
日程の変更を依頼する
自分や同席者の都合で、先方との予定を日程変更する必要が生じたケースです。先方に迷惑をかけることになるので、当然ながら丁寧なお詫びが欠かせません。このケースでは、以下4つの情報が読み取れるようにすることをおすすめします。
- 日程の変更が必要である旨（元々の予定日時を明記）
- 変更を希望する候補日程（3つ程度）
- 日程の変更が必要となった経緯（簡潔に）
- 迷惑をかけてしまうことへのお詫び
まずは、日程の変更をお願いしたい旨を簡潔に伝える必要があります。日程変更の経緯は、あまり細かすぎると先方に心配をかけることもあるので、簡単に状況が分かれば問題ありません。また、日程変更の候補日程を3つ程度は提示した方がスムーズに日程調整しやすいでしょう。
■例
6月15日(火) 14:00より予定しておりました打ち合わせですが、
誠に勝手ながら下記いずれかの日程に変更とさせていただけませんでしょうか。
①6月16日(水) 11:00 〜 12:00
②6月18日(金) 13:00 〜 14:00
③6月18日(金) 16:00 〜 17:00
実は、急遽外せない会議が入ってしまい、伺うことができなくなりました。
貴重なお時間をいただいているにもかかわらず、
このようなご迷惑をおかけすることとなってしまい、誠に申し訳ございません。
末尾の挨拶文
冒頭の挨拶文と同様、あまり多くの情報を記載しすぎるのはNGです。簡単な挨拶の言葉だけでも問題ありませんが、先方の日程調整が難しい場合も考慮した一文があるとより良いでしょう。
■例
もし日程の都合が合わないようでしたら、お申し付けくださいませ。
大変お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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日程調整にはメールを使うのが一般的ですが、何往復もやり取りすることになりやすく、スムーズな日程調整は難しいでしょう。日程調整を効率化するなら、グループウェアの「日程調整機能」を利用するのがおすすめです。グループウェアは社内の情報共有やコミュニケーションを効率化するオンラインツールで、多くの企業で導入されています。
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